3. Catálogos y configuración

3.1 Patrón general de mantenimiento

Las pantallas maestras usan estas acciones:

1. Nuevo: abre un formulario vacío.
2. Editar: cambia datos del registro seleccionado.
3. Activar/Desactivar: controla su uso futuro sin borrar historia.
4. Guardar/Cancelar: confirma o descarta el formulario.

Los nombres/códigos que el servidor declara únicos no pueden repetirse. Si un registro ya fue usado, desactívelo en lugar de intentar eliminarlo.

manage-catalog concede el conjunto completo de catálogos; también existen permisos granulares manage-*.

3.2 Terceros y sucursales

Ruta: Catálogo → Terceros. Requiere manage-parties.

Registre:

• nombre e identificación;
• dirección, teléfono y correo electrónico;
• correo de facturación electrónica;
• roles cliente/proveedor;
• datos de crédito: cupo, plazo, días de gracia y bloqueo según política;
• una o más sucursales.

Una sucursal es el punto operativo usado en ventas, compras, cartera y pagos. Mantenga su dirección y contacto actualizados. Desactivar el tercero o sucursal impide nuevas operaciones, pero conserva documentos anteriores.

El detalle muestra crédito:

• Cupo: límite configurado.
• Usado: saldo de cartera.
• Disponible: cupo menos usado.
• Bloqueado: bloqueo manual o por política.
• Vencidas: facturas que superaron su vencimiento.

Días de gracia. El campo del tercero puede dejarse vacío: en ese caso se aplican los días de gracia definidos para toda la empresa (ver 3.19 Configuración de empresa). Si escribe un valor —incluido 0—, ese valor manda sobre el de la empresa para ese tercero. El detalle muestra siempre el valor efectivo que se está aplicando.

3.3 Productos

Ruta: Catálogo → Productos. Requiere manage-products.

Campos principales:

• código único y nombre;
• unidad activa;
• impuesto activo;
• categoría y subcategoría coherentes;
• precio con IVA incluido;
• Maneja inventario;
• producto padre para consolidación/rollup.

El producto padre no debe crear ciclos. Solo marque inventario cuando se deba llevar saldo y kardex. Cambiar esta condición en un producto con historia debe coordinarse con administración.

El editor de precios permite mantener valores por lista. Los precios deben ser positivos y se guardan con precisión monetaria.

3.4 Categorías y subcategorías

• Categorías: nombre y estado; permiso manage-categories.
• Subcategorías: nombre, categoría padre y estado; permiso manage-subcategories.

Una subcategoría debe pertenecer a una categoría activa al crearla. Se usan para filtrar stock y segmentar reportes.

3.5 Unidades

Ruta: Catálogo → Unidades. Permiso manage-units.

Configure nombre, abreviatura, abreviatura POS y código DIAN/Soenac. La abreviatura POS debe ser corta y reconocible. El código electrónico debe coincidir con el catálogo del proveedor.

3.6 Impuestos

Ruta: Catálogo → Impuestos. Permiso manage-tax-rates.

Configure nombre, tarifa porcentual y Excluida de IVA. Una tarifa se aplica a los productos nuevos que la referencien. No reutilice una tarifa histórica para otro porcentaje: cree una nueva y desactive la anterior.

3.7 Vendedores

Ruta: Catálogo → Vendedores. Permiso manage-sellers.

Configure nombre y estado. Se puede seleccionar en ventas y usar en informes de ventas/descuentos.

3.8 Métodos de pago

Ruta: Catálogo → Métodos de pago. Permiso manage-payment-methods.

Campos:

• nombre;
• código DIAN/Soenac;
• Es efectivo (absorbe el cambio).

La marca de efectivo determina qué pagos afectan el cuadre físico y cuál puede recibir cambio en POS. Configure con cuidado: marcar transferencia como efectivo alteraría el esperado de caja.

3.9 Tipos de recibo

Ruta: Catálogo → Tipos de recibo. Permiso manage-receipt-types.

Configure nombre y número inicial. La secuencia avanza al guardar cada recibo. No reduzca la numeración en producción.

3.10 Impresoras

Ruta: Catálogo → Impresoras. Permiso manage-printers.

Configure:

• nombre;
• controlador: red, recurso Windows/SMB, log o nulo según instalación;
• URI, obligatoria para controladores que conectan hardware;
• estado.

La impresora se asigna al usuario. Ver tiquete funciona sin hardware; Imprimir requiere asignación, impresora activa, URI alcanzable y servicio de impresión. Un fallo de impresión no elimina el documento: corrija la impresora y reimprima.

3.11 Cambio masivo de precios

Ruta: Catálogo → Cambio de precios. Permiso manage-product-prices.

1. Seleccione lista.
2. Busque por código, nombre o código externo.
3. Active Incluir sin precio si necesita completar faltantes.
4. Edite los valores.
5. Guarde los cambios.

Un campo Sin precio significa que esa lista no tiene valor explícito para el producto. Compruebe la lista predeterminada y la asignación del cliente antes de vender.

3.12 Listas de precios

Ruta: Configuración → Listas de precios. Permiso manage-price-lists.

Acciones:

• crear nombre y estado;
• editar;
• activar/desactivar;
• duplicar con otro nombre;
• hacer predeterminada;
• eliminar solo cuando no está protegida por uso/reglas.

Debe existir una única lista predeterminada efectiva. Duplicar copia los ítems y permite preparar una temporada sin alterar la lista vigente. Una lista predeterminada o en uso no debe eliminarse; desactívela después de migrar asignaciones.

3.13 Tipos de documento

Ruta: Configuración → Tipos de documento. Requiere manage-documents-config.

Campos relevantes:

• código y nombre;
• naturaleza (POS, factura, nota, compra, etc.);
• nombre alterno;
• formato de impresión;
• número inicial;
• requiere resolución;
• electrónico;
• resolución;
• identificadores de documento/resolución Soenac;
• documento padre para notas.

La naturaleza decide en qué menú aparece y qué reglas ejecuta. No cambie la naturaleza de un tipo ya utilizado. Una nota debe tener padre compatible. Si es electrónico, complete identificadores del proveedor. Active solo cuando toda la configuración esté lista.

La acción de desactivar puede bloquearse si existen documentos pendientes que dependen del tipo. Revise pendientes antes de confirmar.

3.14 Resoluciones

Ruta: Configuración → Resoluciones. Permiso manage-documents-config.

Configure:

• número DIAN y prefijo;
• rango inicial/final;
• fecha de expedición y vencimiento;
• clave técnica;
• ID de resolución Soenac;
• estado.

Reglas operativas:

• inicial no puede superar final;
• las fechas deben representar la vigencia autorizada;
• el consecutivo no puede salir del rango;
• el prefijo forma parte del número visible;
• no active resoluciones superpuestas para el mismo uso sin una decisión administrativa clara.

Nunca reinicie una secuencia ya consumida. Al vencer o agotarse, cree/active la nueva resolución y actualice el tipo documental.

3.15 Tipos de orden

Ruta: Configuración → Tipos de orden. Permiso manage-order-types.

Configure nombre, prefijo, lado (venta/compra), número inicial y tipo documental de conversión. El lado decide si solicita cliente o proveedor. El tipo documental decide a qué operación se convierte.

No cambie prefijo/lado de un tipo con órdenes históricas; cree otro tipo.

3.16 Tipos de gasto

Ruta: Configuración → Tipos de gasto. Permiso manage-expense-types.

Configure nombre, naturaleza, Mostrar documento y Pago en punto. Estas banderas gobiernan la captura y presentación del gasto. Desactive tipos obsoletos para que no se usen en nuevos registros.

3.17 Usuarios

Ruta: Configuración → Usuarios. Requiere manage-users.

Crear o editar

1. Registre nombre y correo único.
2. Seleccione un rol.
3. Asigne impresora si debe imprimir.
4. Al crear, escriba contraseña y confirmación.
5. Guarde.

Puede buscar por nombre/email y filtrar activos/inactivos. Desactivar revoca la capacidad de iniciar sesión; la historia conserva el usuario autor. El usuario creado deberá reemplazar esa contraseña la primera vez que ingrese.

Restablecer contraseña

1. Seleccione Contraseña en la fila del usuario.
2. Confirme Generar.
3. Copie la contraseña temporal, que se muestra una sola vez.
4. Entréguela por un canal seguro.

Las sesiones existentes del usuario se revocan. El sistema protege al último administrador activo: no puede desactivarse ni degradarse si dejaría la empresa sin administración. Al volver a entrar, el usuario debe cambiar obligatoriamente la contraseña temporal antes de acceder al sistema.

3.18 Roles y permisos

Ruta: Configuración → Roles y permisos. Requiere manage-roles.

1. Cree o seleccione un rol.
2. Abra permisos.
3. Marque únicamente las capacidades necesarias.
4. Guarde.

Los roles de sistema están protegidos contra renombrado/eliminación según el caso. Un rol asignado a usuarios no debe eliminarse hasta reasignarlos. Mantenga separación de funciones: creación y anulación/aprobación deberían asignarse solo cuando el cargo lo requiere.

3.19 Configuración de empresa

Ruta: Configuración → Empresa. Requiere manage-company-settings.

Aquí se administran los datos de la empresa y las reglas generales de operación. Los datos de identificación (nombre, razón social, NIT y dígito de verificación, dirección, teléfono y correo) son los que aparecen en tiquetes, reportes y documentos, así que manténgalos exactos. También se definen la sucursal por defecto del POS, el producto de bolsa plástica y la tarifa de IVA excluido; solo pueden seleccionarse elementos activos.

Reglas de crédito

Opción	Qué hace
Aplicar política de crédito	Si está activa, el sistema valida bloqueo, mora y cupo antes de facturar a crédito. Si se desactiva, no se valida nada.
Días de gracia por defecto	Días adicionales al vencimiento antes de considerar una factura en mora. Se aplica a los terceros que no tengan días de gracia propios (campo vacío en el tercero).
Bloquear crédito a clientes sin cupo	Cambia el significado de un cupo en 0. Con la opción desactivada (comportamiento histórico), cupo 0 significa "sin tope" y se puede facturar a crédito sin límite. Con la opción activada, un cliente con cupo 0 no puede comprar a crédito hasta que se le asigne un cupo.
Contraseña de supervisor	Clave que autoriza excepciones. Se escribe pero nunca se muestra: la pantalla solo indica si hay una configurada. Para cambiarla, escriba la nueva y guarde.

Cuando el sistema niega una venta a crédito indica el motivo: cliente bloqueado, facturas vencidas, cupo superado o cliente sin cupo asignado. En todos los casos, un supervisor puede autorizar la venta ingresando la contraseña de supervisor.

Otras opciones

Opción	Qué hace
Nota crédito por el total	Exige que las notas crédito igualen el total de la factura padre.
Mostrar número de despacho en compras	Muestra u oculta el campo Remisión / despacho del proveedor en el formulario de compras. Viene desactivado; actívelo solo si su operación registra ese dato.
Usar la lista predeterminada si falta un precio	Cuando una sucursal usa una lista especial y un producto no está incluido, permite tomar su precio de la lista predeterminada.

Los cambios aplican de inmediato para todos los usuarios. Las credenciales de facturación electrónica (DIAN) y de la nube no se administran desde esta pantalla.