Manual de usuario — Facturela

Manual de la aplicación de facturación Facturela. Está dirigido al usuario final, al administrador funcional y a quien capacita o da soporte.

Una página por pantalla. Cada página dice para quién es, en qué ruta del menú está, qué permisos exige, los pasos numerados, campo por campo, cada estado, cada mensaje de error y qué hacer con él. Las pocas páginas que explican algo sin pantalla propia —los tipos de recibo, los módulos verticales— lo dicen en su cabecera, con la ruta y el permiso en «ninguno» y el porqué.

Empiece por aquí

Si usted…	Vaya a
Acaba de contratar a alguien y no sabe qué darle a leer	Guías por cargo
Es nuevo y va a usar el sistema	Primeros pasos
Es cajero y quiere ver su turno de principio a fin	Mi día en Facturela
Tiene una duda frecuente (no me deja vender, me faltó plata, la impresora…)	Preguntas frecuentes
Va a poner en marcha una empresa nueva	Puesta en marcha, paso a paso, en la guía del administrador
Necesita una pantalla concreta	El mapa de pantallas, abajo
No ve una opción, o no le deja	Si no veo una opción
Quiere saber qué habilita un permiso	Referencia de permisos

Guías por cargo

Qué permisos necesita, qué debe leer y en qué orden, y su rutina diaria:

Cajero · Vendedor · Analista de cartera · Comprador · Inventario · Empacador de planta · Despachador · Jefe de planta · Mesero · Cocina · Administrador · Gerente o dueño

Mapa de pantallas

Módulo base

Necesito…	Menú	Página
Entrar, moverme, cambiar mi contraseña	barra superior	Primeros pasos · La barra superior · Mi cuenta
Seguir el turno del cajero de punta a punta: entrar, abrir caja, vender, cerrar y reimprimir el Z	—	Mi día en Facturela
Resolver una duda frecuente del mostrador	—	Preguntas frecuentes
Vender	Ventas → Nueva venta · [tipo]	Crear una venta
Entender por qué un cliente está bloqueado	—	Crédito y autorización
Buscar o reimprimir una factura	Ventas → Facturas	Consultar facturas
Anular una venta o recibir mercancía devuelta (nota crédito; deja saldo a favor si la factura ya se pagó)	desde la factura	Notas de venta
Cobrar cartera	Ventas → Recibos	Recibos de caja
Corregir la forma de pago o la referencia de una venta POS o de un recibo, con su caja abierta	ficha de la factura (Reasignar pagos) o del recibo (Reasignar formas de pago)	Consultar facturas · Recibos de caja
Devolverle dinero a un cliente, o aprobar la devolución que registró una cajera	Ventas → Devoluciones de dinero, o Inicio (tarjeta N devoluciones por aprobar → Revisar devoluciones)	Devoluciones de dinero
Pagar una venta o un recibo con el saldo a favor del cliente	casilla Aplicar saldo a favor en la venta o el recibo	Crear una venta · Recibos de caja
Tomar un pedido o imprimir una precuenta	Órdenes	Órdenes y precuentas
Registrar un anticipo de un pedido (antes de la factura)	Órdenes → la orden → Anticipos	Anticipos a una orden
Entender la numeración y la resolución	—	Resoluciones y numeración
Pedirle mercancía a un proveedor antes de que llegue su factura	Órdenes	Órdenes de compra
Pagarle un anticipo a un proveedor sobre un pedido	Órdenes → la orden → Anticipos	Órdenes de compra → Anticipos
Registrar mercancía del proveedor	Compras → Nueva compra · [tipo]	Registrar una compra
Consultar o aprobar compras	Compras → Compras	Consultar y aprobar
Devolver al proveedor o corregir una compra	desde la compra	Notas de compra
Pagar a un proveedor	Compras → Egresos	Egresos
Recibir el dinero que un proveedor le devuelve a la empresa (su saldo a favor)	Compras → Reintegros de proveedores, o Nuevo reintegro desde la compra, la nota o el tercero	Reintegros de proveedores
Descontar de un pago el saldo a favor que un proveedor le debe a la empresa	casilla Aplicar saldo a favor en Compras → Egresos → Nuevo egreso	Egresos → Aplicar saldo a favor del proveedor
Corregir la forma de pago o la referencia de un egreso, con su caja abierta	ficha del egreso (Reasignar formas de pago)	Egresos → Reasignar formas de pago
Abrir mi caja	chip Caja cerrada de la barra superior, o Inicio → Abrir caja	Abrir caja
Entrada o salida de efectivo	Caja → Efectivo	Movimientos de efectivo
Registrar un gasto	Caja → Gastos	Gastos
Corregir un gasto que sí se pagó pero quedó mal registrado	Caja → Gastos, ⋮ → Corregir	Corregir un gasto mal registrado
Cerrar mi caja	chip Caja abierta de la barra superior, o Inicio → Cerrar caja	Cerrar caja
Revisar las cajas del día	Caja → Cuadres	Cuadres y comprobante Z
Volver a ver o reimprimir su propio Z	Caja → Cuadres (Mis cuadres de caja)	Imprimir el Z
Explicar el faltante de una caja ya cerrada	Ventas → Devoluciones de dinero → Nueva devolución → Una caja ya cerrada	Ajustes posteriores al cierre
Anular o corregir un documento de una caja ya cerrada que cambia su efectivo	Anular (o ⋮ → Corregir en un gasto), con Ajustar cajas cerradas	Quién puede ajustar una caja cerrada
Ver existencias y costos	Inventario → Stock	Stock y costos
Saber qué cambia el costo promedio y el último costo de un producto, y qué no	Guía; los costos se ven en Inventario → Stock	Qué cambia el costo
Auditar el saldo de un producto	Stock → [producto]	Kardex
Ajustar por conteo físico, o solo verificarlo	Inventario → Conteos de inventario	Conteos de inventario
Revisar y aplicar, devolver o anular un conteo por revisar	Inicio (tarjeta N conteos por revisar → Revisar conteos), o Inventario → Conteos de inventario → [conteo]	Revisar y aplicar
Corregir y reenviar un conteo devuelto	Inventario → Conteos de inventario → [conteo] → Corregir y reenviar	Corregir un devuelto
Imprimir la hoja de conteo para contar en papel, o bajarla en Excel	Inventario → Conteos de inventario → Imprimir hoja en blanco, o Nuevo conteo → Imprimir hoja / Hoja en Excel	Imprimir la hoja
Contar leyendo las etiquetas con un lector de códigos de barras	Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo → Usar lector	Contar con lector
Traer el conteo —o el inventario inicial con su costo— desde Excel o CSV	Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo → Importar desde Excel	Importar el conteo desde Excel
Cargar el inventario con el que arranca la empresa, con su costo (cierre de apertura)	Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo, tipo Cierre	El inventario inicial
Sacar del inventario lo dañado, vencido, consumido en el negocio o regalado, o meter mercancía que llegó sin compra	Inventario → Bajas e ingresos → Nueva baja / Nuevo ingreso	Bajas e ingresos de inventario
Aprobar, rechazar o anular una baja o un ingreso	Inicio (tarjeta N bajas e ingresos por aprobar → Revisar bajas e ingresos), o Inventario → Bajas e ingresos → [documento]	Aprobar
Saber cuánto se dañó, se venció, se consumió o se regaló, por motivo	Reportes → Reportes PDF / Excel, grupo Inventario, Bajas e ingresos de inventario	Catálogo de reportes
Sacar un informe	Reportes → Reportes PDF / Excel	Cómo usar los reportes · Catálogo (60 reportes)
Saber cuánto dinero entró y conciliarlo con los cierres Z	Reportes → Reportes PDF / Excel, grupo Caja, Recaudo por fecha	Dinero recibido y saldos aplicados
Revisar lo que se anuló en las cajas y el ajuste que dejó	Reportes → Reportes PDF / Excel, grupo Caja, Documentos de caja anulados	Documentos de caja anulados · Anulado después del cierre
Saber si hay facturas que la DIAN no ha aceptado	Inicio (tarjeta ámbar)	El aviso de Inicio
Corregir envíos a la DIAN	Reportes → Electrónica	Electrónica pendiente
Saber si la empresa está dando plata	Gerencia → Balance	Balance · ¿Mi empresa da plata?
Comparar contra el mes pasado y contra el año pasado	Gerencia → Desempeño	Desempeño
Elegir y ordenar indicadores personales	Gerencia → Tableros → Mi tablero	Mi tablero
Consultar utilidad aplicada y estimada	Gerencia → Tableros → Resultados	Resultados
Seguir ventas y comparaciones	Gerencia → Tableros → Ventas	Ventas
Revisar cartera y próximos cobros	Gerencia → Tableros → Cartera	Cartera
Revisar compras y deuda a proveedores	Gerencia → Tableros → Compras y proveedores	Compras y proveedores
Revisar recaudo, caja y gastos	Gerencia → Tableros → Caja y gastos	Caja y gastos
Consultar el valor y controles de existencias	Gerencia → Tableros → Inventario	Inventario
Revisar pendientes y rechazos electrónicos	Gerencia → Tableros → Electrónica y control	Electrónica y control
Mantener clientes y proveedores	Catálogo → Terceros	Terceros
Mantener el catálogo	Catálogo	Productos · Unidades · Impuestos · Vendedores · Métodos de pago · Impresoras
Crear, renombrar, desactivar o reactivar las categorías del catálogo	Catálogo → Categorías	Categorías
Crear las subcategorías de cada categoría, moverlas o reactivarlas	Catálogo → Subcategorías	Subcategorías
Ver todo lo de un producto: datos, precios, existencias e historial	Catálogo → Productos → Ver detalle	Ficha de producto
Cargar o actualizar muchos productos desde Excel	Catálogo → Productos → Importar	Importar productos desde Excel
Cargar muchos clientes y proveedores desde Excel, con sus sucursales	Catálogo → Terceros → Importar	Importar terceros desde Excel
Crear una tarifa de impoconsumo (INC)	Catálogo → Impuestos, Tipo Impuesto al consumo (INC)	El impoconsumo
Configurar la comisión de un medio de pago	Catálogo → Métodos de pago	Métodos de pago
Programar promociones	Catálogo → Descuentos	Promociones y descuentos automáticos
Editar los precios de una lista	Operaciones → Cambio de precios	Cambio de precios
Poner en marcha una empresa nueva, de los datos del RUT al primer documento aceptado por la DIAN	—	Puesta en marcha
Configurar la empresa	Configuración → Empresa	Configuración de empresa
Numeración y resoluciones	Configuración → Tipos de documento · Configuración → Resoluciones	Tipos de documento · Resoluciones
Precios por cliente	Configuración → Listas de precios	Listas de precios
Definir los tipos de orden (prefijo y documento al que se convierten)	Configuración → Tipos de orden	Tipos de orden
Definir los conceptos de gasto	Configuración → Tipos de gasto	Tipos de gasto
Entender de dónde sale un tipo de recibo	sin pantalla: nace con su tipo de documento	Tipos de recibo
Usuarios y accesos	Configuración → Usuarios · Configuración → Roles y permisos	Usuarios · Roles y permisos
Configurar la conexión con la DIAN	Configuración → Facturación electrónica	Facturación electrónica
Activar un módulo vertical	sin pantalla: lo activa soporte	Módulos verticales
Saber quién cambió qué	Configuración → Auditoría	Auditoría

Módulo Carnicería

Necesito…	Página
Entender el módulo	Cómo funciona Carnicería
Registrar las básculas	Básculas
Vender pesando	Vender con báscula
Controlar mermas	Tiquetes sin facturar
Rescatar una báscula que se reinició y repite tiquetes	Tiquetes sin facturar → ¿La báscula se reinició a mitad de día?
Convertir un producto en otro	Transformaciones
Costear un desposte	Liquidaciones PV
Saber en qué producto se gana y en cuál no	Rentabilidad por categoría
Seguir indicadores de carnicería	Tablero de Carnicería
Ajustar el escáner y sus reglas	Configuración del módulo

Módulo Planta de beneficio

Necesito…	Página
Entender el recorrido completo	Cómo funciona la planta
Dar de alta el producto que entra	Lotes
Entender una fecha de vencimiento	La fecha de vencimiento
Auditar una etiqueta impresa	Qué dice la etiqueta
Agendar el corte	Programaciones
Pesar la recepción	Peso planta
Pasar animales a la sala de corte	Traslados a desposte
Empacar canastas	Empaque
Etiquetar piezas	Etiqueta interna
Ver, dividir, anular, decomisar o reimprimir canastas, o consultar la ficha de una	Inventario de planta
Cargar un camión	Despachos
Corregir un despacho antes de facturarlo (agregar o quitar canastas, placa, temperaturas)	Editar despacho
Facturar lo que salió en el camión	Facturar un despacho
Recibir devoluciones	Reingresos
Costear la programación	Liquidaciones
Configurar la planta	Configuración de planta
Seguir indicadores de planta	Tablero de Planta
Sacar informes de planta	Reportes de planta

Módulo Nube de pedidos

Necesito…	Página
Entender el módulo	Cómo funciona la Nube de pedidos
Conectar la empresa y sus sucursales con la nube	Configurar la nube
Ver qué publicó la planta y falta por recoger	Pendientes en la nube
Ver qué se publicó en la nube y qué fue rechazado	Subidas a la nube
Ver qué le pidieron a la planta	Pedidos de los puntos de venta
Leer los avisos que manda la planta	Los avisos de la planta
Bajar ya el producto que la planta acaba de crear, desde el mostrador	Sincronizar el catálogo
Seguir las subidas, actualizaciones y anulaciones rechazadas de la nube en Gerencia → Tableros → Integraciones	Integraciones

Módulo Contabilidad

Necesito…	Página
Entender el módulo y de dónde vienen las cuentas	Cómo funciona el módulo Contabilidad
Ver qué cuentas llegaron y qué falta	Cuentas contables
Exportar el mes para el contador	Interfaz contable
Seguir los bloqueos contables en Gerencia → Tableros → Integraciones	Integraciones

Módulo Restaurante

Necesito…	Página
Entender el módulo	Cómo funciona Restaurante
Configurar mesas, áreas y estaciones	Configuración
Atender el salón	Atender mesas
Armar y mandar el pedido	Enviar a cocina
Cobrar una cuenta	Cobrar
Pedidos para llevar y de mostrador	Para llevar
Trabajar en cocina	Cocina
Montar el llamador de turnos	Turnos
Costear un plato	Recetas y costos
Informes del restaurante	Reportes
Seguir indicadores de restaurante	Tablero de Restaurante
Resolver un mensaje	Preguntas y mensajes

Referencia

• Referencia de permisos: qué habilita cada permiso.
• Glosario y estados: qué significa cada término y cada estado.
• Mensajes y errores: qué significa cada mensaje, qué hacer, cómo corregir y qué enviar a soporte.
• Ejemplo: compra a crédito, pago, venta a crédito y cobro: un ciclo con un producto nuevo, para capacitar o verificar una instalación.
• Preguntas frecuentes: las dudas que más se repiten, con su respuesta corta.

Cómo está escrito este manual

• Los nombres de menús, campos y botones son los que muestra la pantalla.
• Cómo leerlo: en negrita, un botón, un menú o un campo; en cursiva, un permiso —con el nombre que tiene en Configuración → Roles y permisos— o una opción que se elige de una lista; «→», el camino en el menú (Caja → Cuadres: menú Caja, opción Cuadres); entre «», el texto que muestra la pantalla; ⋮, el menú de acciones al final de cada fila.
• Pulse una captura para verla en grande.
• Si una opción no aparece, normalmente falta un permiso o una configuración activa: Si no veo una opción.
• Las secciones de los módulos verticales solo aplican en empresas donde el módulo está activo.

Principios de seguridad y auditoría

• Cada empresa entra por su propia dirección web y solo ve sus datos.
• La sesión y los permisos pertenecen a esa empresa.
• El menú oculta lo que no se puede usar, pero el sistema revisa cada acción: sin permiso, no se guarda.
• Si una pantalla tarda, no pulse Guardar otra vez: el sistema no duplica el documento (Si pulsa Guardar dos veces).
• Los documentos numerados no se borran: se anulan o se corrigen con notas.
• El envío a la DIAN, la impresión y la subida a la nube pueden tardar unos minutos después de guardar. Que fallen no significa que el documento no exista: quedó guardado.