Cerrar la caja (cuadre Z)

Para quién: el cajero, al terminar el turno. Ruta: el chip Caja abierta de la barra superior, o Cerrar caja en Inicio. Permisos: ninguno para cerrar la caja propia; Ver preliminar de cuadre para ver el preliminar antes de cerrar. Requisitos: tener su caja abierta. Cada quien cierra su propia caja, con su usuario; la caja que su dueño dejó abierta la cierra quien tenga Cerrar cajas de otros usuarios (Cerrar la caja de otro usuario).

Cerrar la caja produce el cuadre Z: el documento que compara lo que el sistema esperaba en el cajón contra lo que usted contó.

Paso a paso

1. Cuente todo el efectivo del cajón, incluida la base de apertura. El diálogo lo recuerda: «Cuente todo el efectivo del cajón (incluye la base de apertura).» Si su empresa no cuenta la base en el cierre, el diálogo se lo indica: «Cuente el efectivo del cajón sin la base de apertura (retírela antes de contar).» Separe la base y cuente el resto (Qué entra en el efectivo esperado).
2. Pulse el chip Caja abierta.
3. Escriba el Efectivo contado: un solo total (cómo sumarlo). Si en su caja nacieron saldos a favor del cliente de mostrador que nadie cruzó, el diálogo lo avisa: «Tiene N saldos de mostrador por $ X sin cruzar; después del cierre solo un supervisor podrá devolverlos.» No impide cerrar (Notas de venta).
4. (Opcional, con permiso) Preliminar — vea el resumen antes de comprometerse (El preliminar).
5. Pulse Cerrar caja.
6. Aparece la diferencia y los botones para imprimir o ver el Z. Pulse Imprimir Z.
7. Listo cierra el diálogo.
8. Entregue el dinero contado y el Z impreso a la persona que recibe la caja (Entregar el dinero y el Z).

Cuente antes de mirar el preliminar. Si primero ve lo esperado y después cuenta, deja de ser un arqueo.

Antes de cerrar: lo que el sistema avisa y lo que no

Después del cierre el Z no se corrige, así que revise esto con la caja todavía abierta:

Pendiente	¿El cierre lo avisa?	Si cierra sin resolverlo
Saldos a favor del cliente de mostrador sin cruzar	Sí, con el aviso del paso 3	Se cierra igual; después solo los devuelve quien tiene Aprobar devoluciones de dinero, o otra persona con su autorización en el acto (El saldo de mostrador).
Ventas, recibos o egresos con la forma de pago equivocada	No	Ya no se pueden reasignar (ver abajo). Anular el recibo o el egreso no lo arregla: el ajuste da por hecho que ese dinero no se movió. Avísele a su supervisor.
Gastos o movimientos de efectivo mal registrados	Solo si dejan el esperado negativo: el preliminar lo avisa (ver abajo)	Anularlos después no cambia el Z: deja un ajuste posterior al cierre en esa caja, y si cambia su efectivo solo lo hace quien tiene Ajustar cajas cerradas (Gastos, Movimientos de efectivo). Un gasto que sí se pagó, pero con otro valor o forma de pago, se arregla con Corregir (Corregir un gasto mal registrado).
Devoluciones de dinero pendientes de aprobación	No; el preliminar las muestra	Se cierra igual: cuentan en el esperado y el Z guarda cuáles estaban pendientes.
Mesas u órdenes sin facturar	No	No son de la caja: la venta entra a la caja de quien la factura, cuando la factura.

No hay recibos «en espera» de autorización: la persona de cartera autoriza en el momento de guardar, y si no autoriza el recibo no existe (Recibos con autorización de cartera).

Cuadrar tarjeta y transferencias antes de cerrar

La tarjeta y las transferencias no están en el cajón, pero el Z las lista en el bloque Ingresos, una fila por forma de pago. Compárelas antes de cerrar:

1. Cuente primero el efectivo y anote el total.
2. Pulse Preliminar (requiere Ver preliminar de cuadre; sin él, quien tenga Ver cuadres de caja puede verlo en Cuadres).
3. Compare la fila de la tarjeta (por ejemplo, Tarjeta) con el total del cierre del datáfono, y la de Transferencia con lo que entró a la cuenta del banco. Si un valor no cuadra, la Referencia que se escribió al cobrar (aprobación del datáfono, número de la transferencia) aparece junto a la forma de pago en la ficha de cada factura o recibo y en el reporte Recibos de caja por fecha (Referencia del pago).
4. Si una venta quedó con la forma de pago equivocada —Efectivo y era Tarjeta—, corríjala con Reasignar pagos en la ficha de la factura (requiere Reasignar formas de pago; Reasignar las formas de pago). Si el error está en un recibo de caja —también el que creó una factura a crédito con su pago inicial—, corríjalo con Reasignar formas de pago en la ficha del recibo, con el mismo permiso (Reasignar formas de pago).
5. Pulse otra vez Preliminar: el bloque Ingresos ya muestra la corrección.

Contar el efectivo por billetes y monedas

El diálogo pide un solo número, Efectivo contado: el sistema no tiene planilla por billetes y monedas. Sume en papel y escriba el total:

Denominación	Cantidad	Subtotal
Billetes de $ 50.000	5	$ 250.000
Billetes de $ 20.000	8	$ 160.000
Billetes de $ 10.000	9	$ 90.000
Billetes de $ 5.000	8	$ 40.000
Billetes de $ 2.000	10	$ 20.000
Monedas de $ 1.000	8	$ 8.000
Monedas de $ 500	10	$ 5.000
Monedas de $ 200	10	$ 2.000
Efectivo contado		$ 575.000

El preliminar (antes de cerrar)

Con Ver preliminar de cuadre aparecen tres botones, juntos debajo de Efectivo contado; el preliminar se abre debajo de ellos, así que el botón que pulsó no se mueve. Cancelar y Cerrar caja quedan aparte, al pie del diálogo, y en un teléfono Cerrar caja queda al final. El rol Cajero que trae el sistema no tiene ese permiso: así el cajero cuenta sin conocer el esperado. El rol Supervisor sí lo trae.

Botón	Qué hace
Preliminar	Muestra en el mismo diálogo el resumen del turno sin cerrar la caja.
PDF preliminar	Abre el mismo cuadre en A4, marcado *** PRELIMINAR ***.
Imprimir preliminar	Envía el mismo cuadre a su impresora en tiquete de 80 mm, marcado *** PRELIMINAR *** arriba y abajo, y confirma Preliminar enviado a impresión. No cierra la caja.

Sirve para detectar un faltante mientras todavía se puede buscar el billete, y se puede repetir cuantas veces haga falta: no cierra nada.

Si el efectivo esperado sale negativo

Cuando, según lo registrado, salió del cajón más efectivo del que entró, el Esperado queda por debajo de cero y el preliminar lo avisa sobre el resumen:

«El efectivo esperado es negativo ($ X): según lo registrado salió más efectivo del que entró. Revise los gastos, las salidas de efectivo y las devoluciones de esta caja; si están bien, puede cerrar igual.»

El aviso no impide cerrar. Casi siempre es un registro equivocado: un gasto o una salida de efectivo con un cero de más, un gasto que se pagó por transferencia marcado como efectivo, o una base de apertura que no se escribió. Corríjalo antes de cerrar (Gastos, Movimientos de efectivo): después del cierre, anularlos no cambia el Z; queda un ajuste posterior al cierre aparte. El mismo aviso aparece en el resultado del cierre si la caja se cerró con el esperado negativo.

El PDF preliminar trae tres ayudas que no están en el resumen de pantalla:

• En la tabla Ingresos por método de pago, una columna ¿Efectivo? (Sí / No) por cada forma de pago. Es la que decide si ese dinero se espera en el cajón: una forma de pago con No no suma al esperado, se llame como se llame (Métodos de pago). Dice cómo estaba marcada la forma de pago cuando se registró cada pago; si la marca cambió con la caja abierta, esa forma de pago sale en dos filas, una con Sí y otra con No.
• Al pie, la fórmula del esperado con la que se calculó: Esperado = monto de apertura + entradas de efectivo − salidas de efectivo (sin el monto de apertura si su empresa no lo suma), y qué cuenta como entrada y como salida.
• En lugar del contado dice Pendiente de conteo: todavía no hay diferencia que mostrar.

Qué muestra el resumen

Bloque	Contenido
Ventas	Ventas del turno por tipo, y Ventas totales (neto). Si alguna venta de mostrador se redondeó al cobrar en efectivo, también Redondeos de caja (Redondear el efectivo a).
Ingresos	Un renglón por forma de pago, que suma lo cobrado en las ventas del turno y lo recaudado en recibos de caja. Cierra con Total recibos, que es solo lo recaudado por recibos: con ventas POS en el turno, los renglones suman más que ese total.
Egresos	Gastos por tipo: la parte pagada en efectivo y, en su propio renglón, la pagada por transferencia (marcada «no entra a caja»); Egresos compras (efectivo) y Devoluciones de dinero (efectivo) —el dinero que se les devolvió a clientes desde esta caja, que baja el esperado—. Si alguna devolución sigue pendiente de aprobación, un renglón dice cuántas y cuánto: cuentan igual, porque el dinero ya salió (Devoluciones de dinero). Si alguna se pagó por transferencia u otra forma que no es efectivo, sale además Devoluciones de dinero (otras formas, no entran a caja): es informativo y no cambia el esperado.
Movimientos de efectivo	Ingresos, el efectivo que se metió al cajón en el turno (suma al esperado), y Salidas, el que se sacó (resta) (Movimientos de efectivo).
Reintegros de proveedores	Solo si en el turno algún proveedor le devolvió dinero a la empresa. Efectivo (N), lo que entró en efectivo con N reintegros, suma al esperado; Otras formas (no entran a caja), lo que entró por transferencia u otra forma, es informativo. Si su empresa no cuenta los egresos de compras en el esperado, el efectivo sale marcado (informativo) y tampoco suma (Reintegros de proveedores).
(al pie, sin título)	+ Monto apertura y = Esperado. La base suma al esperado; si el renglón dice + Monto apertura (no incluido), su empresa calcula el esperado sin la base y esta no se suma (Qué entra en el efectivo esperado).

El Esperado es solo efectivo. El resumen lista todas las formas de pago del turno, pero al Esperado —en el preliminar y en el cierre— solo suman las marcadas como efectivo. Lo cobrado con tarjeta, transferencia, bonos u otra forma que no es efectivo aparece en Ingresos y no se espera en el cajón. Los recibos, gastos, movimientos, egresos y reintegros de proveedores anulados tampoco cuentan. Si un bono de $30.000 entró en el turno, el Esperado no lo incluye: no lo busque en el cajón. El detalle está en Qué entra en el efectivo esperado.

La diferencia

Al cerrar, el sistema muestra tres números:

Renglón	Qué es
Esperado	Lo que debería haber en el cajón según el sistema.
Contado	Lo que usted escribió.
Sobrante / Faltante / Cuadre exacto	La diferencia, con su nombre según el signo.

Una diferencia no impide cerrar, y el sistema no tiene un monto a partir del cual avisar: toda diferencia, grande o pequeña, queda registrada en el cuadre, que es justamente para lo que sirve. La caja cerrada no se reabre.

Qué hacer con la diferencia —práctica recomendada; si su empresa tiene otra regla, siga la suya—:

• Informe toda diferencia ese mismo día, sea del valor que sea, a la persona que recibe la caja.
• Un sobrante se entrega con el resto del dinero: no se guarda ni se usa para cubrir un faltante de otro día.

Si el faltante es porque entregó dinero a un cliente sin registrar la devolución, quien tiene Aprobar devoluciones de dinero puede registrarla después sobre esta caja cerrada: el Z no cambia, pero la caja muestra la diferencia ajustada (Ajustes posteriores al cierre). Cerrar con devoluciones pendientes de aprobación también se puede: el Z guarda cuáles estaban pendientes al cerrar.

Ejemplo completo

El turno de Ana:

Concepto	Valor	En el esperado
Base de apertura	$ 200.000	Suma
Ventas cobradas en efectivo	$ 850.000	Suma
Recibos de caja cobrados en efectivo	$ 120.000	Suma
Ingreso de efectivo (base adicional)	$ 50.000	Suma
Salida de efectivo (recogida parcial)	$ 400.000	Resta
Gastos pagados en efectivo	$ 35.000	Resta
Egresos a proveedores pagados en efectivo	$ 180.000	Resta
Devoluciones de dinero en efectivo	$ 25.000	Resta
Ventas cobradas con tarjeta	$ 300.000	No cuenta
Gasto pagado por transferencia	$ 60.000	No cuenta

Esperado = 200.000 + 850.000 + 120.000 + 50.000 − 400.000 − 35.000 − 180.000 − 25.000 = $ 580.000.

Ana cuenta $ 575.000 (el conteo de arriba). Diferencia = contado − esperado = 575.000 − 580.000 = Faltante de $ 5.000. Si hubiera contado $ 582.000, el cuadre diría Sobrante de $ 2.000.

Así calcula el sistema por defecto. Si el Z marca + Monto apertura (no incluido) o Egresos compras (efectivo) (informativo), ese renglón no entra en la cuenta (Qué entra en el efectivo esperado). El mismo turno, renglón por renglón en el Z, está en Un Z de ejemplo.

Después de cerrar

Es el turno del ejemplo completo: el sistema esperaba $ 580.000, la cajera contó $ 575.000 y el cierre registra un Faltante de $ 5.000. Los botones son los de los pasos 6 y 7 del Paso a paso.

Botón	Qué hace
Ver tiquete	Abre la Vista previa del tiquete Z: el tiquete de 80 mm tal como saldría.
Imprimir Z	Lo envía a su impresora y confirma Cuadre Z enviado a impresión. Si no responde, avisa y el Z igual quedó guardado.
Ver PDF	Abre el cuadre en A4.
Listo	Cierra el diálogo.

En el tiquete la diferencia sale con el mismo nombre que en pantalla: FALTANTE (con el signo delante del peso, -$1.000), SOBRANTE o CUADRE EXACTO.

Al cerrar, el sistema vuelve a consultar el estado de su caja y el chip pasa a Caja cerrada. Todo lo del turno queda consultable en Cuadres, donde también se puede volver a imprimir: sin ningún permiso, cada cajero ve allí sus propias cajas (Mis cuadres de caja).

El cierre queda además en Configuración → Auditoría como Cierre de caja, con quién cerró, a qué hora, el monto de apertura, el efectivo esperado, el contado y la diferencia (Auditoría). La apertura deja su propio renglón, Apertura de caja.

Entregar el dinero y el Z

El sistema no registra a quién se le entrega el dinero ni guarda un segundo conteo. Esta es la práctica recomendada; si su empresa tiene otra regla, siga la suya:

1. Imprima el Z y entregue el dinero contado y el Z a la persona que recibe la caja.
2. Ella vuelve a contar el dinero delante de usted y firma el Z impreso. El tiquete no trae línea de firma: se firma al pie.
3. Si al volver a contar la cifra es otra, anótela a mano en el Z impreso y fírmenlo los dos. El sistema conserva la cifra que usted escribió al cerrar: el Z, la lista de Cuadres y la Auditoría siguen mostrando esa cifra.
4. Informe toda diferencia ese mismo día, sea del valor que sea. Un sobrante se entrega con el resto del dinero: no se guarda ni se usa para cubrir un faltante de otro día.

La base del turno siguiente. Si en el cajón queda dinero para el turno siguiente, quien abre ese turno lo cuenta y escribe esa cifra como Monto de apertura. La base de una caja no pasa sola a la siguiente: el campo viene vacío (¿De dónde sale la base?).

Si se corta la conexión al cerrar

Si la conexión falla justo cuando pulsa Cerrar caja (su equipo no tiene internet o Facturela no responde), puede que la caja sí se haya cerrado y la respuesta no haya llegado. Aparece un mensaje de error —por ejemplo, «No se pudo conectar con Facturela. Verifique su conexión a internet e intente de nuevo.»— y el sistema revisa en qué quedó la caja que intentó cerrar:

• La caja sí se cerró. El diálogo muestra su cuadre con el aviso «La caja ya se había cerrado; este es su comprobante.» y los botones de siempre: Ver tiquete, Imprimir Z, Ver PDF y Listo. Ese Z es el que se guardó al cerrar, con el Efectivo contado que usted escribió. No hay nada más que cerrar.
• La caja no se cerró, o el sistema todavía no responde. El diálogo sigue pidiendo el Efectivo contado, con lo que escribió, y el chip sigue en Caja abierta. Revise la conexión y pulse Cerrar caja otra vez.

Pulsar Cerrar caja otra vez nunca cierra dos veces: si el primer intento sí había quedado, el sistema muestra el comprobante de ese cierre con el mismo aviso. Pasa igual si la caja la cerró antes otra pestaña, otro equipo o, desde Cuadres, quien tiene Cerrar cajas de otros usuarios: el diálogo muestra el Z de ese cierre. Si la cerró otra persona, el aviso la nombra: «Marta Gómez ya había cerrado esta caja; este es su comprobante.», y ese Z dice con qué contado y qué motivo la cerró (Cerrar la caja de otro usuario).

Preguntas frecuentes

Cerré sin querer. No se reabre: ese turno queda con su Z. Informe lo que pasó ese mismo día. Para seguir trabajando, cuente el efectivo del cajón y abra una caja nueva con esa cifra como Monto de apertura (Abrir caja).

No conté bien y ya cerré. El Z queda con el número que escribió, y el sistema no guarda una segunda cifra: el Z, la lista de Cuadres y la Auditoría siguen mostrando ese contado y esa diferencia. Los únicos ajustes que recibe una caja cerrada vienen de las devoluciones de dinero, de anular un reintegro de proveedor, un recibo, un egreso, un gasto o un movimiento de efectivo de esa caja, y de corregir uno de sus gastos (Ajustes posteriores al cierre). Anular un recibo, un egreso, un gasto o un movimiento, o corregir un gasto, cuando eso cambia el efectivo de la caja cerrada, lo hace solo quien tiene Ajustar cajas cerradas.

La cifra real queda en el papel: anótela a mano en el Z impreso, fírmenlo usted y quien recibe la caja, e informe la diferencia ese mismo día (Entregar el dinero y el Z).

La impresora falló. El Z existe. Reimprímalo desde Cuadres.

El cajero se fue sin cerrar su caja. Nadie la cierra solo: queda abierta hasta que una persona cuente el cajón. Quien tenga Cerrar cajas de otros usuarios la cierra desde Caja → Cuadres, con el conteo y un motivo (Cerrar la caja de otro usuario).

¿Qué entra exactamente en el efectivo esperado? Está detallado en Cuadres y comprobante Z.

Se estaba guardando una venta o un recibo de esta caja cuando se cerró. Pasa cuando la caja se cierra en otra pestaña, en otro equipo o desde Cuadres. Lo que ya se estaba guardando termina primero y entra en el Z. Lo que llega mientras se cierra no se guarda en la caja cerrada: la pantalla pide abrir la caja, igual que cuando no hay caja abierta, y el documento no existe. Abra la caja y vuelva a guardarlo; queda en la caja nueva. Así el Z nunca deja por fuera un cobro del turno.

Mensajes y qué hacer

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
Ingrese el efectivo contado. (debajo del campo, que queda en rojo)	Pulsó Cerrar caja con el Efectivo contado vacío. La caja sigue abierta.	Escriba lo que contó; si el cajón está vacío, escriba 0.
«La caja ya está cerrada.»	Su caja ya se había cerrado: en otra pestaña, en otro equipo, desde Cuadres, o en un intento anterior cuya respuesta se perdió. Este cierre no se aplicó.	El diálogo muestra el Z de ese cierre con «La caja ya se había cerrado; este es su comprobante.» (o, si la cerró otra persona, «Marta Gómez ya había cerrado esta caja; este es su comprobante.»). Si no lo muestra, búsquelo en Cuadres.
«La caja ya se había cerrado; este es su comprobante.»	La caja que intentó cerrar ya estaba cerrada: la respuesta del cierre se perdió por la conexión, o la cerraron antes. El cuadre que ve es el que se guardó en ese cierre.	No cierre de nuevo. Imprímalo o véalo con los botones del diálogo y pulse Listo (Si se corta la conexión al cerrar).
«Marta Gómez ya había cerrado esta caja; este es su comprobante.»	Otra persona —quien tiene Cerrar cajas de otros usuarios, desde Caja → Cuadres— cerró su caja antes que usted, con su propio conteo. El cuadre que ve es el de ese cierre, con el contado y el motivo que escribió esa persona.	No cierre de nuevo. Revise el Z con esa persona y avísele si su conteo era otro (Cerrar la caja de otro usuario).
«No se pudo conectar con Facturela. Verifique su conexión a internet e intente de nuevo.», al pulsar Cerrar caja	Su equipo no tiene internet o Facturela no responde: la conexión falló al cerrar. El sistema revisa si la caja quedó cerrada.	Si el diálogo muestra el cuadre con el aviso de la fila anterior, la caja quedó cerrada. Si sigue pidiendo el Efectivo contado, la caja sigue abierta: revise la conexión y pulse Cerrar caja otra vez.
No se pudo imprimir el cuadre Z.	La impresora no respondió. La caja sí quedó cerrada.	Corrija la impresora y reimprima desde Cuadres.
No se pudo imprimir el preliminar del cuadre.	La impresora no respondió al pulsar Imprimir preliminar. La caja sigue abierta.	Corrija la impresora y vuelva a pulsarlo, o use PDF preliminar.
El efectivo esperado es negativo ($ X): según lo registrado salió más efectivo del que entró…	Los gastos, salidas o devoluciones en efectivo del turno suman más que la base y lo que entró. No bloquea.	Revise esos registros antes de cerrar (Si el efectivo esperado sale negativo); si están bien, cierre igual.

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