Resoluciones, numeración y facturación electrónica
Para quién: cajero, vendedor y administrador. Ruta: la resolución se aplica al emitir, en Ventas → Nueva venta · (tipo) (Crear una venta), y se carga o se corrige en Configuración → Resoluciones (Resoluciones). Permiso(s): Crear facturas para emitir; Gestionar configuración de documentos para ver el botón Ir a resoluciones y para cargar o corregir la resolución. Requisitos: el tipo de documento tiene asignada una resolución activa, vigente y con números disponibles; si el tipo es electrónico, la resolución tiene además su ID resolución (soenac).
Cuándo se puede emitir
Un documento que requiere resolución solo puede emitirse si existe una resolución activa:
- asociada al tipo documental;
- que ya rija: la fecha de la venta no puede ser anterior a la Fecha de expedición de la resolución. Una resolución nueva se puede registrar y asignar antes, pero no factura antes de esa fecha (Registrar una resolución antes de que rija);
- que no haya vencido (la Fecha de vencimiento);
- con numeración disponible entre número inicial y final, sin un número que otra resolución con el mismo prefijo ya haya impreso;
- si el tipo es electrónico, con su ID resolución (soenac): cada documento viaja a la DIAN con el de la resolución que lo numeró.
El diálogo «Resolución de facturación»
Si no se cumple, la venta no se guarda, no gasta su consecutivo y aparece el diálogo Resolución de facturación con el motivo: «El tipo de documento no tiene resolución configurada.», «La resolución está inactiva.», «La resolución … rige desde el …», «La resolución está vencida.», «El consecutivo está fuera del rango de la resolución.» o «El número … ya existe en la resolución …». Qué hacer con cada uno está en Resoluciones.
- Entendido cierra el diálogo. Nada quedó guardado.
- Ir a resoluciones lleva a Configuración → Resoluciones. Solo aparece si el usuario tiene Gestionar configuración de documentos; un cajero sin ese permiso ve solo Entendido y debe avisar al administrador.
Mensajes del diálogo
| Mensaje del diálogo | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| «El consecutivo está fuera del rango de la resolución.» | La numeración autorizada se agotó. | Avise al administrador para que cargue la resolución nueva y la asigne al tipo (Renovar una resolución). |
| «La resolución está vencida.» | Pasó la fecha de vigencia. | Avise al administrador para que cargue una vigente y la asigne al tipo (Renovar una resolución). |
| «La resolución está inactiva.» | Alguien la desactivó. | Activarla, si sigue vigente, o asignar otra. |
| «La resolución 18760000123 rige desde el 15/10/2026.» (con el número DIAN y la fecha de la resolución) | La fecha de la venta es anterior a la fecha de expedición de la resolución: todavía no rige para esa fecha. | Si la fecha de la venta está bien, avise al administrador: mientras la resolución nueva no rija, el tipo debe tener la vigente (Registrar una resolución antes de que rija). Si la fecha está mal, corríjala y guarde de nuevo. |
| «El número FE15 ya existe en la resolución 18760000123. Revise el rango de las resoluciones.» | Otra resolución con el mismo prefijo ya imprimió ese número. | Avise al administrador para que revise las resoluciones con ese prefijo (Un número no se repite). |
| «El tipo de documento no tiene resolución configurada.» | El tipo exige resolución y no tiene ninguna. | Asignar una en Tipos de documento. |
Avisos al guardar una venta electrónica
En una venta electrónica puede salir además, como aviso al guardar (no en el diálogo):
| Mensaje | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| «La resolución FE no tiene su ID resolución (soenac). Complételo en Configuración → Resoluciones antes de emitir.» (con el prefijo de la resolución) | La resolución que numeraría la venta no tiene ese dato, o lo tiene en 0. La venta no se guardó ni tomó número. | Avise al administrador: lo completa en Resoluciones (⋮ → Editar). Después vuelva a guardar la venta. |
En cualquier venta, si el administrador corrige la naturaleza del tipo de documento justo mientras usted guarda, sale «El tipo de documento cambió de naturaleza mientras se guardaba este documento. Revise el tipo de documento y vuelva a intentarlo.»: la venta no se guardó ni tomó número. Avísele y registre la venta con el tipo que corresponda (Tipos de documento).
Al renovar la resolución
Al renovar la resolución, el administrador registra la nueva con su propio ID resolución
(soenac) y la asigna al tipo; el tipo no lleva ese dato ni hay que cambiarlo
(Renovar una resolución). Una
factura de la resolución anterior que se reintente después sale con el ID de su
resolución. Como dos resoluciones con distinto prefijo pueden repetir números (FE1 y
FV1), para abrir una factura por su número escríbalo con el prefijo en Ir a Nº
(Navegar por consecutivo).
La factura electrónica después de guardar
La factura electrónica se guarda primero y se envía a la DIAN después. Si se cae internet o la DIAN no responde, la venta guardada vale y el envío se reintenta (Si se cae internet o la DIAN no responde).
Sin la facturación electrónica configurada, la venta se emite igual. Si Configuración → Facturación electrónica dice «Proveedor sin configurar», la factura se guarda con su número, mueve inventario, caja y cartera, y queda Pendiente DIAN esperando. No la repita: cuando el administrador termine la configuración electrónica, use Reintentar envío DIAN en la ficha o Envíos electrónicos pendientes. Si la pantalla dice «Configuración incompleta», la factura también se guarda, pero queda en Envío fallido con el motivo «No se puede enviar a la DIAN: falta configurar … del fabricante del programa de facturación…»: se reintenta igual cuando soporte complete el dato (Si el estado dice «Configuración incompleta»).
Estados del envío
Así se ven en pantalla:
- Pendiente DIAN: creado, esperando envío.
- En proceso DIAN: el envío a la DIAN está en curso; no se puede reintentar mientras dure. Si pasa de diez minutos, aparece la marca Atascado y se resuelve con Verificar envío.
- Aceptada DIAN: validado electrónicamente; tiene CUFE. Un documento fallido, rechazado o por verificar también puede tener CUFE de un envío anterior: ese no se reintenta, se revisa con Verificar envío.
- Rechazada DIAN: la DIAN lo rechazó; requiere revisar el detalle y reintentar.
- Envío fallido: el envío no llegó al proveedor; revise el detalle y reintente.
- Por verificar DIAN: se envió y no se sabe si la DIAN lo recibió; no se reenvía solo. Use Verificar envío (Envíos electrónicos pendientes).
- No electrónica: documento no electrónico.
Dónde se sigue el envío
Ruta de seguimiento: Reportes → Electrónica. La ve quien tiene Reintentar envío electrónico, Ver facturas o Ver compras; Reintentar exige Reintentar envío electrónico. Use Reintentar solo después de corregir configuración o causa del rechazo. Reintentar no crea otra factura, y no se ofrece en lo que pudo haber llegado a la DIAN (en proceso o por verificar): eso se verifica primero.
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