Métodos de pago

Para quién: el administrador que configura con qué se cobra y se paga. Ruta: Catálogo → Métodos de pago Permiso: Gestionar métodos de pago (también la abre Gestionar maestros del catálogo (sin precios ni descuentos)). Requisitos: ninguno. Una empresa nueva ya trae Efectivo, Tarjeta y Transferencia.

El buscador y el filtro Estado están en una tarjeta sobre la tabla; Nuevo aparece junto al título. Nombre, Efectivo y Estado ordenan la lista con un clic. La columna Medio de pago DIAN muestra, en cada fila, el código y el nombre del medio (10 · Efectivo); Sin código en gris si el método no tiene, y en rojo «N · no válido» si tiene un código que no está en la lista: con ese método no se emite ningún documento electrónico hasta corregirlo.

Crear o corregir un método de pago

1. Pulse Nuevo (o, en la fila del método, ⋮ → Editar).
2. Escriba el Nombre.
3. En Medio de pago DIAN, escriba parte del código o del nombre (48, débito, consignación) y elija de la lista. Si el método no se va a usar en documentos electrónicos, puede dejar Sin código (no sirve para facturación electrónica).
4. Complete Comisión (%) y Es efectivo (absorbe el cambio) si aplican.
5. Pulse Guardar. Sale «Método de pago creado.» (al editar, «Cambios guardados.») y la ventana se cierra.
6. Compruébelo: el método aparece en la lista con su Medio de pago DIAN y estado Activo, y la pantalla de cobro de una venta nueva lo ofrece.

Campos:

Campo	Obligatorio	Qué es y cómo llenarlo
Nombre	Sí	Como lo verá el cajero en la pantalla de cobro ("Efectivo", "Datáfono", "Nequi").
Medio de pago DIAN	En la práctica, sí	El medio de pago con que viaja esa forma de pago en toda factura electrónica —venta POS y factura de venta— y en el documento soporte de compras. Se elige de la lista, que muestra el código de la DIAN y su nombre. Vienen creados: Efectivo (10 · Efectivo), Tarjeta (48 · Tarjeta Crédito) y Transferencia (47 · Transferencia Débito Bancaria). La tarjeta débito es 49 · Tarjeta Débito: si cobra con las dos, cree un método para cada una. Para Nequi, Daviplata o una transferencia, elija el medio de transferencia que corresponda; ante la duda, pregúntele a su contador.
Comisión (%)	—	Lo que el banco o la pasarela le cobra por lo que reciba con ese medio: un datáfono suele cobrar entre 2 % y 3 %, y el efectivo y las transferencias normalmente 0. Admite decimales, con coma o con punto (2,5); el campo los muestra con coma. Déjelo vacío si ese medio no le cuesta nada.
Es efectivo (absorbe el cambio)	—	Ver abajo.

Sin medio de pago DIAN no se puede facturar electrónicamente

Un método Sin código —o con un código que no está en la lista— no sirve para pagar un documento electrónico: la venta o la compra se rechaza con el aviso «La forma de pago «…» no tiene un medio de pago DIAN válido. Corríjalo en Catálogo → Métodos de pago.», que nombra el método. El método sigue sirviendo para documentos no electrónicos, pero si va a usarlo en documentos electrónicos —ventas de un tipo de documento marcado Electrónico o compras con documento soporte—, elíjale su medio. Lo que cuenta es esa marca, no la resolución: una venta de un tipo con resolución DIAN que no es electrónico acepta el método sin código.

El rechazo ocurre al guardar, antes de emitir: el documento no se guarda, no consume número y no llega a la DIAN. Aplica igual a la venta POS electrónica, a la factura de venta electrónica y a la compra con documento soporte que se pagan (total o parcialmente) al crearlas (Crear compra) o que traen anticipos de una orden (ver abajo). Una venta que no es electrónica —por ejemplo una remisión— sí acepta el método sin código. Para seguir, cobre con otra forma de pago o elíjale su medio a esta y vuelva a guardar.

Qué medio declara cada documento

• Venta POS: el de cada forma de pago con que se cobró.
• Factura de venta: el de las formas de pago con que se cobró al crearla (y el de los anticipos de la orden, si la factura viene de una). Una factura a crédito que nadie ha pagado declara Instrumento no definido: todavía no hay pago del cual decir con qué se hizo. Los abonos que llegan después con un recibo no cambian lo que la factura declaró.
• Documento soporte: el de las formas de pago del egreso con que se pagó la compra al registrarla; a crédito y sin pagar, Instrumento no definido.

Si un mismo medio se usó dos veces (dos pagos en efectivo), se declara una sola vez.

El medio queda fijo al emitir el documento

Cada documento electrónico guarda sus medios de pago DIAN en el momento en que se emite. Cambiar después el Medio de pago DIAN de un método —por otro, o a Sin código— rige para los documentos que se emitan desde ese momento. Los ya emitidos conservan el suyo, también cuando su envío a la DIAN se reintenta desde la ficha o con Reintentar todas las pendientes (Electrónica pendiente).

Por la misma razón, lo que pase con los pagos después de emitir no cambia lo que el documento declara: ni anular el recibo con que se cobró la factura, ni un abono que llega otro día con un recibo. La única corrección que sí cuenta es Reasignar pagos en una venta POS que la DIAN todavía no tiene (Reasignar las formas de pago).

Los anticipos también necesitan su medio

Un anticipo a una orden se registra con un recibo de caja o un comprobante de egreso, que no son electrónicos: aceptan un método Sin código. Pero al convertir la orden en una factura de venta electrónica o en una compra con documento soporte, ese anticipo pasa a ser un pago del documento electrónico, y el documento se rechaza con el aviso «La forma de pago «…» no tiene un medio de pago DIAN válido. Corríjalo en Catálogo → Métodos de pago.», que nombra el método del anticipo. El documento no se guarda ni consume número. Elíjale el medio al método aquí y vuelva a convertir la orden.

La marca de efectivo determina qué pagos afectan el cuadre físico y cuál puede recibir cambio en POS. Configure con cuidado: marcar transferencia como efectivo alteraría el esperado de caja de los pagos que se registren desde ese momento.

Esa misma marca decide qué forma de pago se propone por defecto:

• en los recibos de caja y los comprobantes de egreso, la línea de pago nace con ese método;
• en la venta no se propone ninguna línea —una venta sin pagos queda a crédito, y en POS el pago aparece al tocar un método—; la marca decide el método de los botones de importe redondo del POS ($ 20.000, $ 50.000…), que siempre cobran con él aunque antes se haya tocado otra forma de pago, y el del botón Agregar pago. Exacto usa ese método solo si todavía no hay ninguna forma de pago; si ya se eligió una, le pone el total a esa misma forma;
• en la compra, el método que usan Pagar el total ahora y Agregar pago.

Si ningún método está marcado como efectivo, el sistema propone el primero activo de la lista, que puede no ser el adecuado: marque siempre el método de contado de la empresa.

No cree un método «Crédito»: una venta sin pagos ya queda a crédito, con su saldo por cobrar, y lo que después paga el cliente se registra con un recibo de caja. Un método «Crédito» saldaría facturas sin que entre dinero a ninguna caja.

Desactivar y volver a activar un método de pago

1. En el menú ⋮ del método, pulse Desactivar y confirme.
2. La columna Estado pasa a Inactivo: el método deja de ofrecerse en las formas de pago de la venta, el recibo, la compra y el egreso. Los pagos ya registrados con él lo siguen mostrando, y la caja y los reportes los cuentan como se registraron.
3. Para volver a usarlo, elija Inactivos en el filtro Estado, abra el menú ⋮ del método y pulse Activar. Compruébelo: la columna Estado vuelve a Activo y la pantalla de cobro de una venta nueva lo ofrece otra vez.

No desactive el único método marcado Es efectivo (absorbe el cambio) sin marcar otro: es el que el sistema propone por defecto en recibos, egresos y compras (ver arriba).

La forma de pago «Saldo a favor» la administra el sistema

La primera vez que un cliente queda con saldo a favor —por una nota crédito (Notas de venta) o por cancelar una orden de venta con anticipos (Órdenes y precuentas)—, aparece en esta lista la forma de pago Saldo a favor. Es la que registra una venta o un recibo pagado con el saldo del cliente, y no es efectivo: no suma al efectivo esperado del cuadre.

• No se edita ni se desactiva. En su ⋮, Editar y Desactivar salen apagados, con el globo «Esta forma de pago la administra el sistema: con ella se cruza el saldo a favor del cliente.»
• No se ofrece en las listas de formas de pago de la venta, el recibo, la compra ni el egreso. Se usa solo marcando la casilla Aplicar saldo a favor ($ X disponible) de la venta o del recibo (Crear una venta).
• No cree un método propio llamado «Saldo a favor» o «Nota crédito» para cruzar saldos: no consumiría el saldo del cliente y le pagaría una factura dos veces.

Del lado de las compras pasa lo mismo con la forma de pago Saldo a favor del proveedor: aparece la primera vez que un proveedor queda debiéndole dinero a la empresa (una nota crédito sobre una compra ya pagada, o el anticipo de una orden de compra cancelada o de una compra rechazada). Es la que registra la parte de un egreso pagada con ese saldo, no es efectivo y tampoco se edita, se desactiva ni se ofrece en las listas de formas de pago (su globo dice «Esta forma de pago la administra el sistema: con ella se cruza en un egreso el saldo a favor del proveedor.»): se usa solo con la casilla Aplicar saldo a favor de Nuevo egreso (Egresos). Si el proveedor le devuelve el dinero, eso es un reintegro de proveedor, que se registra con una forma de pago normal.

La comisión no se cobra: se calcula

La comisión no le quita plata a la venta ni al cuadre de caja. El cliente pagó $ 100.000 y el cajero recibió $ 100.000; el banco descuenta su parte después, en el extracto. Lo que hace este campo es que el balance cuente ese descuento como un gasto operacional del período, en vez de dejar que se lo coma la utilidad sin aparecer en ninguna parte. La columna Comisión de la lista muestra un guion cuando el medio no cobra nada.

El cambio rige para los pagos nuevos

Cada pago guarda cómo estaba su forma de pago cuando se registró: si era efectivo y, en ventas y recibos, su comisión. Cambiar Es efectivo (absorbe el cambio) o Comisión (%) rige solo para los pagos que se registren desde ese momento. Lo ya cobrado sigue contando como se registró en la caja abierta, en las cerradas, en los reportes y en el balance. Si la marca cambia con la caja abierta, esa forma de pago sale en dos renglones de Ingresos. Si en un período hubo dos comisiones, el balance muestra un renglón por cada una. Los balances ya aplicados no se mueven.

Al editar un método, el formulario lo recuerda con el aviso «El cambio de Es efectivo (absorbe el cambio) o de la Comisión (%) aplica a los cobros que se registren desde ahora; los ya registrados conservan su clasificación.»

Con el Medio de pago DIAN pasa lo mismo, documento por documento: el cambio rige para los documentos electrónicos que se emitan desde ese momento, y los ya emitidos conservan el suyo (El medio queda fijo al emitir el documento).

Mensajes y qué hacer

Mensaje	Qué hacer
«Método de pago creado.» / «Cambios guardados.»	Nada: quedó guardado.
«Esta forma de pago la administra el sistema.»	Intentó editar o desactivar Saldo a favor (o Saldo a favor del proveedor), o usarla en un pago donde no aplica. Déjela como está (La forma de pago «Saldo a favor» la administra el sistema).
«Elija el medio de pago DIAN de la lista.»	Sale bajo Medio de pago DIAN al guardar si el método tiene un código que no está en la lista (en la lista de métodos se ve en rojo, «N · no válido»). Elija un medio de la lista, o Sin código si el método no se usa en documentos electrónicos.
«La forma de pago «…» no tiene un medio de pago DIAN válido. Corríjalo en Catálogo → Métodos de pago.»	Sale al guardar una venta o una compra electrónica pagada con ese método, o al convertir en una de ellas una orden con un anticipo pagado con él. El documento no se guardó. Abra el método aquí, elíjale su Medio de pago DIAN y vuelva a guardar el documento, o cobre (o pague) con otra forma de pago.
«La comisión va de 0 a 100.»	Sale bajo Comisión (%) al guardar. Escriba un porcentaje entre 0 y 100 (por ejemplo 2,5), o déjelo vacío si el medio no cobra comisión.

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