Impuestos

Para quién: el administrador, con su contador al lado. Ruta: Catálogo → Impuestos Permiso: Gestionar impuestos (también la abre Gestionar maestros del catálogo (sin precios ni descuentos)). Requisitos: ninguno. Una empresa nueva ya trae IVA 0%, IVA 5%, IVA 19% y Excluido, las cuatro de tipo IVA.

El buscador y el filtro Estado están en una tarjeta sobre la tabla; Nuevo aparece junto al título. Nombre, Tarifa y Estado ordenan la lista con un clic.

Cada producto apunta a una tarifa de esta lista, y de ahí sale el impuesto de cada línea de venta: el porcentaje y el tipo de impuesto, que es el IVA o el impuesto nacional al consumo (INC, el impoconsumo). Un producto lleva un solo impuesto. Una nota de venta no toma la tarifa del catálogo: corrige la factura, así que cada línea lleva el impuesto con el que se facturó ese producto (solo un producto que la factura no tenía toma la tarifa del catálogo). En la compra esa tarifa es solo la que se propone: si el proveedor facturó con otra, se cambia en la línea (Cambiar el impuesto de una línea), y la nota de compra sale con la tarifa de la compra. Es una de las pocas listas donde un error se propaga a todos los documentos.

Crear un impuesto

Una empresa nueva ya trae las tarifas de IVA de uso diario. Cree otra cuando su contador se lo pida, la ley cambie una tarifa (Cambiar la tarifa de sus productos) o su negocio cobre impoconsumo (El impoconsumo).

1. En Catálogo → Impuestos, pulse Nuevo. Se abre la ventana Nuevo impuesto.
2. Escriba el Nombre como lo llama su contabilidad, con el porcentaje: IVA 5%.
3. Escoja el Tipo: IVA o Impuesto al consumo (INC). Viene en IVA.
4. Escriba la Tarifa (%): 5. Para una tarifa de IVA de productos excluidos, marque en su lugar Excluida de IVA: la tarifa queda en 0 («Tarifa 0» no es lo mismo que «Excluida»).
5. Pulse Guardar. Sale «Impuesto creado.» y la ventana se cierra.
6. Compruébelo: el impuesto aparece en la lista con su Tipo y estado Activo, y el campo Impuesto de Nuevo producto ya lo ofrece (IVA 5% · 5.00%).

Revise el tipo y la tarifa antes de guardar: en cuanto un producto o un documento use el impuesto, su tipo, su porcentaje y su casilla ya no cambian (Reglas y advertencias).

Campos

Campo	¿Obligatorio?	Qué escribir
Nombre	Sí	Cómo lo llama su contabilidad: IVA 19%, IVA 5%, Excluido. Máx. 255 caracteres.
Tipo	Sí	IVA (viene marcado) o Impuesto al consumo (INC). Cuál cobra cada producto lo dice su contador.
Tarifa (%)	Sí	El porcentaje, entre 0 y 100. Admite decimales, con coma o con punto; el campo los muestra con coma (al editar una tarifa del 8 % se ve 8,00). Si marca Excluida de IVA, queda en 0 y no se puede cambiar. Una tarifa de tipo Impuesto al consumo (INC) va por encima de 0: una tarifa en 0 se crea con el tipo IVA.
Excluida de IVA	—	Solo para el tipo IVA: con Impuesto al consumo (INC) sale inhabilitada. Márquela en la tarifa de los productos excluidos del IVA: la factura electrónica declara sus líneas sin IVA, en lugar de gravadas al 0 %. Al marcarla, la tarifa pasa a 0. Vea el apartado siguiente.

«Tarifa 0» no es lo mismo que «Excluida»

Es la distinción que hay que tener clara antes de crear la lista:

	Tarifa	Casilla Excluida	Efecto
Gravado	19, 5, …	desmarcada	Suma IVA a la línea.
Exento / tarifa cero	0	desmarcada	No suma IVA, pero el producto está dentro del régimen.
Excluido	0	marcada	No suma IVA; el producto queda fuera del régimen.

• La casilla es lo que decide cómo viaja la línea a la DIAN: con la casilla, como excluida; sin ella y en 0, como exenta.
• Una tarifa por porcentaje y casilla, salvo que su contador las separe. El sistema deja crear dos tarifas con el mismo porcentaje y la misma casilla (por ejemplo, dos excluidas que su contabilidad lleva aparte). Si su contador no se lo pide, no las duplique: en el formulario del producto solo se distinguirían por el nombre.
• Una tarifa excluida va siempre en 0 %: al marcar la casilla, Tarifa (%) se pone en 0 y se bloquea.
• La diferencia entre exento y excluido es fiscal, y la decide su contador: consúltelo antes de crear la tarifa.

La lista

Columnas Nombre, Tipo (IVA o Impuesto al consumo (INC)), Tarifa (con el %), Excluida de IVA (Sí/No) y Estado, con el buscador y el botón Nuevo (abre el diálogo Nuevo impuesto); en el menú ⋮ de la fila, Editar y Desactivar (o Activar).

Desactivar y volver a activar un impuesto

1. En el menú ⋮ del impuesto, pulse Desactivar y confirme.
2. La columna Estado pasa a Inactivo: el campo Impuesto de un producto nuevo ya no lo ofrece. Los productos que ya lo tienen lo conservan, marcado «· inactivo», y se siguen facturando con él.
3. Para volver a usarlo, elija Inactivos en el filtro Estado, abra el menú ⋮ del impuesto y pulse Activar. Compruébelo: la columna Estado vuelve a Activo y el campo Impuesto del producto lo ofrece otra vez.

Reglas y advertencias

• No se elimina: se desactiva. Los productos que ya la usan la conservan, y los documentos históricos mantienen el impuesto con el que fueron emitidos.
• El tipo, la tarifa y la casilla de un impuesto en uso no se pueden cambiar. En cuanto un producto o un documento (factura, orden o compra) lo usa, su Tipo, su porcentaje y su casilla Excluida de IVA quedan fijos: al guardar, bajo el campo sale el motivo con el conteo exacto, y el diálogo sigue abierto (ver abajo). Mientras edita, el propio campo lo recuerda. El nombre sí se puede cambiar.
• Un impuesto sin uso —recién creado, por ejemplo— sí admite cambiar el tipo, la tarifa y la casilla.
• La razón es que el mismo impuesto explica los documentos ya emitidos: si cambiara, el impuesto de las facturas viejas dejaría de cuadrar con la tarifa que dicen tener.
• Cada documento guarda el tipo de impuesto de cada línea al emitirse. Los reportes, el balance y la reimpresión leen ese tipo, no el de la tarifa de hoy.

Nombres que no se repiten

El sistema deja guardar dos impuestos con el mismo nombre, pero la importación de productos busca el impuesto por su nombre, sin mayúsculas ni tildes: si dos impuestos activos se llaman igual, no sabe cuál usar y la fila sale con el error Hay 2 impuestos activos llamados…. Póngale a cada uno un nombre que diga su diferencia —IVA 19% e IVA 19% servicios— o desactive el que sobra.

Cambiar la tarifa de sus productos

Cuando la ley cambia una tarifa (o se equivocó al asignarla, al escoger el Tipo o al marcar la casilla Excluida de IVA), no se edita el impuesto: se crea uno nuevo y se mueven los productos.

Si el catálogo lo gobierna la nube, el impuesto se cambia en la nube

Con la Nube de pedidos sincronizando el catálogo y Bloquear cambios locales del catálogo marcado, el campo Impuesto de cada producto sale bloqueado: el IVA de los productos lo decide la nube, y cada noche la Nube de pedidos vuelve a poner el suyo. Pida el cambio en la nube; la sincronización lo trae a todos los locales. Aquí solo hace falta que exista (activa) la tarifa con ese porcentaje, para que la sincronización la pueda asociar (Productos).

La sincronización solo asocia tarifas de IVA: un porcentaje de la nube nunca se asocia a una tarifa de impoconsumo, aunque tenga el mismo número.

Para el 0 % la nube no dice si el producto es exento o excluido: la sincronización elige la tarifa no excluida (IVA 0%) cuando las dos están activas. La nube de pedidos respeta esa elección: las sincronizaciones siguientes usan la misma tarifa. Si su empresa vende productos excluidos y recibe el catálogo de la nube, consulte con su contador antes de la primera sincronización y avise a soporte.

1. Nuevo impuesto con la tarifa correcta (por ejemplo IVA 5% con 5).
2. En Productos, Editar cada producto afectado y elija el impuesto nuevo en Impuesto.
3. Cuando ya no lo use ningún producto, Desactive el impuesto viejo: deja de ofrecerse, y los documentos que lo usaron lo siguen mostrando.

Las facturas y compras que emita a partir de ese momento salen con la tarifa nueva; las notas sobre facturas anteriores conservan el impuesto de la factura, y los documentos ya emitidos no cambian. El precio que se ve en las pantallas de venta es con el impuesto incluido: cambiar de tarifa cambia la base, no el precio de lista.

El impoconsumo

El impuesto nacional al consumo (INC, impoconsumo) es el Tipo Impuesto al consumo (INC) de una tarifa. Qué productos lo llevan, y con qué tarifa, lo dice su contador. Para usarlo:

1. Cree el impuesto con Tipo Impuesto al consumo (INC) y su Tarifa (%) (Crear un impuesto).
2. En Productos, asígneselo a los productos que lo llevan. Como con el IVA, el precio de lista trae el impuesto incluido: bajo el precio, el formulario del producto muestra la Base sin INC y el INC de ese precio.

Qué hace el sistema con él:

Dónde	Qué pasa
Venta, orden y tiquete	Se calcula igual que el IVA, sobre la base de la línea. Los totales dicen Impuestos y, si hay impoconsumo, separan el IVA del INC. La columna Imp. pone INC delante de la tarifa de una línea de impoconsumo, y el tiquete y el PDF de un documento con impoconsumo nombran el tipo (IVA o INC) junto a la tarifa de cada línea. Un documento sin impoconsumo se ve e imprime con una sola fila de impuestos.
Compra	El impoconsumo de cada línea se suma al costo del producto —costo promedio y último costo— y no entra en el IVA descontable. El IVA no se suma al costo (Crear una compra).
Reportes y balance	El Reporte fiscal trae el IVA y el impoconsumo en secciones separadas, y el balance muestra el IVA generado y el INC generado aparte: el IVA neto por pagar no incluye el impoconsumo.
Factura electrónica	No envía el impoconsumo. Una venta, una nota o un documento soporte electrónicos con un producto de impoconsumo no se guardan ni toman número: el sistema dice «La facturación electrónica todavía no envía el impuesto al consumo. Use un tipo de documento no electrónico o consulte a soporte.». Antes de facturar esos productos, consulte a soporte y a su contador.

Un producto lleva un solo impuesto: el que tenga IVA y impoconsumo a la vez no se puede registrar.

Bolsa plástica y retenciones

• Impuesto a la bolsa plástica. No es una tarifa de esta lista: se indica qué producto del catálogo es la bolsa en Configuración → Empresa, campo Producto de bolsa plástica; la factura electrónica la reporta y el Reporte fiscal la suma en su propia sección (Producto de bolsa plástica).
• Retenciones (en la fuente, de IVA, de ICA): el sistema no las calcula ni las registra en ningún documento (Terceros).

Mensajes y qué hacer

Mensaje	Qué hacer
«Impuesto creado.» / «Cambios guardados.»	Nada: quedó guardado.
«El porcentaje de «IVA 19%» no puede cambiarse porque ya está en uso (N productos, N líneas de factura, …). Cree un impuesto nuevo con el porcentaje deseado.»	Ese impuesto ya se usó. Siga Cambiar la tarifa de sus productos. Si solo quería corregir el nombre, deje la tarifa como estaba y guarde.
«La casilla «Excluida de IVA» de «Excluido» no puede cambiarse porque ya está en uso (N productos, …). Cree un impuesto nuevo.»	Ese impuesto ya se usó. Cree uno nuevo con la casilla como la necesita y mueva los productos, como en Cambiar la tarifa de sus productos.
«El tipo de «IVA 8%» no puede cambiarse porque ya está en uso (N productos, …). Cree un impuesto nuevo con el tipo deseado.»	Ese impuesto ya se usó. Cree uno nuevo con el Tipo correcto y mueva los productos, como en Cambiar la tarifa de sus productos.
«Solo una tarifa de IVA puede ser excluida.» (bajo Excluida de IVA)	Eligió Impuesto al consumo (INC): la casilla se desmarca sola y no se puede marcar. Si la tarifa es para productos excluidos de IVA, deje el tipo en IVA y marque la casilla.
«Una tarifa de impuesto al consumo va por encima de 0 %.»	Escriba una tarifa mayor que cero. Una tarifa en 0 se crea con el Tipo IVA.
«La facturación electrónica todavía no envía el impuesto al consumo. Use un tipo de documento no electrónico o consulte a soporte.» (al vender o comprar)	El documento es electrónico y tiene un producto con impoconsumo. No se guardó nada. Consulte a soporte y a su contador cómo facturar esos productos (El impoconsumo).
«Una tarifa excluida de IVA va en 0 %.»	Marcó la casilla con un porcentaje distinto de cero. Una tarifa excluida no suma IVA: deje la tarifa en 0, o desmarque la casilla si el producto sí está gravado.
«La tarifa debe estar entre 0 y 100.»	Escriba un porcentaje en ese rango.

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