Devoluciones de dinero

Para quién: quien devuelve el saldo a favor de un cliente o aprueba lo que entregó una cajera (normalmente el supervisor o el administrador), y la cajera que registra una devolución. Ruta: Ventas → Devoluciones de dinero. También desde la nota crédito (en el mismo diálogo), desde el bloque Saldo a favor de la ficha de una factura o nota, y desde la ficha del tercero (Devolver dinero). Permisos: Ver devoluciones de dinero para ver las de todos; Registrar devoluciones de dinero para registrarlas (nacen pendientes de aprobación y en el listado ve solo las suyas); Aprobar devoluciones de dinero para registrarlas ya aprobadas, aprobar o rechazar las pendientes y atribuir una devolución a una caja cerrada; Anular devoluciones de dinero para anular una aprobada, que por sí solo no abre nada: hace falta además Ver devoluciones de dinero o Aprobar devoluciones de dinero (llegan a todas) o Registrar devoluciones de dinero (solo a las suyas). Requisitos: el cliente tiene un saldo a favor (lo deja una nota crédito que acredita más de lo que la factura debía, o la cancelación de una orden de venta con anticipos: de dónde nace), y quien registra tiene su caja abierta (Abrir caja).

Para devolver dinero, siempre este documento

Para entregarle dinero a un cliente use siempre una devolución de dinero: no anule el recibo ni registre una Salida en Caja → Efectivo (Lo que no se hace).

Una devolución de dinero (número DV-n) es el documento con el que se le entrega al cliente su saldo a favor: dice de qué caja salió el dinero, con qué formas de pago, quién la registró y quién la aprobó. Se imprime un tiquete que el cliente firma.

La nota crédito corrige la venta; la devolución de dinero mueve el dinero. Por eso son dos documentos distintos, y por eso un recibo no se anula para devolver dinero.

Situaciones frecuentes

Situación	Qué hacer
El cliente devuelve mercancía de una factura ya pagada	Emita la nota crédito desde la factura: queda saldo a favor. En el mismo diálogo, ¿Cómo se devuelve el dinero? → Devolver ahora, o déjelo a favor y que lo devuelva quien tenga el permiso. El recibo no se toca.
Devolución de una venta POS	Nota crédito por el total o parcial (salvo que la empresa exija el total) y Devolver ahora en el mismo diálogo. El cuadre la resta solo.
Cambio de producto	Nota crédito → saldo a favor → venta nueva con Aplicar saldo a favor marcada. No entra ni sale dinero (el ejemplo).
Un recibo pagó varias facturas y el cliente devuelve una	Nota crédito sobre esa factura; el recibo no se toca.
Se registró un recibo a la factura equivocada	Anule el recibo: anular es solo para errores (Recibos de caja).
No está quien aprueba	Con Registrar devoluciones de dinero, la cajera la registra pendiente: el dinero sale de su caja y ya cuenta en su cuadre. Quien tiene Aprobar devoluciones de dinero la aprueba o rechaza después desde Inicio, con su propio usuario. Si está al lado, Autorizar ahora con su usuario y contraseña.
La caja ya cerró con un faltante que era una devolución	Quien tiene Aprobar devoluciones de dinero registra la devolución sobre esa caja ya cerrada: el comprobante Z no cambia, pero la caja muestra la diferencia ajustada (La devolución sobre una caja ya cerrada).
El cliente pagó con tarjeta y se le devuelve en efectivo	Se permite; la devolución queda marcada Forma de pago distinta a la de la venta.
El cliente pagó con tarjeta y el datáfono sí reversa el cobro	Registre la devolución igual, con la forma de pago de la tarjeta (Si el datáfono reversa el pago con tarjeta).
Ver lo que la empresa le debe a un cliente	Ficha del tercero → A favor del cliente y pestaña Saldos a favor; reporte Saldos a favor de clientes.
Revisar el dinero devuelto	Reportes Devoluciones de dinero por fecha y Diferencias de caja por cajero (Catálogo de reportes).

Lo que no se hace

1. No anule un recibo para devolver mercancía. Anular un recibo es solo para errores de digitación. Un recibo cuya factura tiene una nota con saldo a favor no se deja anular.
2. No registre una Salida en Caja → Efectivo por una devolución. La devolución de dinero ya sale de la caja; una salida manual la restaría dos veces (Movimientos de efectivo).
3. No entregue dinero sin documento. Si no tiene permiso para registrar devoluciones, deje el saldo a favor y avise a quien tenga Registrar devoluciones de dinero o Aprobar devoluciones de dinero.
4. No haga un recibo «por el cambio» cuando el cliente cambia un producto por otro: use la casilla Aplicar saldo a favor en la venta nueva.

Buenas prácticas

1. Emita la nota crédito aunque la factura esté pagada. El bloque El dinero del diálogo dice cuánto queda a favor del cliente.
2. Pregúntele al cliente qué quiere con su saldo: llevarse otro producto, abonar una factura, que se lo devuelvan o guardarlo. El saldo no vence.
3. Marque Aplicar saldo a favor en la venta o el recibo cuando el cliente quiere usarlo. La casilla llega desmarcada: el sistema nunca lo usa solo.
4. Imprima el tiquete de la devolución y hágalo firmar.
5. Cliente de mostrador: su saldo solo se cruza en la misma caja; al cerrar, el sistema avisa si quedó alguno. Después solo lo devuelve quien tiene Aprobar devoluciones de dinero, o una cajera con su autorización en el acto (El saldo de mostrador).
6. Quien aprueba (Aprobar devoluciones de dinero): revise a diario la tarjeta «N devoluciones por aprobar» de Inicio, y en Caja → Cuadres lea la Dif. ajustada, no solo la Diferencia.

Qué permisos pedirle al administrador

Salvo el rol Administrador, que tiene todos los permisos, ningún rol trae estos permisos —tampoco los roles Supervisor y Cajero con que viene una empresa nueva—: el administrador los asigna en Configuración → Roles y permisos (Referencia de permisos).

Si usted…	Pida
Es cajero y la empresa quiere que usted entregue el dinero	Registrar devoluciones de dinero. Sus devoluciones quedan pendientes hasta que alguien con Aprobar devoluciones de dinero las apruebe, y ya cuentan en su cuadre; si esa persona rechaza una, la diferencia es suya.
Es cajero y la empresa no quiere que entregue dinero	Nada. Emita la nota y deje el saldo a favor: lo devuelve quien tenga Registrar devoluciones de dinero o Aprobar devoluciones de dinero.
Es supervisor o administrador	Aprobar devoluciones de dinero (registrar ya aprobadas, aprobar o rechazar, autorizar en el terminal de la cajera y atribuir a una caja cerrada). Según el cargo, también Ver devoluciones de dinero y Anular devoluciones de dinero.
Es de cartera o contabilidad y solo consulta	Ver devoluciones de dinero, y los reportes de caja y de cartera.

El administrador revisa además, en Configuración → Empresa, la Ventana para devoluciones sobre caja cerrada (días) (7 por defecto) (Configuración de empresa). Rige solo para registrar una devolución de dinero de un cliente sobre una caja cerrada: rechazar o anular una devolución no tiene plazo, y tampoco anular un reintegro de proveedor.

De dónde nace el saldo a favor

Un saldo a favor es dinero que la empresa ya recibió y que le debe al cliente. Nace de dos maneras, y las dos se devuelven igual, con esta pantalla y con los mismos permisos:

Origen	Cuándo	Cómo se ve en la tabla de saldos
Nota crédito	La nota acreditó más de lo que la factura todavía debía: el cliente ya había pagado (Notas de venta).	Origen: la nota (NC-…); Factura u orden: la factura que acreditó.
Anticipo de una orden cancelada	Se canceló una orden de venta que tenía anticipos vigentes: el recibo del anticipo no se anula, porque el dinero sí entró a caja, y lo anticipado queda a favor del cliente (Órdenes y precuentas).	Origen: el recibo del anticipo (RC-…), marcado · anticipo; Factura u orden: Orden y su código.

Mientras no se devuelva, cualquiera de los dos se puede aplicar en la siguiente venta o en un recibo con Aplicar saldo a favor.

Los estados

Estado	Qué significa	¿Resta del efectivo esperado de su caja?
Pendiente de aprobación	La registró alguien sin Aprobar devoluciones de dinero. El dinero ya salió del cajón y espera que la revise alguien con Aprobar devoluciones de dinero.	Sí: el cuadre dice la verdad del cajón
Aprobada	La registró quien puede aprobar, alguien con ese permiso la autorizó en el terminal, o se aprobó después.	Sí
Rechazada	Quien aprueba dijo que esa salida de dinero no se reconoce. El saldo a favor volvió al cliente.	No
Anulada	Una aprobada que se anuló con motivo. El saldo a favor volvió al cliente.	No

Registrar una devolución

1. Abra Ventas → Devoluciones de dinero → Nueva devolución (o Devolver dinero desde la ficha de la factura o de la nota, que llega con el cliente y ese saldo ya elegidos, o desde la ficha del tercero, que llega solo con el cliente).
2. Elija el cliente. La tabla muestra sus saldos a favor disponibles, con su Origen (la nota crédito o el recibo del anticipo) y su Factura u orden. Ninguno llega marcado (salvo el que trae la ficha de la factura o de la nota): marque los que se devuelven. Se consumen del más antiguo al más nuevo, y lo que no se devuelva sigue a favor del cliente.
3. En Formas de pago, escriba con qué se devuelve. La pantalla propone Efectivo por todo lo que marcó (sin valor mientras no marque ningún saldo); puede bajar el valor, cambiar la forma o Agregar forma de pago. Debajo de cada forma de pago, la casilla Referencia (opcional) guarda el número de la transferencia o de la reversión del datáfono; sale en la ficha y en el tiquete de la devolución. El total no puede pasar de lo disponible. Puede ser una forma distinta a la de la venta (por ejemplo, el datáfono no reversa y se devuelve en efectivo); la ficha lo marca.
4. En Caja verá Su caja abierta N° X: de ahí sale el dinero. Quien tiene Aprobar devoluciones de dinero elige entre Mi caja abierta N° X (déjela marcada) y Una caja ya cerrada (ver abajo).
5. Escriba Observaciones si hace falta y registre:
   • con Aprobar devoluciones de dinero: Registrar devolución (nace aprobada);
   • sin él: Registrar pendiente (nace pendiente; la pantalla lo avisa: «Quedará pendiente de aprobación; el dinero sale de su caja ahora.») o Autorizar ahora si alguien con Aprobar devoluciones de dinero está presente (ver abajo).
6. Se abre la ficha de la devolución: imprima el Tiquete para que el cliente firme recibí conforme.

Desde la nota crédito

Cuando la nota deja saldo a favor, el diálogo de la nota muestra el bloque El dinero (Saldo de la factura, Esta nota acredita, Queda a favor del cliente) y pregunta ¿Cómo se devuelve el dinero?: Dejar como saldo a favor o Devolver ahora, con sus formas de pago. Al guardar, la nota y la devolución se registran juntas y se abre la ficha de la devolución. Ver Notas de venta.

Si el datáfono reversa el pago con tarjeta

Cuando el datáfono sí reversa el cobro, el dinero vuelve a la tarjeta del cliente y no sale del cajón. Aun así, registre la devolución: si no, el saldo a favor que dejó la nota sigue disponible y el cliente podría usarlo otra vez.

1. Haga la reversión en el datáfono y guarde su comprobante.
2. Emita la nota crédito sobre la factura (Notas de venta).
3. En ¿Cómo se devuelve el dinero?, elija Devolver ahora con la forma de pago de la tarjeta (por ejemplo, Tarjeta) por el valor reversado. En una venta POS pagada con tarjeta la pantalla ya la propone; en una factura a crédito propone Efectivo: cámbiela.
4. Escriba el número del comprobante de la reversión en la Referencia de esa forma de pago, debajo del valor. Si registra la devolución después, desde Nueva devolución, escríbalo en la Referencia de su forma de pago.
5. Guarde la nota, imprima el tiquete de la devolución y archívelo junto con el comprobante del datáfono.

La devolución con una forma de pago que no es efectivo no cambia el efectivo esperado: en el comprobante Z sale como Devoluciones de dinero (otras formas, no entran a caja). Si su usuario no puede registrar devoluciones, deje el saldo a favor y avise a quien tenga Registrar devoluciones de dinero o Aprobar devoluciones de dinero para que la registre así.

Autorizar en el acto

Si quien registra no tiene Aprobar devoluciones de dinero pero alguien con ese permiso está al lado, Autorizar ahora abre el diálogo Autorización del supervisor: esa persona escribe su propio usuario (correo) en Usuario del supervisor (correo) y su contraseña, y la devolución nace aprobada a su nombre. No es una contraseña de la empresa: queda quién autorizó. El dinero sale de la caja de quien registra, no de la de quien autoriza.

Si el usuario o la contraseña no sirven, el diálogo lo dice sin cerrarse ni borrar la devolución. Tras cinco intentos fallidos hay que esperar un minuto.

Aprobar o rechazar una pendiente

Quien tiene Aprobar devoluciones de dinero ve en Inicio la tarjeta Ventas «N devoluciones por aprobar» con el enlace Revisar devoluciones, que abre el listado con las pendientes. En la ficha de una pendiente:

• Aprobar (con notas opcionales): el cliente recibió el dinero. El efectivo esperado de la caja no cambia, porque ya la contaba.
• Rechazar (con motivo obligatorio): esta salida de dinero no se reconoce. El saldo a favor vuelve al cliente y la devolución deja de restar del esperado, así que la diferencia pasa a ser de quien la entregó. Si el cliente sí recibió el dinero, apruébela.

Nadie aprueba ni rechaza una devolución que registró él mismo; tampoco si recibió el permiso después. Una rechazada es definitiva: si hubo un error, registre otra.

La ficha muestra la antigüedad de la pendiente («pendiente hace 2 días») y, una vez decidida, quién decidió y cómo: en el terminal (autorización en el acto) o a distancia (desde su propio usuario).

La devolución sobre una caja ya cerrada

Pasa cuando alguien entregó el dinero y no lo registró —no tenía el permiso, o se le olvidó— y su caja cerró con un faltante que no era real. Quien tiene Aprobar devoluciones de dinero registra la devolución y en Caja elige Una caja ya cerrada:

1. Elija la caja. La lista trae las cajas cerradas hace menos de los días que fija Configuración → Empresa (Ventana para devoluciones sobre caja cerrada (días), 7 por defecto) y propone la caja en que nació el saldo: la de la nota crédito o, si el saldo viene del anticipo de una orden cancelada, la del recibo de ese anticipo. Cada una dice su dueño, cuándo cerró y su diferencia.
2. Escriba el Motivo: por qué no se registró en su momento. Es obligatorio.
3. Registre. Si el ajuste no acerca la diferencia de esa caja a cero —la caja cerró exacta, con sobrante, o el efectivo devuelto es mayor que el faltante, de modo que el faltante se vuelve sobrante— el sistema pregunta «Esta caja cerró con diferencia de $ X. Con este ajuste quedaría en $ Y. ¿El dinero salió de esta caja?». Es la señal de que se eligió la caja equivocada (o el monto): revise antes de confirmar con Sí, registrar el ajuste. Solo cuenta la parte en efectivo: lo devuelto por transferencia u otra forma de pago no mueve la diferencia de la caja, así que una devolución sin efectivo no pregunta. Por ejemplo, con un faltante de $ 100.000, una devolución de $ 60.000 en efectivo lo deja en −$ 40.000 sin preguntar; una de $ 150.000 lo dejaría en +$ 50.000 y sí pregunta.

El comprobante Z de esa caja no cambia: la caja gana un ajuste posterior al cierre y muestra la diferencia ajustada junto a la original (Cuadres y comprobante Z). La devolución toma la fecha del cierre de esa caja; la auditoría guarda cuándo se registró de verdad. Si quien la registra la atribuye a su propia caja cerrada, queda marcada Sobre caja propia.

Rechazar o anular después del cierre una devolución que su caja ya contó también escribe un ajuste, en contra.

El listado

Columna	Qué muestra
N°	El número (DV-3), con enlace a la ficha.
Fecha	La del documento.
Tercero	El cliente.
Monto	Lo que se devolvió.
Formas de pago	Con qué salió el dinero.
Estado	Pendiente de aprobación, Aprobada, Rechazada o Anulada.
Caja	La caja de la que salió y su dueño.
Registró	Quien la registró.
Decidió	Quien la aprobó o rechazó, y cómo (en el terminal, a distancia).

Filtros: Tercero (también inactivos), Estado, Caja (N°), Número (DV-3 o 3) y Rango de fechas. El ⋮ de cada fila ofrece Ver detalle, Tiquete, PDF y, en las aprobadas y con Anular devoluciones de dinero, Anular.

Con solo Registrar devoluciones de dinero, el listado dice «Ve solo las devoluciones que usted registró.»

La ficha

• Cabecera: número, estado, marcas (pendiente hace…, Atribuida después del cierre, Sobre caja propia), cliente, fecha, monto, caja, quién registró y quién decidió. Los botones: Aprobar y Rechazar (pendiente, con permiso, si no la registró usted), Ver tiquete, PDF e Imprimir (para quien abre la ficha, también con solo Ver devoluciones de dinero); y Anular (aprobada, con permiso). En una anulada la ficha solo ofrece el PDF, que sale marcado ANULADA.
• Saldos que devuelve: el origen de cada saldo (la nota crédito o el recibo del anticipo) y su factura u orden, con enlace.
• Formas de pago, con la marca Forma de pago distinta a la de la venta cuando aplica.
• Caja: abierta o cerrada; cerrada, su diferencia al cerrar y la ajustada, y los ajustes que escribió esta devolución. El cajero ve aquí su caja ajustada aunque no tenga Ver cuadres de caja: el dueño de la caja a la que se atribuyó la devolución abre la ficha, su PDF y su Tiquete aunque no tenga ningún permiso de devoluciones, desde el enlace de la devolución en Ajustes posteriores al cierre de su Ver Z. Eso es solo para ver: Anular no le aparece por ser el dueño de la caja.
• Decisión: quién, cuándo, cómo y con qué notas; si se anuló, quién y el motivo.
• Historial de la devolución, para quien tiene Ver auditoría del sistema.

El saldo de mostrador

El saldo a favor que nace de una venta al cliente de mostrador (el cliente genérico del POS, el de la Sucursal POS predeterminada) es de una persona que el sistema no conoce. Por eso:

• en la venta y el recibo solo se cruza en la misma caja en que nació;
• después de cerrar esa caja ya no se cruza: solo se devuelve, y solo lo devuelve quien tiene Aprobar devoluciones de dinero, o una cajera con Registrar devoluciones de dinero que pulsa Autorizar ahora con el usuario de quien lo tiene (desde la nota o desde Nueva devolución eligiendo el cliente de mostrador y el saldo por su nota);
• al cerrar la caja, el diálogo de cierre avisa cuántos saldos de mostrador quedaron sin cruzar (Cerrar caja).

Si el saldo de mostrador nació del anticipo de una orden cancelada, «su caja» es la del recibo del anticipo: la caja en que entró el dinero.

Por eso, en la nota crédito sobre una venta al cliente de mostrador, la opción propuesta es Devolver ahora.

Tiquete y PDF

Desde la ficha, Ver tiquete (80 mm), Imprimir y PDF (A4), para quien abre la ficha: la devolución que usted registró, o cualquiera con Ver devoluciones de dinero o Aprobar devoluciones de dinero; en una devolución anulada, solo el PDF. Los dos traen el número DV-n, el cliente, el origen de cada saldo (nota y factura, o recibo y orden) y las formas de pago. Una devolución pendiente, rechazada o anulada sale además con su estado estampado (PENDIENTE DE APROBACIÓN, RECHAZADA o ANULADA); una aprobada no lleva sello. El PDF lleva al pie las firmas Recibí conforme · C.C. (el cliente) y Firma y sello (la empresa). Imprímalo y hágalo firmar al entregar el dinero: es el soporte de la salida.

Anular

Anular (solo una aprobada, con Anular devoluciones de dinero y motivo; para llegar a la devolución necesita además Ver devoluciones de dinero o Aprobar devoluciones de dinero, o haberla registrado usted y conservar Registrar devoluciones de dinero; ser el dueño de la caja a la que se atribuyó deja verla, no anularla) devuelve el saldo a favor al cliente y deja de restar del efectivo esperado. Una pendiente no se anula: se rechaza. Las anuladas y las rechazadas salen en el reporte Documentos de caja anulados, y todas en Devoluciones de dinero por fecha (Catálogo de reportes).

Mensajes y qué hacer

Mensaje	Qué hacer
«No tiene una caja abierta: ábrala para registrar la devolución.» · Mi caja abierta (no tiene una abierta) (quien aprueba) · Abra su caja (sobre el botón) · «Abra su caja para registrar la devolución.» (al guardar, si su caja se cerró mientras llenaba la devolución) · «Su caja se cerró mientras se guardaba; no se guardó nada. Abra la caja y vuelva a guardar.» (si se cerró en el mismo instante en que guardaba)	La devolución no quedó registrada. Abra su caja (Abrir caja) y vuelva a guardar. Quien aprueba puede, en cambio, atribuirla a una caja cerrada.
«Este documento ya se había guardado: Devolución de dinero DV-3. No se creó otro; ábralo para imprimirlo o continuar.» (con el botón Abrir documento)	Volvió a pulsar Registrar devolución (o Registrar pendiente) y el primer intento sí la registró, pero el sistema se interrumpió antes de responder. Pulse Abrir documento e imprímala desde su ficha; no la registre de nuevo: el dinero ya salió de la caja (Si pulsa Guardar dos veces).
«El saldo a favor disponible es $ X.» · «La devolución no puede pasar del saldo a favor disponible»	Baje el valor de las formas de pago o marque otro saldo del cliente.
«Ese saldo a favor es de otro cliente.»	Vuelva a elegir el cliente y sus saldos.
«El saldo a favor de mostrador de una caja ya cerrada solo lo devuelve quien tiene Aprobar devoluciones de dinero, o con su autorización en el acto.»	Pídale a quien tenga Aprobar devoluciones de dinero que la registre, o que digite su usuario y su contraseña con Autorizar ahora.
«La autorización no es válida. Verifique el usuario y la contraseña del supervisor.»	Quien autoriza escribió mal su correo o su contraseña, o no tiene Aprobar devoluciones de dinero o está inactivo. Corrija y vuelva a autorizar; o use Registrar pendiente.
«Demasiados intentos de autorización. Espere N segundos y vuelva a intentar.»	Espere y vuelva a intentar.
«Solo puede atribuir la devolución a su caja abierta o a una caja cerrada hace menos de N días.»	La caja elegida es la abierta de otra persona o cerró fuera de la ventana. Elija otra caja, o pida al administrador ampliar la ventana en Configuración → Empresa.
Escriba por qué no se registró en su momento. (sobre Registrar devolución, que queda deshabilitado)	El Motivo es obligatorio sobre una caja cerrada: escríbalo y el botón se habilita.
«Esta caja cerró con diferencia de $ X. Con este ajuste quedaría en $ Y. ¿El dinero salió de esta caja?»	Revise que sea la caja correcta. Si lo es, Sí, registrar el ajuste.
«No puede aprobar ni rechazar una devolución que usted registró.»	Pídale a otra persona con Aprobar devoluciones de dinero que la decida.
«La devolución ya fue decidida.»	Otra persona la aprobó o la rechazó mientras usted la veía. Recargue la ficha.
«Solo se anula una devolución aprobada; una pendiente se rechaza.»	Use Rechazar.
«La devolución ya está anulada.»	No hay nada que hacer.
«No tiene permiso para registrar devoluciones de dinero.»	Pida el permiso al administrador, o deje el saldo a favor para que lo devuelva quien lo tenga.

Preguntas frecuentes

Pregunta	Respuesta
¿El saldo a favor se descuenta solo de la próxima compra?	No. La pantalla ofrece la casilla Aplicar saldo a favor; si nadie la marca, el saldo sigue ahí.
¿El saldo a favor baja lo que el cliente debe?	No: no resta de la cartera ni del cupo. Para compensar, cruce el saldo con un recibo (Crédito y autorización).
¿Qué pasa si rechazan mi devolución pendiente?	Deja de contar en el cuadre de su caja y el saldo vuelve al cliente: la diferencia queda a su cargo. Rechazar significa «esta salida de dinero no se reconoce».
¿Puedo aprobar mi propia devolución?	No. La decide otra persona con Aprobar devoluciones de dinero.
¿Se usa alguna contraseña de la empresa?	No. Quien aprueba o autoriza lo hace con su propio usuario y contraseña.
¿Dónde veo el dinero devuelto?	Ventas → Devoluciones de dinero, y el reporte Devoluciones de dinero por fecha.

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