Resoluciones de facturación

Para quién: el administrador. Ruta: Configuración → Resoluciones Permiso: Gestionar configuración de documentos Requisitos: la resolución expedida por la DIAN, con su número, prefijo, rango y fechas.

Una resolución es la autorización de la DIAN para numerar un rango de documentos. Se registra aquí y después se asigna a un tipo de documento: cada resolución respalda un solo tipo.

La lista muestra Número DIAN, Prefijo, Rango, Vigencia y Estado. La tarjeta sobre la tabla trae Buscar, que encuentra la resolución por número DIAN o por prefijo entre todas, no solo entre las de la página que se ve, y el filtro Estado (Todos, Activos o Inactivos). Las cinco columnas ordenan la lista con un clic: Rango por el número inicial y Vigencia por la fecha de expedición; de entrada va la más reciente primero. La búsqueda, el estado y el orden quedan en la dirección de la página (Filtrar y ordenar una lista). En el menú ⋮ de cada fila: Editar y Desactivar (o Activar).

Registrar una resolución

1. Pulse Nueva. Se abre el diálogo Nueva resolución.
2. Llene los campos con los datos de la resolución de la DIAN.
3. Pulse Guardar.

La resolución nace activa: el formulario no tiene campo de estado. Para sacarla de uso, use ⋮ → Desactivar en su fila; para devolverla, ⋮ → Activar.

Una resolución se puede registrar —y asignar a un tipo de documento— antes de su fecha de expedición: así queda lista para el día en que empieza a regir. Lo que no se puede es facturar con ella antes de esa fecha (Registrar una resolución antes de que rija).

Campo	¿Obligatorio?	Qué escribir
Número DIAN	Sí	El número de la resolución.
Prefijo	No	El prefijo que autorizó la DIAN: hasta 4 letras o números, sin espacios, tildes ni símbolos (FE, SETP, 0001). Se guarda en mayúsculas: si escribe fe, queda FE. Puede quedar vacío. Forma parte del número visible (FE1042).
Número inicial	Sí	El primer consecutivo autorizado. Entero, desde 1. Si otra resolución tiene el mismo prefijo, los dos rangos no se pueden cruzar (Un número no se repite).
Número final	Sí	El último consecutivo autorizado. Tiene que ser mayor que el inicial.
Fecha de expedición	Sí	La fecha en que la DIAN la expidió. Desde esa fecha se puede facturar con la resolución; un documento con una fecha anterior no se emite. La ayuda del campo lo recuerda.
Fecha de vencimiento	Sí	Hasta cuándo es válida. Tiene que ser posterior a la de expedición.
Clave técnica	No	Dato de referencia de la resolución.
ID resolución (soenac)	Sí, para asignarla a un tipo electrónico	El número con que la facturación electrónica identifica esta resolución; pídalo a soporte. Solo números, mayor que cero. Cada factura, venta POS o documento soporte viaja a la DIAN con el de la resolución que lo numeró, aunque después el tipo pase a otra. Sin él, un tipo de documento electrónico no acepta la resolución, y mientras la resolución respalde uno, el campo no se puede dejar vacío.

Un número no se repite

Cada documento lleva impreso el prefijo de su resolución seguido de su consecutivo (FE15). Para que dos documentos nunca muestren el mismo número, dos resoluciones con el mismo prefijo no pueden tener rangos que compartan un número:

• El prefijo se compara sin espacios y sin distinguir mayúsculas de minúsculas: fe y FE son el mismo prefijo. Las resoluciones sin prefijo también cuentan: dos sin prefijo no pueden cruzar sus rangos.
• La regla vale entre todas las resoluciones de la empresa: de ventas, de venta POS o de documento soporte, activas o inactivas (una inactiva puede volver con ⋮ → Activar).
• Dos rangos que solo se tocan en el borde no se cruzan: FE1–1000 y FE1001–2000 conviven.
• Con otro prefijo, el rango puede empezar donde la DIAN lo autorizó, también en 1.

El sistema lo revisa al pulsar Guardar: al registrar una resolución y al cambiar el prefijo o el rango de una que todavía no ha numerado. Si el rango se cruza, aparece bajo Número inicial «El rango se cruza con la resolución … (…): un número saldría repetido.», con el número DIAN y el rango de la otra, y no se guarda nada. Si dos personas guardan a la vez dos resoluciones que se cruzan, se guarda la primera y la segunda recibe ese mismo mensaje.

Si en la empresa ya hay dos resoluciones con el mismo prefijo y rangos que se cruzan, las dos se siguen corrigiendo en lo que no toca el prefijo ni el rango. Al emitir, el sistema no deja salir un número que la otra ya imprimió: la venta no se guarda y aparece «El número … ya existe en la resolución …» (Lo que pasa en la venta).

Registrar una resolución antes de que rija

La DIAN suele expedir la resolución nueva unos días antes de que se agote o venza la que está en uso. Puede registrarla en cuanto la tenga y asignarla al tipo de documento:

• Con una Fecha de expedición futura, la resolución se guarda y se puede elegir en Tipos de documento.
• No se factura con ella antes de esa fecha. Una venta, una venta POS o una compra con documento soporte cuya fecha es anterior a la fecha de expedición no se guarda y no gasta su consecutivo: aparece «La resolución … rige desde el …», con el número DIAN y la fecha. Vale también para un documento con fecha de días anteriores: la fecha que cuenta es la del documento.
• El día de la fecha de expedición, el tipo factura con ella desde su Número inicial.

Si asigna la resolución nueva antes de su fecha, el tipo no podrá facturar hasta ese día. Para no detener la venta, asígnela el día en que empieza a regir, o deje mientras tanto la que está vigente.

Qué se puede corregir después

Una resolución es un acto de la DIAN: su número, su prefijo, su rango y sus fechas no cambian. Por eso la línea la marca el primer documento que numera (una venta o una compra con documento soporte; las notas no usan resolución):

Campo	Mientras no ha numerado nada	Después del primer documento
Número DIAN, Prefijo, Número inicial, Número final, Fecha de expedición, Fecha de vencimiento	Editables, para corregir un error de digitación. El prefijo sigue la regla de hasta 4 letras o números y el rango no se puede cruzar con otro del mismo prefijo.	Se bloquean y se ven en gris.
Clave técnica, ID resolución (soenac)	Editables.	Editables. El ID resolución (soenac) no se puede dejar vacío mientras la resolución respalde un tipo electrónico, y nunca puede ser 0.

Algunas resoluciones tienen un prefijo de más de 4 caracteres o con símbolos. Si ya numeraron documentos, lo conservan tal como está y se siguen corrigiendo en lo demás. Si todavía no han numerado nada, al pulsar Guardar el sistema pide corregir el prefijo, aunque usted solo haya cambiado otro campo.

El ID resolución (soenac) se corrige si se digitó mal: un documento que la DIAN rechazó por ese dato se reintenta con el corregido. No lo cambie para «pasarlo» a un rango nuevo: el de cada resolución es el suyo, y con él viajan todos los documentos que ella numeró.

El diálogo lo avisa: «Esta resolución ya numeró documentos: el número DIAN, el prefijo, el rango y las fechas quedan como están.» El motivo es que el número impreso de cada documento se arma con el prefijo de su resolución: cambiarlo cambiaría el número de facturas ya entregadas y enviadas a la DIAN. Si la DIAN le autorizó un rango nuevo, regístrelo como una resolución nueva y asígnela al tipo de documento (Renovar una resolución).

Si se emite un documento mientras edita

Un cambio en la resolución y una venta (o una compra con documento soporte) que se está guardando con ella nunca se cruzan; el sistema atiende primero a la que llegó antes:

• Si el documento llegó primero, al pulsar Guardar el número DIAN, el prefijo, el rango y las fechas ya no se pueden cambiar: aparece «No se puede cambiar …: esta resolución ya numeró documentos…» bajo cada campo que intentó cambiar, el diálogo sigue abierto con lo que escribió y nada se guarda. Cierre el diálogo y, si necesitaba otro rango, regístrelo como una resolución nueva.
• Si su cambio llegó primero, el documento espera un instante y se numera con la resolución como usted la dejó: el prefijo nuevo y, si cambió el rango, desde el nuevo Número inicial.

Lo mismo vale para ⋮ → Desactivar: una venta que ya estaba numerando con la resolución termina primero, y la siguiente encuentra la resolución inactiva.

Renovar una resolución

Cuando la resolución vence o se agota, la DIAN autoriza una nueva y usted la pone en uso así:

1. En Configuración → Resoluciones, pulse Nueva y registre la resolución nueva con su número, prefijo, rango y fechas (Registrar una resolución). Si tiene el mismo prefijo que la anterior, su rango empieza después del número final de la anterior (FE1001–2000 tras FE1–1000): un rango que se cruce no se guarda (Un número no se repite). Con otro prefijo puede empezar en 1. Si el tipo que la va a usar es electrónico, escriba también su ID resolución (soenac), el que soporte le dé para ese rango.
2. En Configuración → Tipos de documento, abra el tipo con ⋮ → Editar y elija la nueva en Resolución.
3. Pulse Guardar. El tipo empieza a numerar desde el Número inicial de la resolución nueva (Reglas operativas). Si la resolución nueva todavía no rige, el tipo no factura hasta su fecha de expedición (Registrar una resolución antes de que rija).

El tipo no lleva un ID resolución (soenac) propio: cada documento lo toma de la resolución que lo numeró. Así, una factura de la resolución anterior que quedó pendiente o rechazada y se reintenta después de renovar sale con el ID de su resolución, el que corresponde al prefijo y al número que tiene impresos; las facturas nuevas salen con el de la nueva. Por eso no borre ni cambie el ID de la resolución anterior.

Si al elegir la resolución el diálogo dice «La resolución elegida no tiene su ID resolución (soenac)…», complételo aquí (⋮ → Editar) y vuelva al tipo.

Las notas electrónicas del tipo no usan resolución: llevan su propio ID resolución (soenac), en Las notas del tipo. Si soporte le da uno nuevo para ellas, cámbielo allí.

Reglas operativas

• El consecutivo no puede salir del rango: al llegar al número final, la resolución se agota.
• Una resolución vencida o inactiva no numera, aunque siga asignada a un tipo; tampoco se ofrece al elegir la resolución de un tipo de documento.
• Una resolución que todavía no rige se puede asignar a un tipo, pero no numera un documento con fecha anterior a su fecha de expedición (Registrar una resolución antes de que rija).
• Dos resoluciones con el mismo prefijo no cruzan sus rangos, sin importar si son de ventas, POS o documento soporte, ni si están activas (Un número no se repite).
• Nunca reinicie una secuencia ya consumida. Al vencer o agotarse, registre la nueva resolución —con su ID resolución (soenac) si el tipo es electrónico— y asígnela al tipo de documento en Tipos de documento (⋮ → Editar → Resolución) (Renovar una resolución).
• Cada resolución lleva su propio consecutivo. Al asignarle al tipo una resolución nueva, el tipo empieza a numerar desde el Número inicial de esa resolución, con su prefijo, y no sigue el número de la anterior. Si la nueva tiene otro prefijo y empieza en 1, el tipo tendrá dos documentos con el número 1 que se distinguen por el prefijo (FE1 y FV1, por ejemplo); es lo correcto, porque cada número pertenece a su resolución. Con el mismo prefijo, el rango nuevo empieza después del anterior. Si más adelante vuelve a asignar una resolución que el tipo ya usó, sigue donde esa había quedado.
• Para ubicar un número que tienen varias resoluciones (con prefijos distintos), escríbalo con su prefijo en Ir a Nº de la ficha (FE1). Si escribe solo el número y lo tienen varias resoluciones, el sistema abre el de la resolución del documento que está viendo o le pregunta cuál abrir; Anterior y Siguiente recorren la resolución del documento en pantalla y pasan a la otra al llegar al final (Navegar por consecutivo).

Lo que pasa en la venta

La resolución se revisa cada vez que se emite un documento de un tipo que la exige. Si algo falla, la venta no se guarda, no gasta su consecutivo y aparece el diálogo Resolución de facturación con el motivo. En una compra con documento soporte, el mismo motivo aparece en el aviso de la compra:

Motivo	Qué hacer
«El tipo de documento no tiene resolución configurada.»	Asigne una resolución al tipo en Tipos de documento.
«La resolución está inactiva.»	Actívela aquí (⋮ → Activar), o asigne al tipo otra vigente.
«La resolución 18760000123 rige desde el 15/10/2026.» (con el número DIAN y la fecha de expedición de la resolución)	La fecha del documento es anterior a la fecha de expedición. Si la resolución es nueva, factúrela desde esa fecha y, mientras tanto, deje en el tipo la resolución vigente (Registrar una resolución antes de que rija). Si la fecha del documento está mal, corríjala.
«El número FE15 ya existe en la resolución 18760000123. Revise el rango de las resoluciones.»	Otra resolución con el mismo prefijo ya imprimió ese número: las dos tienen rangos que se cruzan. Revise aquí las resoluciones con ese prefijo y avise a soporte; mientras tanto, asigne al tipo una resolución cuyo rango no se cruce con otro (Un número no se repite).
«La resolución está vencida.»	Registre la nueva resolución —con su ID resolución (soenac) si el tipo es electrónico— y asígnela al tipo (Renovar una resolución).
«El consecutivo está fuera del rango de la resolución.»	La resolución se agotó. Registre la nueva —con su ID resolución (soenac) si el tipo es electrónico— y asígnela al tipo (Renovar una resolución).

El diálogo tiene el botón Entendido, que lo cierra. Si el usuario tiene además el permiso Gestionar configuración de documentos, aparece también Ir a resoluciones, que lo trae a esta pantalla. Sin ese permiso, el cajero solo puede cerrar el diálogo y avisar al administrador.

Mensajes y qué hacer

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
«El número DIAN es obligatorio.» · «El número inicial es obligatorio.» · «El número final es obligatorio.» · «La fecha de expedición es obligatoria.» · «La fecha de vencimiento es obligatoria.»	Falta un dato.	Complételo.
«Debe ser un número entero.»	Escribió letras o decimales en un campo numérico.	Solo dígitos.
«El campo número inicial debe ser al menos 1.»	Escribió 0 en Número inicial.	Escriba el primer consecutivo autorizado por la DIAN: 1 o más.
«El número final debe ser mayor que el inicial.»	El rango está al revés o tiene un solo número.	Revise el rango de la resolución.
«La fecha de vencimiento debe ser posterior a la de expedición.»	Las fechas están al revés o son iguales.	Revise las fechas de la resolución.
«No se puede cambiar el prefijo: esta resolución ya numeró documentos. Si la DIAN autorizó un rango nuevo, regístrelo como una resolución nueva.» (o el número DIAN, el número inicial, el número final o una de las fechas)	La resolución ya numeró documentos; su acto de la DIAN queda congelado. También aparece si alguien emitió el primer documento con ella mientras usted tenía el diálogo abierto.	Registre la nueva resolución con Nueva y asígnela al tipo de documento (ver arriba).
«El prefijo admite hasta 4 letras o números, sin espacios, tildes ni símbolos.»	El Prefijo tiene más de 4 caracteres, o lleva un espacio en medio, un guion, una tilde u otro símbolo. También aparece al guardar una resolución que todavía no ha numerado y tiene un prefijo así.	Escriba el prefijo como lo autorizó la DIAN: hasta 4 letras o números (FE, SETP, 0001).
«El rango se cruza con la resolución 18760000123 (FE1–1000): un número saldría repetido.» (bajo Número inicial)	Otra resolución con el mismo prefijo —activa o inactiva, de ventas, POS o documento soporte— ya tiene alguno de esos números.	Revise el rango: con el mismo prefijo, el nuevo empieza después del número final de la otra. Si la DIAN autorizó otro prefijo, escríbalo (Un número no se repite).
«El ID resolución (soenac) debe ser un número mayor que cero.»	Escribió 0 en ID resolución (soenac).	Escriba el ID que le dé soporte.
Uno de los motivos del diálogo Resolución de facturación	La venta encontró la resolución sin configurar, inactiva, todavía sin regir, vencida o agotada, o un número que otra resolución ya imprimió.	Ver Lo que pasa en la venta.
«Esta resolución numera un tipo de documento electrónico: indique su ID resolución (soenac).»	Intentó dejar vacío el ID resolución (soenac) de una resolución que respalda un tipo electrónico.	Escriba el ID que le dé soporte. El campo lo dice debajo: «Obligatorio: esta resolución numera un tipo de documento electrónico…».
«La resolución elegida no tiene su ID resolución (soenac). Complételo en Configuración → Resoluciones antes de asignarla a un tipo electrónico.» (en Tipos de documento)	Eligió para un tipo electrónico una resolución sin ese dato.	Complételo aquí con ⋮ → Editar y vuelva a elegirla en el tipo.
«La resolución FE no tiene su ID resolución (soenac). Complételo en Configuración → Resoluciones antes de emitir.» (con el prefijo de la resolución)	Al guardar una venta electrónica o una compra con documento soporte: la resolución que la numeraría no tiene el dato o lo tiene en 0, y el documento no se guardó. Si aparece como motivo de un envío fallido, el documento ya existía y no se envió.	Complete el ID de esa resolución aquí. Después guarde de nuevo la venta, o en la ficha del documento pulse Reintentar envío DIAN.

Cada cambio en una resolución queda en la auditoría como Cambio en una resolución, con lo que había antes y lo que quedó. El cambio de la Clave técnica también queda, pero sin la clave: el detalle muestra «oculto» antes y después, para que se sepa quién la cambió y cuándo sin dejarla a la vista.

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