2. Operación diaria

2.1 Reglas comunes de documentos

• Use fechas en formato calendario. El vencimiento/entrega no puede ser anterior a la emisión.
• Seleccione registros activos: tercero/sucursal, producto, método de pago, vendedor y tipo documental.
• Todo documento debe tener al menos una línea y total mayor que cero.
• Cantidad y precio/costo deben ser válidos; el descuento permitido está entre 0 % y 100 %.
• El total se recalcula en el servidor. Si no coincide con la vista previa, la operación se rechaza para impedir documentos alterados o desactualizados.
• No repita la acción mientras se procesa. Si el navegador reintenta la misma creación, el sistema usa una clave de idempotencia para evitar duplicados.

2.2 Crear una venta

Ruta: Ventas → [tipo de documento]. Requiere create-invoices.

Encabezado

1. Seleccione cliente y sucursal.
2. Indique fecha de emisión.
3. En factura de crédito, indique vencimiento.
4. Seleccione vendedor si aplica.
5. Opcionalmente vincule una orden escribiendo su código (por ejemplo MES7) y presionando Enter. Borrar el código desvincula la orden.

El tipo documental viene dado por la opción de menú y no debe cambiarse dentro de la venta.

Agregar productos

1. En el buscador escriba código o nombre.
2. Seleccione el producto.
3. Ajuste cantidad, precio y descuento de la línea.
4. Repita para todos los productos.
5. Use quitar para eliminar una línea incorrecta.

Solo aparecen productos activos. El IVA proviene del producto. Los productos que manejan inventario generan salida de stock al guardar; los no inventariables no. En productos pesables se admiten cantidades decimales conforme a su unidad.

Precios y descuentos

El sistema resuelve el precio según la lista aplicable al cliente/sucursal y, en su ausencia, la lista predeterminada activa. La pantalla muestra precios con IVA incluido.

• El usuario normal no puede guardar un precio inferior al resuelto.
• override-sale-prices permite modificar el precio de venta.
• El descuento por línea debe estar entre 0 y 100.
• El descuento global no puede ser negativo.
• Cambiar cliente puede cambiar la lista y recalcular los precios.

Pago

Seleccione un método o agregue varias líneas para pago mixto.

En POS:

• el pago debe cubrir el total;
• Exacto, $20.000, $50.000 y $100.000 son accesos rápidos;
• el método marcado como efectivo absorbe el cambio;
• el dinero recibido puede ser mayor al aplicado, pero no menor al total.

En factura a crédito:

• el pago inicial es opcional;
• si se paga el total, se crea automáticamente un recibo;
• el saldo pendiente queda en cartera.

Agregue observaciones si son necesarias.

Confirmar

Revise subtotal, descuentos, IVA y total. Seleccione Guardar/Confirmar (F10). El sistema asigna el siguiente número de manera bloqueada para evitar duplicados. Al finalizar ofrece el número, vista previa/impresión y nueva operación.

Atajos:

Tecla	Acción
F2	Enfocar cliente/proveedor
F4	Enfocar búsqueda de producto
F10	Guardar si el formulario es válido
Esc	Cancelar/salir; pide confirmación si hay datos

2.3 Crédito y autorización de supervisor

Antes de una venta a crédito se revisan cupo, cartera usada, vencidos y bloqueo manual.

Si el crédito está bloqueado, la pantalla explica la causa. Cuando la política lo permite, un supervisor puede autorizar ingresando su contraseña en el diálogo de override. La contraseña se valida en el servidor y la excepción queda ligada a la operación; no cambia permanentemente el cupo del tercero.

2.4 Resoluciones y facturación electrónica

Un documento que requiere resolución solo puede emitirse si existe una resolución activa:

• asociada al tipo documental;
• dentro de sus fechas de vigencia;
• con numeración disponible entre número inicial y final.

Si no existe, la venta se detiene y la pantalla permite ir a Configuración → Resoluciones.

Para un documento electrónico, el guardado interno y el envío son etapas distintas. Estados habituales:

• Pendiente: creado, esperando envío.
• Procesando/enviado: existe un intento hacia el proveedor.
• Aceptado: validado electrónicamente; puede mostrar CUFE.
• Rechazado/error: requiere revisar el detalle y reintentar.
• No aplica: documento no electrónico.

Ruta de seguimiento: Reportes → Electrónica. Requiere retry-einvoicing. Use Reintentar solo después de corregir configuración o causa del rechazo. Reintentar no crea otra factura.

2.5 Consultar facturas

Ruta: Ventas → Facturas.

Puede filtrar por tipo, estado, número, rango de fechas y cliente/sucursal. Abra una fila para ver:

• tipo, emisión, vencimiento, total y saldo;
• líneas e impuestos;
• pagos de la venta;
• notas crédito/débito;
• recibos aplicados;
• estado electrónico, CUFE e intentos de envío.

Acciones disponibles según estado y permiso:

• Ver tiquete: vista sin hardware.
• Reimprimir: requiere reprint-invoices.
• Nota crédito/débito: requiere create-notes.
• Registrar pago: abre Recibos para la factura con saldo.
• Reintentar electrónica: requiere retry-einvoicing.

2.6 Notas de venta

Desde una factura seleccione Nota crédito para disminuirla o Nota débito para aumentarla.

1. Seleccione el tipo documental de nota.
2. Indique fecha y motivo/observaciones.
3. Agregue las líneas y valores que se corrigen.
4. Revise el total y guarde.

Reglas:

• la factura origen debe existir y admitir la nota;
• la nota debe corresponder a la naturaleza correcta y a su documento padre;
• una nota crédito no puede exceder lo disponible del documento origen;
• una nota de productos inventariables genera el movimiento de stock inverso que corresponda;
• la nota queda asociada y visible, no modifica silenciosamente las líneas originales;
• para facturación electrónica, la nota sigue su propio ciclo de envío.

2.7 Recibos de caja y cartera

Ruta: Ventas → Recibos. Crear requiere create-receipts.

1. Seleccione Nuevo recibo.
2. Elija tipo de recibo activo y fecha.
3. Seleccione cliente/sucursal.
4. Marque una o más facturas con saldo.
5. Digite el monto total, mayor que cero.
6. Agregue uno o más métodos de pago. La suma debe cuadrar con el recibo, considerando el ajuste.
7. Si usa ajuste, escriba monto y explicación.
8. Guarde.

Las asignaciones se aplican FIFO: primero a la deuda elegible más antigua, hasta agotar el monto. Una factura no puede repetirse y debe pertenecer a la misma sucursal. El detalle muestra pagos y asignaciones por factura.

Para anular use Anular y confirme; requiere void-receipts. Se liberan las asignaciones y se restauran los saldos, conservando el recibo anulado. Puede previsualizar o imprimir el comprobante.

2.8 Órdenes y precuentas

Ruta: Órdenes. Crear requiere create-orders.

Nueva orden

1. Seleccione tipo de orden.
2. Según el lado configurado, seleccione cliente o proveedor y sucursal.
3. Indique fecha y entrega (no anterior a la fecha).
4. Agregue productos, cantidades, precios y descuentos.
5. Escriba observaciones.
6. Guarde con F10 o el botón.

El sistema genera un código usando el prefijo y secuencia del tipo.

Estados y acciones

• Abierta: permite edición, impresión de precuenta y conversión.
• Facturada: fue convertida; queda de solo lectura y muestra el documento.
• Cancelada: queda de solo lectura.

Puede buscar por pestaña de estado, tipo, código/número, fechas y tercero. Imprimir precuenta no factura ni mueve inventario. Convertir lleva los datos a una venta o compra según el tipo; al guardar el documento, la orden pasa a facturada. Cancelar requiere cancel-orders y confirmación.

Una orden facturada/cancelada no se edita ni convierte otra vez.

2.9 Compras

Ruta: Compras → [tipo activo]. Requiere create-purchases.

1. Seleccione proveedor/sucursal.
2. Opcionalmente vincule una orden de compra.
3. Indique emisión y vencimiento.
4. Registre factura del proveedor y número de despacho, si aplica.
5. Agregue productos con cantidad, costo unitario y descuento.
6. Opcionalmente agregue pagos al proveedor.
7. Escriba observaciones y guarde.

Reglas:

• cantidad y costo deben ser mayores que cero;
• el despacho debe ser único entre compras no anuladas;
• el total esperado debe coincidir con el calculado;
• la compra de productos inventariables aumenta stock y actualiza costo promedio cuando queda aplicada;
• un pago incluido puede crear automáticamente el egreso correspondiente;
• una compra puede quedar pendiente de aprobación según la configuración.

Aprobación

En una compra pendiente, usuarios con approve-purchases pueden Aprobar o Rechazar. La decisión cambia la capacidad de aplicar sus efectos y queda visible. No confunda rechazo de aprobación con anulación.

Notas de compra

Desde el detalle, use Nota crédito o Nota débito. La nota se relaciona con la compra y ajusta saldo, costo/stock según su naturaleza. Requiere create-notes; no puede exceder los valores disponibles del origen.

2.10 Egresos y cuentas por pagar

Ruta: Compras → Egresos. Crear requiere create-disbursements.

1. Seleccione tipo de egreso y fecha.
2. Seleccione proveedor/sucursal.
3. Marque compras por pagar e indique cuánto abonar a cada una.
4. Agregue uno o varios métodos de pago.
5. Si hay un ajuste, registre monto y nota.
6. Verifique que pagos, abonos y ajuste cuadren.
7. Guarde.

Cada compra solo puede aparecer una vez y el abono no puede superar su saldo. Los valores deben ser mayores que cero. El detalle muestra pagos y asignaciones.

Para anular requiere void-disbursements. La anulación restaura saldos y revierte el efecto de caja, conservando el comprobante. Use vista previa antes de imprimir.

2.11 Stock y kardex

Ruta: Inventario → Stock.

La lista presenta productos, unidades totales, valor del inventario y cantidad con saldo negativo. Filtre por código/nombre, categoría y subcategoría. Abra un producto para ver:

• cantidad actual;
• costo promedio;
• último costo;
• valor;
• movimientos por fecha y motivo.

Un producto sin control de stock se identifica expresamente y no tiene kardex operativo. El stock negativo se permite para conservar continuidad operativa, pero debe investigarse y corregirse mediante documentos o conteo, no editando el saldo directamente.

Motivos habituales: compra, venta, nota, anulación y ajuste de inventario.

2.12 Cierre o conteo de inventario

Ruta: Inventario → Cierres de inventario. Crear/aplicar requiere manage-inventory-counts.

1. Seleccione Nuevo cierre.
2. Indique fecha y notas.
3. Filtre y cuente físicamente cada producto.
4. Digite cantidad contada (cero o mayor).
5. Revise diferencia y varianza estimada.
6. Guarde/aplique.

Cada producto solo puede incluirse una vez. Al aplicar, el sistema registra la cantidad del sistema, la contada, diferencia, costo promedio y valor, y genera movimientos de ajuste. No modifica costos por sí solo.

El detalle incluye el informe de merma: apertura + compras − ventas ± notas y ajustes = teórico; la diferencia frente a contado es merma/sobrante. El acta se puede obtener en Reportes.