Abrir la caja

Para quién: el cajero, al empezar el turno. Ruta: el chip Caja cerrada / Caja abierta de la barra superior, o el botón Abrir caja de Inicio. Permiso: ninguno. Abrir la caja propia no exige permiso.

La caja es una sesión personal: es suya, no del equipo. Nadie más opera dentro de su caja, y sus movimientos son los que aparecerán en su cuadre Z al cerrar.

Sin caja abierta no se puede facturar ni registrar movimientos de efectivo, gastos, recibos de caja ni comprobantes de egreso (estos tres, con cualquier forma de pago), ni emitir notas crédito o débito de venta.

Paso a paso

1. Mire el chip de la barra superior. Si dice Caja cerrada, púlselo. (También sirve el botón Abrir caja de la pantalla Inicio.)
2. Se abre el diálogo Abrir caja: «Ingrese el monto de apertura para iniciar el turno.»

3. Cuente el efectivo con el que arranca el cajón y escriba esa cifra en Monto de apertura (¿De dónde sale la base?).
4. Pulse Abrir caja.

El chip pasa a Caja abierta y aparece el aviso «Caja abierta.» La apertura queda registrada en Configuración → Auditoría como Apertura de caja, con su usuario, la hora y el monto de apertura (Auditoría).

El monto de apertura

Regla	Detalle
Es obligatorio	Con el campo vacío el sistema responde «Ingrese un monto de apertura válido.»
Viene vacío	El sistema no propone la cifra del cierre anterior: escriba la que contó.
Puede ser cero	Si el cajón arranca sin base, escriba 0. Cero es válido; vacío no.
No puede ser negativo	El campo no deja escribir el signo menos.
Entra al efectivo esperado	Al cerrar, el sistema espera encontrar la base más lo recaudado en efectivo, menos lo que salió. Así viene el sistema; si su empresa calcula el esperado sin la base, el cuadre lo marca como + Monto apertura (no incluido) y la base no suma al esperado (Qué entra en el efectivo esperado).

Cuente la base antes de escribirla: es el número contra el que se va a medir su cuadre al final del turno.

¿De dónde sale la base?

El sistema solo guarda el monto que usted escribe: no registra de dónde salió la base ni quién se la entregó, y no la pasa de una caja a otra. Esta es la práctica recomendada; si su empresa tiene otra regla, siga la suya:

• Quien abre la caja cuenta la base. Cuente el efectivo que encuentra en el cajón, o el que le entregan, y escriba esa cifra como Monto de apertura.
• Si se la entregan, cuéntela delante de esa persona. Si da otra cifra que la que le dijeron, escriba la que contó: es contra ella que se mide su cuadre.
• Al cerrar, el turno que sale entrega el dinero y el Z a la persona que recibe la caja (Entregar el dinero y el Z). Lo que quede en el cajón para el turno siguiente es la base de quien abre después, que la vuelve a contar.

El estado de la caja

El chip de la barra superior muestra el estado real de su caja: se actualiza al entrar, al abrir o cerrar la caja y cada vez que una operación descubre que la caja cambió. Si la cerró en otra pestaña o en otro equipo —o la cerró desde Cuadres quien tiene Cerrar cajas de otros usuarios—, esta pestaña se entera al volver a ella después de medio minuto o más, al recargar la página o en la siguiente operación: el sistema la rechaza y el chip se corrige solo. Cuando el chip cambia, las listas de Gastos, Efectivo y Cuadres se ponen al día solas, así que Anular y Corregir avisan con el estado real de la caja.

El chip dice	Qué significa	Al pulsarlo
Caja abierta	Su caja está abierta.	Abre el diálogo para cerrarla (Cerrar caja).
Caja cerrada	No tiene caja abierta.	Abre el diálogo para abrirla.
Consultando caja…	El sistema está averiguando el estado de su caja, al entrar.	No hace nada: espere un momento.
Caja sin confirmar	No se pudo saber el estado de su caja (por ejemplo, sin conexión). No quiere decir que esté cerrada.	Vuelve a consultar. También se reintenta solo al volver a la ventana.

Abrir en dos equipos

Su caja es una sola, aunque trabaje en varios equipos o pestañas. Si ya la abrió en otro equipo y aquí el chip todavía dice Caja cerrada, al pulsar Abrir caja el sistema no abre una segunda: avisa «El usuario ya tiene una caja abierta.», cierra el diálogo y el chip pasa a Caja abierta. Siga trabajando: es la caja que abrió en el otro equipo, con la base que escribió allí.

Lo mismo pasa si pulsa Abrir caja en dos equipos casi al mismo tiempo: se abre la del primero y el segundo recibe el aviso. Nunca quedan dos cajas abiertas del mismo usuario.

Si se corta la conexión al abrir

Si la conexión falla mientras abre la caja (su equipo no tiene internet o Facturela no responde), aparece un mensaje de error —por ejemplo, «No se pudo conectar con Facturela. Verifique su conexión a internet e intente de nuevo.»— y el sistema revisa en qué quedó su caja:

• La caja sí se abrió. El diálogo se cierra, aparece «La caja quedó abierta.» y el chip dice Caja abierta. No hace falta abrirla de nuevo.
• La caja no se abrió, o el sistema todavía no responde. El diálogo sigue abierto con el monto que escribió: pulse Abrir caja otra vez cuando vuelva la conexión. Si la primera sí había quedado abierta, el segundo intento recibe «El usuario ya tiene una caja abierta.» y el chip se pone al día; no se abren dos.

La pantalla Inicio muestra lo mismo con más detalle:

Dato	Qué muestra
Estado de la caja	Caja abierta o Caja cerrada.
Apertura	El monto con el que abrió y la fecha y hora exactas.
Con la caja cerrada	«Abra la caja para poder facturar.»

Qué exige caja abierta y qué no

Operación	¿Necesita caja abierta?
Facturar una venta (POS o a crédito, con o sin pagos)	Sí
Registrar un movimiento de efectivo	Sí, siempre
Registrar un gasto, con cualquier forma de pago (efectivo o transferencia)	Sí, siempre
Recibo de caja, con cualquier forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta)	Sí, siempre
Comprobante de egreso o anticipo a una orden de compra, con cualquier forma de pago	Sí, siempre
Reintegro de proveedor (el dinero que un proveedor le devuelve a la empresa), con cualquier forma de pago	Sí, siempre: el dinero entra a la caja de quien lo registra (Reintegros de proveedores)
Nota crédito o nota débito de una venta, aunque no mueva dinero	Sí: la nota entra al cuadre del turno de quien la emite (Notas de venta)
Corregir un gasto	No: el gasto corregido queda en la caja del gasto original, abierta o cerrada (Corregir un gasto mal registrado)
Anular un recibo, un egreso, un gasto o un movimiento de efectivo	No: la anulación queda en la caja del documento; si esa caja ya cerró, deja un ajuste posterior al cierre (Ajustes posteriores al cierre)
Registrar una compra a crédito (sin pagos)	No
Registrar una compra pagando al registrarla (con cualquier forma de pago)	Sí: el pago crea un comprobante de egreso
Consultar, imprimir, ver reportes	No
Atender mesas (módulo Restaurante)	No — solo quien cobra la necesita

Varios cajeros y cambio de turno

La caja es del usuario, no del equipo ni del cajón:

• Cada usuario abre y cierra la suya. Dos usuarios pueden tener su caja abierta al mismo tiempo, y el mismo usuario usa la misma caja en cualquier equipo.
• El sistema no tiene relevo de turno: no pasa una caja de un usuario a otro. El cajero que sale cierra la suya y el que entra abre la suya.
• Cada Z espera solo lo que registró su usuario. Si dos usuarios cobran del mismo cajón, en el cajón está la suma de los dos esperados, y el sistema no sabe qué parte es de cada uno.
• Salir (cerrar la sesión) no cierra la caja: sigue abierta hasta que su dueño la cierre.

Ejemplo de cambio de turno en un mismo cajón:

1. Ana abre a las 7:00 con $ 200.000 y en la mañana cobra $ 600.000 en efectivo.
2. A las 2:00 p. m., antes de que Bruno cobre nada, Ana cuenta $ 800.000, escribe ese Efectivo contado y cierra. Su Z: Esperado $ 800.000, Cuadre exacto. Ana entrega el dinero y el Z (Entregar el dinero y el Z).
3. Si en el cajón quedan $ 200.000 para Bruno, Bruno los cuenta y abre su caja con Monto de apertura $ 200.000. Su Z empieza en $ 200.000 y no incluye nada del turno de Ana.

Si Bruno cobra antes de que Ana cuente, el efectivo de los dos se mezcla en el cajón y el conteo de Ana deja de cuadrar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener dos cajas abiertas? No. Una sesión abierta por usuario, aunque pulse Abrir caja en dos equipos a la vez. Si intenta abrir otra —por ejemplo, desde una pestaña en la que el chip todavía decía Caja cerrada—, el sistema avisa «El usuario ya tiene una caja abierta.» y actualiza el chip a Caja abierta (Abrir en dos equipos).

Abrí la caja con el monto equivocado. ¿Lo corrijo? El monto de apertura no se edita. Registre la diferencia como un movimiento de efectivo (requiere Registrar movimientos de efectivo):

Escribió	Había en el cajón	Registre
$ 200.000	$ 150.000	Una Salida de $ 50.000, con la Descripción «Corrección base de apertura: se escribió $ 200.000 y había $ 150.000».
$ 150.000	$ 200.000	Un Ingreso de $ 50.000, con la descripción equivalente.

El Z sigue mostrando la base que escribió, pero el = Esperado queda bien. Si su Z marca + Monto apertura (no incluido), la base no cuenta en el esperado y no hace falta corregirla.

Otro cajero dejó su caja abierta y necesito el equipo. Pulse Salir, entre con su propio usuario y abra su caja: la caja abierta del otro no se lo impide. Esa caja la cierra su dueño, con su usuario, o quien tenga Cerrar cajas de otros usuarios, desde Caja → Cuadres, contando el cajón y con un motivo (Cerrar la caja de otro usuario). Mientras tanto, quien tiene Ver cuadres de caja puede ver el preliminar de esa caja en Cuadres.

Se me olvidó cerrar ayer. La caja no se cierra sola: sigue abierta con la fecha de ayer, y todo lo que registre entra a ella hasta que la cierre. En Inicio, Apertura muestra la fecha y la hora en que la abrió.

1. No venda ni registre nada todavía.
2. Cuente el efectivo que corresponde a esa caja.
3. Pulse el chip Caja abierta, escriba el Efectivo contado y pulse Cerrar caja (Cerrar caja).
4. Entregue el dinero y el Z de esa caja como en cualquier cierre (Entregar el dinero y el Z).
5. Abra la caja de hoy: cuente la base que queda en el cajón, o la que le entregan, y escriba esa cifra como Monto de apertura.

Si ya vendió hoy antes de cerrar, esas ventas quedaron en la caja de ayer y salen en su Z: cuente también ese efectivo.

Mensajes y qué hacer

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
Ingrese un monto de apertura válido.	Pulsó Abrir caja con el Monto de apertura vacío.	Escriba la base; si el cajón arranca sin base, escriba 0.
«El usuario ya tiene una caja abierta.»	Su caja ya estaba abierta: la abrió en otra pestaña o en otro equipo, o pulsó Abrir caja de nuevo después de un corte de conexión en el que la caja sí se abrió. No se abrió una segunda.	Nada: el diálogo se cierra solo y el chip ya dice Caja abierta. Siga trabajando en esa caja (Abrir en dos equipos).
«La caja quedó abierta.»	La conexión falló mientras abría la caja, pero la caja sí se abrió.	Nada: el chip dice Caja abierta y puede trabajar (Si se corta la conexión al abrir).
«No se pudo conectar con Facturela. Verifique su conexión a internet e intente de nuevo.», al pulsar Abrir caja	Su equipo no tiene internet o Facturela no responde: la conexión falló al abrir la caja. El sistema revisa si la caja quedó abierta.	Si el diálogo se cerró y el chip dice Caja abierta, la caja quedó abierta. Si el diálogo sigue abierto, revise la conexión y pulse Abrir caja otra vez.
Caja sin confirmar en el chip (al pasar el puntero, «No se pudo consultar el estado de la caja. Pulse para reintentar.»)	El sistema no pudo consultar el estado de su caja: no sabe si está abierta o cerrada.	Revise la conexión y pulse el chip. En Caja → Efectivo también sale «No se pudo consultar la caja.» con Reintentar (El estado de la caja).
Su caja se cerró mientras se guardaba; no se guardó nada. Abra la caja y vuelva a guardar.	Al guardar un movimiento de efectivo, una nota de venta o una devolución de dinero, su caja se cerró en ese mismo momento (en otra pestaña, en otro equipo o desde Cuadres). El documento no existe y el Z de esa caja no cambió. En ventas, recibos, gastos, egresos y compras el mismo caso muestra el aviso de abrir la caja de cada pantalla.	Abra la caja y vuelva a guardar el documento: queda en la caja nueva (Cerrar caja).

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