Inducción: administrador

Qué rol usar

El rol Administrador viene con el sistema: tiene todos los permisos, siempre, y no se edita ni se le cambian los permisos. Désele solo a quien responde por la empresa entera.

Dos permisos valen tanto como el rol Administrador. Con Gestionar usuarios una persona puede asignarle el rol Administrador a cualquier usuario, también al suyo. Con Gestionar roles y permisos puede marcarle a su propio rol cualquier permiso, y el cambio le vale en la siguiente acción. Quien tiene cualquiera de los dos puede, en la práctica, darse todo. Por eso:

• déselos solo a quien también podría tener el rol Administrador;
• no los ponga en un rol pensado para administrar «con menos poderes»: ese rol deja de tener límite;
• revise cada semana en la Auditoría, grupo Usuarios y seguridad, quién cambió roles, permisos o usuarios (Rutina de vigilancia).

Para quien administra la operación pero no el acceso —un jefe administrativo, un administrador de tienda—, cree un rol propio en Configuración → Roles y permisos, sin Gestionar usuarios ni Gestionar roles y permisos, y márquele lo que le toque de esta lista. Los usuarios y los roles los sigue manejando un administrador.

• Gestionar configuración de empresa — toda la configuración de la empresa, incluidas Exigir aprobación de compras y la base de costo del inventario.
• Gestionar maestros del catálogo (sin precios ni descuentos) — o, en su lugar, los permisos Gestionar… uno por uno (productos, terceros, categorías, subcategorías, unidades, impuestos, vendedores, métodos de pago, impresoras). Un producto que se está contando queda retenido: mientras esté en un conteo de inventario por revisar o devuelto, nadie —tampoco usted— le quita Maneja inventario ni le asigna un Producto padre. El sistema no guarda nada y dice en qué conteo está («… está en el conteo #12, que está por revisar…»); lo libera quien aplica o anula ese conteo, con Aplicar conteos de inventario. Lo mismo con un producto que está en una baja o un ingreso de inventario pendiente («… está en la baja BI-3, que está por aprobar…»): lo libera quien la aprueba o la rechaza. El nombre, el precio, desactivarlo y quitarle el padre siguen libres (Un producto que se está contando).
• Importar productos desde Excel — el botón Importar de Catálogo → Productos: crea o actualiza cientos de productos de una vez desde una hoja de Excel. Va aparte: Gestionar maestros del catálogo (sin precios ni descuentos) no lo incluye, y pide además Gestionar productos (o ese mismo permiso). Cambiar precios con él pide Cambiar precios de productos (Importar productos desde Excel).
• Importar terceros desde Excel — el botón Importar de Catálogo → Terceros: crea cientos de clientes y proveedores, con sus datos fiscales y sus sucursales, desde una hoja de Excel. Va aparte como el de productos, y pide además Gestionar terceros (o Gestionar maestros del catálogo (sin precios ni descuentos)). Solo crea: no cambia los terceros que ya existen (Importar terceros desde Excel).
• Gestionar configuración de documentos — tipos de documento y resoluciones: la numeración y lo que se envía a la DIAN. Es de los más sensibles después de Gestionar usuarios y Gestionar roles y permisos.
• Gestionar listas de precios — las listas de precios.
• Cambiar precios de productos — la pantalla Operaciones → Cambio de precios.
• Gestionar descuentos automáticos — promociones y descuentos automáticos.
• Gestionar tipos de orden y Gestionar tipos de gasto.
• Gestionar facturación electrónica (DIAN) y Reintentar envío electrónico.
• Cambiar cliente de factura — corregir el cliente de una factura emitida (sin DIAN, abonos ni notas).
• Reasignar formas de pago — corregir las formas de pago (y la referencia) de una venta POS, de un recibo de caja o de un comprobante de egreso, con su caja aún abierta. Déselo también al supervisor de punto de venta: es lo que corrige un cobro marcado en efectivo que era con tarjeta sin anular el recibo (Reasignar formas de pago · en el egreso).
• Autorizar crédito bloqueado — autorizar, con un motivo, la venta a crédito que la política frena. Autoriza una persona con este permiso, desde su usuario o digitando su propio usuario y contraseña en la pantalla del cajero. Déselo también al supervisor o al jefe de cartera que deba autorizar, no al cajero (Crédito y autorización).
• Ver devoluciones de dinero, Aprobar devoluciones de dinero y Anular devoluciones de dinero — si el administrador es quien reconoce el dinero que se les devuelve a los clientes. Registrar devoluciones de dinero se decide cargo por cargo: nadie lo recibe solo (Devoluciones de dinero).
• Ver reintegros de proveedores, Registrar reintegros de proveedores y Anular reintegros de proveedores — si el administrador revisa o recibe el dinero que los proveedores le devuelven a la empresa. Registrar exige su caja abierta, porque el dinero entra a ella (Reintegros de proveedores).
• Ver auditoría del sistema — la pantalla Configuración → Auditoría, la tarjeta Historial de las fichas y la pestaña Historial del producto y del tercero (quién le cambió el cupo, el bloqueo o el correo de una sucursal).
• Ver balances y Gestionar balances — Gerencia → Balance y el cierre del período. Si el dueño se encarga del balance, déjelos solo en su rol (Gerente o dueño).
• Configurar la nube de pedidos — solo si la empresa tiene activo el módulo Nube de pedidos. Con él se configura la conexión con la Nube de pedidos (la dirección y la clave de conexión), así que no lo reparta: déjelo en el rol del administrador. Su pantalla es Configurar la nube, y hay un paso que no se puede saltar: Probar conexión, que es lo que dice qué le falta a la clave de conexión antes de que falle un envío de madrugada.
• Configurar la nube de pedidos es también quien pone el candado del catálogo («Bloquear cambios locales del catálogo»): con él, nadie —tampoco usted— crea productos, les cambia el código, el nombre, la unidad, el IVA, la clasificación o el producto padre, los activa o desactiva, ni crea, renombra, activa o desactiva categorías y subcategorías, porque el catálogo lo manda la planta. El precio sigue abierto. Solo cierra mientras la sincronización del catálogo esté encendida y la empresa conectada a la nube. Para una excepción se desmarca, se crea y se vuelve a marcar (Configurar la nube). La sincronización respeta lo que se cuenta en este local: a un producto que está en un conteo de inventario sin aplicar no le asigna el padre que le puso la nube, y lo cuenta entre los sin emparejar del resumen con el motivo «Está en el conteo de inventario #12, que está por revisar, así que no se le asignó el producto padre…». Cuando ese conteo se aplique o se anule, la sincronización siguiente le asigna el padre sola (Qué hacer con lo que no se emparejó).
• Sincronizar el catálogo de la nube — el botón ↻ Catálogo de la barra de arriba. Este sí se reparte, y es su contrapartida del anterior: con él, el cajero baja el producto que la planta acaba de crear sin que usted tenga que darle la clave de conexión. No abre la configuración ni permite la recarga completa, que es solo suya: el botón Recarga completa de Configurar la nube (Sincronizar el catálogo).
• Ver documentos de la nube — las pantallas Pendientes en la nube y Subidas a la nube, y el botón de pendientes dentro de la compra. Este sí se reparte: es el permiso de quien recoge todos los días lo que publicó la planta, y Subidas es donde se mira por qué algo no llegó.
• Ver pedidos de la nube — la pantalla Pedidos de los puntos de venta. Solo sirve en una planta: déselo a quien programa los despachos.
• Ver cuentas contables y Exportar interfaz contable — solo si la empresa tiene activo el módulo Contabilidad. El primero abre Cuentas contables, que es de consulta; el segundo, Interfaz contable, cuyo resumen enseña los montos vendidos del período y cuyo archivo se lo lleva quien lo descargue. Repártalos por separado: el contador externo suele necesitar los dos, y quien solo revisa que no falten cuentas, únicamente el primero.
• Ver cuadres de caja — las cajas de todos los usuarios en Caja → Cuadres, abiertas y cerradas y con el filtro Cajero, que es lo que revisa cada día: de las cerradas abre el Z; de las abiertas, el preliminar en vivo. Sin él solo ve las suyas. Es el mismo permiso que necesitan el contador o el auditor para revisar las cajas.
• Cerrar cajas de otros usuarios — cerrar, con el conteo del cajón y un motivo, la caja que un cajero dejó abierta (se fue sin cerrar, o lo desactivaron). Va junto con Ver cuadres de caja, que es el que lista las cajas ajenas. Déselo también al supervisor que cierra el día; no al contador ni al auditor, que solo revisan (Cerrar la caja de otro usuario).
• Ajustar cajas cerradas — anular un recibo, un egreso, un gasto o un movimiento de efectivo, o corregir un gasto, cuando su caja ya cerró y eso cambia su efectivo esperado. El diálogo muestra la diferencia de esa caja antes y después y pide confirmarla. Solo no anula nada: se suma al permiso de anular de cada documento (Anular recibos, Anular egresos, Anular gastos, Anular movimientos de efectivo; para corregir un gasto, Anular gastos y Crear gastos), que no está en esta lista: márquele también el que corresponda, porque sin él Anular (o Corregir) ni aparece. De fábrica solo lo tiene el rol Administrador. Déselo solo a quien deba responder por esos ajustes —el supervisor que revisa las cajas, por ejemplo—, no al cajero: con él, el mismo cajero podría borrar con una anulación el faltante de su caja ya contada. Sin Ajustar cajas cerradas, quien sí tiene el permiso de anular ve Anular en gris y le pide el ajuste a usted (Quién puede ajustar una caja cerrada).
• Registrar bajas e ingresos de inventario y Aprobar bajas e ingresos de inventario — sacar de la bodega lo dañado, vencido, consumido o regalado, y meter lo que entra sin compra (Bajas e ingresos de inventario). Son dos llaves: el primero deja el documento pendiente, sin mover la existencia; el segundo lo aprueba, lo rechaza o lo anula. Repártalos por separado —registrar, al bodeguero; aprobar, al supervisor o al jefe de bodega—, porque una baja sin un segundo par de ojos es la forma más fácil de esconder un faltante. Los dos necesitan además Ver inventario para ver costos y escribir el de un producto que no lo tiene. El rol Supervisor con que viene una empresa nueva trae los dos; si el de su empresa no los tiene, márqueselos a quien corresponda.
• Los permisos Ver reportes de… de la categoría Reportes que le correspondan.
• Los ocho permisos de consulta —Ver facturas, Ver recibos de caja, Ver compras, Ver comprobantes de egreso, Ver inventario, Ver órdenes, Ver movimientos de efectivo y Ver gastos—, que son los que abren los listados y las fichas de cada área. Ninguna pantalla de documentos se abre sin su permiso Ver…: si un usuario dice que «no ve Facturas» o «no ve Stock», lo que falta es uno de estos.

Al armar un rol, reparta la consulta con la misma cabeza que la creación. Un cajero no necesita Ver compras ni Ver inventario, y quien crea documentos abre siempre los suyos sin permiso de consulta: el permiso decide si ve los de los demás.

Dar los permisos de cada cargo

Cada guía de esta sección trae, en Permisos que debe tener su usuario, la lista de casillas de ese cargo. Con Gestionar roles y permisos y Gestionar usuarios:

1. En Configuración → Roles y permisos, pulse Nuevo rol, escriba el Nombre del cargo («Cajero») y guarde. El rol nace sin permisos (Crear un rol).
2. En la fila del rol, ⋮ → Permisos. Busque cada permiso de la guía con Buscar permiso, márquelo y pulse Guardar: sale «Permisos actualizados.» (Asignar permisos).
3. En Configuración → Usuarios, cree el usuario con Nuevo usuario (o ⋮ → Editar si ya existe), elija ese rol y, si imprime tiquetes, su impresora (Crear o editar).
4. Si la persona ya estaba trabajando, pídale que recargue con F5: el menú se actualiza al recargar.
5. Entréguele el enlace de su guía y acompáñela una vez en su rutina (Cómo dar de alta a una persona).

Un mismo rol sirve para todas las personas del mismo cargo: cree un rol por cargo, no uno por persona.

Los indicadores de los módulos se asignan uno por uno, según el cargo:

• Restaurante: Ver indicador: Visitas, Ver indicador: Tiempo p90 de cocina y Ver indicador: Margen real de recetas (Tablero de Restaurante).
• Nube de pedidos o Contabilidad: Ver indicador: Subidas rechazadas y Ver indicador: Bloqueos de interfaz contable, solo a quienes atienden esas alertas en Integraciones. Abrir Subidas o descargar la interfaz exige sus permisos propios.

Así se ve su menú

El administrador ve todos los grupos del menú. Cada grupo se abre con un clic en su nombre y muestra sus opciones; al entrar a una pantalla, su grupo queda abierto y la opción resaltada. Las demás guías muestran el menú de cada cargo con los permisos que le da: sirven para comprobar que el rol quedó bien armado.

Lea en este orden (≈ 90 min)

Puesta en marcha (en el orden del procedimiento de abajo)

1. Configuración de empresa
2. Impuestos, Unidades y Métodos de pago
3. Categorías, Subcategorías y Productos; si el catálogo llega en Excel, Importar productos desde Excel
4. Listas de precios, Cambio de precios y Promociones y descuentos
5. Terceros —si los clientes y proveedores llegan en Excel, Importar terceros desde Excel—, Vendedores e Impresoras
6. Facturación electrónica
7. Resoluciones, Tipos de documento y Tipos de recibo
8. Tipos de orden y Tipos de gasto
9. El inventario inicial: el cierre de apertura

Seguridad

10. Referencia de permisos — la lectura más importante
11. Roles y permisos y Usuarios
12. Auditoría — cómo saber quién cambió qué

Operación y cierre

13. Ejemplo: compra a crédito, pago, venta a crédito y cobro — hágalo completo
14. Cuadres y comprobante Z
15. Catálogo de reportes · Devoluciones de dinero — para decidir quién devuelve dinero y quién lo aprueba
16. Electrónica pendiente
17. Módulos verticales, si aplica
18. Cómo funciona el módulo Contabilidad, si la empresa lo tiene activo: es quien entrega el mes al contador

Puesta en marcha de una empresa nueva

Siga los pasos en orden, entrando con un usuario de rol Administrador. Cada paso dice qué hacer, dónde está el detalle y qué comprobar antes de pasar al siguiente. Antes de empezar, tenga a mano:

• el RUT de la empresa;
• la resolución de facturación que le autorizó la DIAN (número, prefijo, rango y fechas);
• si va a facturar electrónicamente: la clave de conexión que le entrega la empresa de facturación electrónica con la que tiene la cuenta, el Software ID y el PIN del software de su habilitación ante la DIAN (si su empresa usa los suyos), y los identificadores de facturación electrónica de cada resolución y de cada tipo de documento, que le da soporte.

Si la empresa no factura electrónicamente, sáltese los pasos 3, 6 y 7 y deje sin marcar Electrónico (se envía a DIAN) en sus tipos de documento.

1. Datos de la empresa — Configuración → Empresa (Configuración de empresa).

   1. En Identificación y contacto, escriba los datos tal como están en el RUT: Razón social; NIT, solo con números; el Dígito de verificación, aparte (el sistema comprueba que corresponda al NIT); el Nombre comercial, la Dirección y el Teléfono. Reemplace cualquier dato que traiga la pantalla: no deje ninguno de ejemplo. Son obligatorios el Nombre, la Razón social y el NIT (con su dígito); qué hace cada uno de los demás, y cuáles puede dejar vacíos, lo dice la columna ¿Obligatorio? de la página (el Correo de PQR, por ejemplo, solo sale con el módulo Planta).
   2. Elija el Municipio (DANE) de la lista. Sin él, una venta electrónica a un cliente cuya sucursal no tiene municipio no se guarda.
   3. En Valores predeterminados, revise la Sucursal POS predeterminada: la empresa trae creado el cliente Consumidor final (documento 222222222222, sucursal Principal) y ya viene elegido. Deje el Producto de bolsa plástica en Ninguno si no cobra bolsas.
   4. Decida cada interruptor de Reglas de operación y los plazos. Si va a aplicar la política de crédito, decida en el paso 8 quién tendrá Autorizar crédito bloqueado: sin ese permiso en ningún rol, solo el administrador podrá autorizar una venta a crédito bloqueada.
   5. Pulse Guardar configuración: sale «Configuración de empresa guardada.». El logo se sube aparte, con Subir, y queda al instante.

   Revise ahora la razón social, el NIT y el dígito de verificación. Desde el primer documento con resolución o electrónico —también los documentos de prueba del paso 6, y también si después se anulan— esos tres datos quedan cerrados y solo los cambia soporte. El nombre comercial, la dirección, el teléfono, los correos y el logo se corrigen siempre, y un documento reimpreso sale con los datos actuales (NIT y razón social después del primer documento fiscal).

2. El catálogo, en este orden (cada uno se apoya en el anterior):

   1. Impuestos, con la casilla Excluida de IVA en la tarifa de los productos excluidos y, si su negocio cobra impoconsumo, una tarifa de Tipo Impuesto al consumo (INC) (El impoconsumo), y Unidades, con su Unidad DIAN. La factura electrónica no envía el impoconsumo: si va a facturar electrónicamente productos que lo llevan, consulte a soporte y a su contador antes de empezar.
   2. Métodos de pago, cada uno con su Medio de pago DIAN: sin él, una venta electrónica o un documento soporte pagados con ese método no se guardan.
   3. Categorías, Subcategorías y Productos. Si la tienda llega con su catálogo en Excel, cárguelo con Importar en Catálogo → Productos: crea los productos con su precio y las categorías y subcategorías que falten, después de una vista previa (Importar productos desde Excel). Las existencias y su costo no entran ahí: se cargan con el cierre de apertura (El inventario inicial).
   4. La lista de precios predeterminada de venta y sus precios, en Cambio de precios; las promociones, si las hay.
   5. Terceros: revise que Consumidor final siga activo y cree los clientes y proveedores, con el Municipio (DANE) de cada sucursal que recibe documentos electrónicos. Si llegan en Excel, cárguelos con Importar en Catálogo → Terceros, una fila por sucursal, y revise sus datos fiscales en la vista previa (Importar terceros desde Excel).
   6. Vendedores: las personas a quienes se les atribuyen las ventas. La venta que no elige vendedor queda a nombre de Sin vendedor, que viene creado.
   7. Impresoras, si se imprimen tiquetes.

3. Facturación electrónica en habilitación — Configuración → Facturación electrónica (Puesta en marcha de la facturación electrónica).

   1. Pegue la clave de conexión en Token del proveedor y, si su empresa tiene los suyos, escriba el Software ID y el PIN del software.
   2. En Ambiente DIAN elija Habilitación (pruebas) y pulse Guardar configuración.
   3. Compruebe el Estado: tiene que decir Proveedor configurado. Si dice Configuración incompleta, falta un dato general del sistema: pídaselo a soporte. Si dice Proveedor sin configurar, revise la clave de conexión.

4. Resoluciones — Configuración → Resoluciones → Nueva (Resoluciones). Registre una por cada tipo que numere con resolución (la factura de venta, la venta POS, el documento soporte): una resolución respalda un solo tipo de documento.

   • Prefijo: hasta 4 letras o números, como lo autorizó la DIAN, o vacío.
   • Número inicial y Número final: el rango autorizado. Dos resoluciones con el mismo prefijo no pueden cruzar sus rangos.
   • Fecha de expedición: desde ese día se factura con ella; un documento con fecha anterior no se emite. Fecha de vencimiento: hasta cuándo vale.
   • ID resolución (soenac): el identificador de facturación electrónica de esta resolución, mayor que cero; pídalo a soporte. Sin él, un tipo electrónico no la acepta.
   • Si la DIAN le dio clave técnica, escríbala en Clave técnica.

   Antes del primer documento, una resolución se corrige entera; después, su número, prefijo, rango y fechas quedan fijos (Qué se puede corregir después).

5. Tipos de documento y sus notas — Configuración → Tipos de documento (Tipos de documento). Revise los tipos que va a usar, cree los que falten y desactive los que no use: cada tipo activo aparece en el menú de ventas o de compras.

   1. Elija la Naturaleza (Factura de venta, Venta POS o Factura de compra), el Formato de impresión y si es documento oficial (fiscal).
   2. Si numera con resolución, marque Requiere resolución DIAN y elija en Resolución la del paso 4.
   3. Si es electrónico, marque Electrónico (se envía a DIAN) y escriba el ID documento (soenac) de su naturaleza; si escribe otro, el mensaje al guardar dice cuál corresponde. Una factura de compra electrónica es el documento soporte.
   4. Abra el bloque Notas del tipo: cada tipo nace con sus notas (y con su tipo de recibo o de egreso). Revise sus nombres y, en las notas electrónicas, sus identificadores. Una nota electrónica solo corrige un documento electrónico.
   5. Pulse Guardar: el tipo y sus notas se guardan juntos o no se guarda nada.

   Después del primer uso del tipo —su primer documento, o la primera orden o el primer anticipo— su naturaleza, su formato, sus casillas y su código quedan fijos (Qué se puede corregir después). Con los tipos de documento listos, cree los tipos de orden, si toma pedidos o precuentas, y revise los tipos de gasto.

6. Documentos de prueba (con el ambiente en Habilitación (pruebas)). Abra su caja (Abrir caja) y emita, a un cliente de prueba con municipio, los documentos que pida la habilitación de la DIAN: una venta, su nota… Lo que se envía en habilitación no tiene validez fiscal. Abra cada uno y mire su estado en la tarjeta Factura electrónica de la ficha (en una compra con documento soporte, Documento soporte (DIAN)). Mientras no esté aceptado, aparece también en Reportes → Electrónica, con sus acciones (Qué significa cada estado):

   • Aceptada DIAN: correcto.
   • Rechazada DIAN: lea el motivo, corrija el dato y reintente.
   • Pendiente DIAN o Envío fallido: el documento no salió; lea el motivo, revise el Estado del paso 3 y reintente.
   • Por verificar DIAN o Atascado: no lo reenvíe; use Verificar envío (Verificar envío).

7. Producción. Cuando la DIAN apruebe la habilitación, vuelva a Configuración → Facturación electrónica, elija Producción, confirme con Usar producción y pulse Guardar configuración. Elegir producción no le da validez fiscal a ningún documento: la tiene cada uno cuando la DIAN lo acepta. Si facturó las pruebas con una resolución que no es la de su numeración real, registre la real (paso 4) y elíjala en el tipo (⋮ → Editar → Resolución). Emita el primer documento real y compruebe que quede Aceptada DIAN.

8. Roles y usuarios — Configuración → Roles y permisos y Configuración → Usuarios (Dar los permisos de cada cargo). Un rol por cargo, con solo los permisos de su guía; Gestionar usuarios y Gestionar roles y permisos, solo a quien podría tener el rol Administrador (Qué rol usar). Cree cada usuario con su rol y, si imprime tiquetes, su impresora; al entrar por primera vez cambiará la contraseña que usted le dio.

9. Inventario inicial: el cierre de apertura — Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo (El inventario inicial: el cierre de apertura). Lo que hay en bodega el día en que empieza se carga con un cierre, no con una compra. Hágalo antes de empezar a vender: el primer balance cuenta desde el día siguiente a este cierre.

   1. Deje el Tipo de conteo en Cierre y escriba la Cantidad contada de todo lo que hay; los productos que no tiene, déjelos en blanco.

   2. Escriba el Costo a usar de cada producto: lo que le costó cada unidad, sin IVA. Bajo el campo la hoja dice Queda como costo del producto.

   3. Pulse Guardar y aplicar cierre. Si la cuenta la hace otra persona, ella guarda para revisión y usted escribe los costos y aplica desde la ficha del conteo.

      Con muchos productos, no los escriba uno por uno: en la hoja, Importar desde Excel → Descargar plantilla baja la hoja de conteo en Excel con la columna Costo; llene Contado y Costo de cada producto, súbala, revise la vista previa y pulse Pasar a la hoja. Las cantidades y los costos a usar quedan en la hoja, y usted revisa y aplica el cierre (Importar el conteo desde Excel).

   4. Compruebe en Inventario → Stock que cada producto tiene su cantidad, su Costo promedio y su Último costo, y que el último costo dice Lo fijó Cierre de inventario #N.

   5. Este cierre abre el primer período del balance: su foto ya queda valorada, así que el primer balance (Gerencia → Balance → Nuevo balance, con el cierre del fin de ese período) no vuelve a pedir esos costos (El primer balance). Lo que se le quedó por fuera al contar entra después con un ingreso sin compra, motivo Faltó en el inventario inicial.

10. Comprobar

    1. Entre con el usuario de un cajero y haga su rutina: abrir caja, vender, cobrar e imprimir. Compruebe que no ve lo que no le toca (por ejemplo, el menú Configuración); si le falta algo, es un permiso de su rol.
    2. Haga completo el recorrido de ejemplo: comprar → pagar → vender → cobrar, y verificar.
    3. Abra Configuración → Auditoría con los grupos Configuración y Usuarios y seguridad: tienen que estar los cambios que hizo en estos pasos (Auditoría).
    4. Si un paso muestra un mensaje que no entiende, búsquelo en Mensajes y errores. Si se cortó la conexión al guardar, o el sistema dice que otra persona cambió algo, siga Si pulsa Guardar dos veces y Cuando otra persona cambió lo mismo.

Si la empresa usa un módulo vertical, pídale a soporte que lo active y siga la configuración propia del módulo.

Rutina de vigilancia

Cuándo	Qué revisar
Diario	Mire en Inicio las tarjetas «N documentos sin aceptar por la DIAN» (facturas y notas de venta) y, si la empresa emite documentos soporte, «N documentos soporte sin aceptar por la DIAN» (el aviso); si aparece alguna, pulse su enlace: cada una abre su pestaña de Electrónica pendiente, y las dos deben quedar vacías. Las filas Pendiente DIAN y Envío fallido se reintentan (Reintentar todas las pendientes); las Rechazada DIAN, una a una tras corregir el dato. Lo Por verificar DIAN o Atascado —y una fila fallida o rechazada que ya tiene CUFE— no se reintenta: use Verificar envío, que le pregunta a la DIAN y deja el documento en su estado; si no se resuelve, páselo a soporte. Reenviar de todas formas solo cuando soporte confirme que el envío no llegó (Verificar envío).
Diario	Cuadres (con Ver cuadres de caja, para ver las de todos): diferencias de caja; lea la Dif. ajustada, que ya descuenta los faltantes explicados después del cierre. Filtre Estado = Abierta: una caja de un turno que ya terminó es una caja abandonada; cuente su cajón y ciérrela con Cerrar caja (Cerrar cajas de otros usuarios). No hay un Z de todo el local: el día completo se arma con esta lista y los reportes de caja (El cierre del día de todo el local).
Diario	Con Aprobar bajas e ingresos de inventario: la tarjeta «N bajas e ingresos por aprobar» de Inicio. Mientras esperan, la existencia no cambia y esos productos no se pueden contar: apruebe o rechace (Aprobar).
Diario	Con Aprobar devoluciones de dinero: la tarjeta «N devoluciones por aprobar» de Inicio. Apruebe si el cliente recibió el dinero; rechace si no se reconoce (Devoluciones de dinero).
Semanal	Cartera vencida y terceros bloqueados.
Semanal	Reportes → Reportes PDF / Excel, grupo Caja, tarjeta Devoluciones de dinero por fecha (quién devolvió, quién aprobó, las rechazadas y las atribuidas después del cierre) y Diferencias de caja por cajero (faltantes reales, sobre la diferencia ajustada). En el grupo Cartera, tarjeta Saldos a favor de clientes, los saldos de mostrador viejos: dinero que alguien tiene que devolver.
Semanal	Reportes → Reportes PDF / Excel, grupo Caja, tarjeta Documentos de caja anulados con Solo de cajas ya cerradas: mire la columna Ajuste posterior al cierre (recibos, egresos, gastos y movimientos anulados con la caja cerrada dejan su ajuste) y el efectivo de las filas que dicen No ajusta, que no está en ningún cuadre. En Ver Z de cada caja, el bloque Anulado después del cierre los muestra junto a su cuadre (Anulado después del cierre).
Semanal	Promociones próximas a iniciar o vencer y sus excepciones.
Al configurar roles	Para que alguien corrija gastos, su rol necesita Anular gastos y Crear gastos. Cada corrección deja Corrección de gasto en Configuración → Auditoría, con lo que cambió y el motivo. Para anular o corregir lo que cambia el efectivo de una caja ya cerrada necesita además Ajustar cajas cerradas: decida quién lo tiene.
Semanal	En Gerencia → Tableros → Caja y gastos, la tarjeta Ajustes a cajas cerradas (con Ver indicador: Ajustes a cajas cerradas): lo sano es $ 0. Si no lo es, Ver detalle abre Documentos de caja anulados con quién anuló, el motivo y el ajuste de cada caja (Caja y gastos).
Semanal	Auditoría filtrada por Usuarios y seguridad y Configuración: quién cambió permisos, le cambió el rol a un usuario (sobre todo, quién recibió el rol Administrador), o tocó resoluciones, tipos de documento o precios. Es donde se ve un cambio que nadie reportó.
Mensual	Inventario valorizado, utilidad por producto, costo promedio ponderado y Bajas e ingresos de inventario (cuánto se dañó, se venció, se consumió o se regaló, por motivo; el subtotal de consumo interno y obsequios es la base que necesita el contador para el IVA de esos retiros).
Mensual	Balance del período: cierre de inventario completo y balance aplicado. Es el número que le van a pedir.
Mensual	Con el módulo Contabilidad: Interfaz contable del mes anterior. Revise antes de descargar; si aparece un bloqueo, corríjalo en la nube y vuelva a sincronizar. Hágalo con días de margen: corregir una cuenta pasa por la nube de pedidos, no por aquí.
Antes de que venza	Las resoluciones: sin resolución vigente no se factura. Al renovarla, siga Renovar una resolución: registre la resolución nueva —si el tipo es electrónico, con su propio ID resolución (soenac), el que soporte le dé para ese rango— y asígnela al tipo. Con el mismo prefijo, el rango nuevo empieza después del número final de la anterior; con otro prefijo puede empezar en 1. Puede registrarla y asignarla antes de su Fecha de expedición, pero el tipo no factura hasta ese día: si debe seguir facturando, asígnela el día en que empieza a regir. El tipo no lleva ese ID: no hay nada que cambiarle, y la resolución anterior conserva el suyo para lo que quede por reintentar.
Cuando algo no cuadra	Antes de reconstruir la historia a mano, abra la tarjeta Historial de ese documento: dice quién lo tocó, cuándo y con qué motivo.

Las cinco reglas que evitan la mayoría de los problemas

1. Un cambio de permisos o de módulo vale de inmediato; el menú del usuario se actualiza cuando recarga la aplicación (F5). Quitar un permiso surte efecto en la siguiente acción, sin esperar a que la persona vuelva a entrar.
2. Nada se elimina: se desactiva. Los documentos históricos conservan lo suyo. (Las excepciones —promociones, listas de precios y roles sin usuarios— están en Patrones comunes.)
3. Los costos solo los mueven las entradas (compras, liquidaciones PV, transformaciones y, con planta, la liquidación de una programación, que costea lo empacado; reversarla retira ese costo). A un producto sin costo se lo da también el Costo a usar de un cierre o el costo de un ingreso sin compra. Las bajas y los conteos de un producto que ya tiene costo no los cambian. Anular una entrada —una compra (con su nota crédito), una liquidación PV, una transformación o un ingreso sin compra— sí deshace su efecto: las unidades salen al costo con que entraron y el último costo vuelve a la entrada anterior que siga vigente (Qué cambia el costo). Con cuál de los dos —promedio ponderado o último costo— se valora el inventario lo decide usted en Configuración → Empresa (Base de costo).
4. Una nota crédito no puede superar lo que queda por acreditar de la factura (su total más sus notas débito, menos las notas crédito anteriores). Si la factura ya se cobró, no anule el recibo: lo que la nota acredite por encima del saldo queda como saldo a favor del cliente, que se cruza en otra venta o se devuelve con una devolución de dinero. En compras es el espejo: no anule el egreso; lo acreditado de más queda a favor de la empresa con el proveedor, que se cruza en otro egreso del mismo tipo o se cobra con un reintegro de proveedor.
5. Al guardar, el sistema vuelve a calcular todos los totales. Lo que ve en pantalla antes de guardar es una vista previa.

Y una sexta, para cuando algo salga mal: si el sistema muestra un error propio, el aviso trae abajo una referencia del incidente. Pídala siempre antes de escalar: con ella se llega a lo que pasó en esa operación exacta; sin ella hay que adivinar por la hora (Auditoría).

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