Conteos de inventario: cierres y sondeos

Para quién: quien hace el inventario físico y quien lo revisa. Ruta: Inventario → Conteos de inventario Permisos: Gestionar conteos de inventario para contar; Aplicar conteos de inventario junto con Ver inventario para revisar y aplicar. Qué ve y qué hace cada perfil: Quién hace qué.

¿Busca el cierre de inventario?

Es un conteo de tipo Cierre: Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo, con el Tipo de conteo en Cierre, que viene marcado. No bloquea las ventas ni las compras, y no tiene nada que ver con el cierre de caja, que es el cuadre del cajero al terminar su turno (Cerrar la caja).

Un conteo es una hoja de conteo físico: usted anota lo que hay en bodega y el sistema compara con lo que él creía que había. Contar y ajustar son dos pasos: quien cuenta registra la hoja y el conteo queda Por revisar; una persona con Aplicar conteos de inventario compara lo contado con el sistema, completa los costos que falten y lo aplica —o lo devuelve para que se corrija— (Revisar y aplicar un conteo). Lo que pase con la diferencia al aplicarse se decide en la hoja, con el selector Tipo de conteo:

un cierre corrige el inventario con lo que usted contó;
un sondeo deja constancia de la diferencia, pero no la corrige.

Ni uno ni otro es un "cierre de período" que bloquee nada: mientras un conteo espera revisión, y después de aplicarlo, se sigue comprando y vendiendo con normalidad.

Cargar el inventario inicial con su costo —el cierre de apertura— tiene su propio apartado en esta página. La mercancía que sale sin venta —la dañada, la vencida, la de consumo interno, los obsequios— o que entra sin compra no se cuenta: se registra con una baja o un ingreso de inventario (Mercancía que sale sin venta o entra sin compra).

Los dos tipos, de un vistazo

	Cierre	Sondeo
Para qué sirve	Dejar el inventario en su sitio	Vigilar seguido y con poco esfuerzo: ¿está lo que dice el sistema?
¿Corrige las existencias?	Sí. La diferencia entra al kardex como Ajuste por cierre	No. El saldo y el kardex quedan exactamente como estaban
¿Deja la diferencia por escrito, valorada?	Sí	Sí, igual de completa: producto, sistema, contado, diferencia, costo y valor
¿Le da costo a un producto que no lo tiene?	Sí. El Costo a usar de esa fila queda como costo del producto (Un producto sin costo)	No. El Costo a usar solo valora la diferencia; el producto sigue sin costo
¿Pasa por revisión?	Sí: queda Por revisar hasta que alguien lo aplica	Sí, igual: lo que se revisa es su diferencia valorada
¿Cuántos caben por día?	Los que quiera, incluso varios el mismo día, cada uno con sus productos	Los que quiera, incluso varios el mismo día
¿Sirve para cerrar un balance?	Sí	No
¿Sirve de punto de partida de la merma?	Sí	No
Botón que lo aplica, en su ficha	Aplicar cierre	Aplicar sondeo

La regla práctica, en una línea: el sondeo es para mirar seguido; el cierre es el que deja el inventario en su sitio y el único que le sirve al balance.

Cuál de los dos hacer

Empiece por la pregunta que va a contestar el conteo.

Haga un sondeo cuando quiera vigilar. Diez productos caros un martes cualquiera, las neveras cada mañana, lo que más se pierde después de un fin de semana grande. Requiere poco tiempo —no hay que pesar el catálogo entero— y es repetible: puede hacer uno hoy, otro esta tarde y otro mañana; no altera ninguna cifra posterior, siempre que el anterior ya esté aplicado o anulado (mientras espera revisión, sus productos no entran en otra hoja; vea Cuántos conteos caben).

Haga un cierre cuando quiera que el sistema quede igual a la bodega. El conteo del mes, el que se firma, el que abre o cierra un período del balance.

Y cuando el sondeo encuentre un faltante, la pregunta siguiente es si conviene corregirlo ya mismo:

Si lo deja sin ajustar (sondeo)	Si lo ajusta (cierre)
El saldo del sistema sigue mostrando lo que debería haber, que es justo lo que hace falta para investigar: contra ese número se revisa el kardex, se buscan salidas sin registrar, ventas mal digitadas o mercancía que se movió sin papel	El inventario queda corregido de inmediato: quien mire el stock ve lo que hay de verdad, y las siguientes cuentas parten de un número cierto
El faltante sigue ahí hasta que alguien haga un cierre. Si nadie lo hace, el sistema sigue prometiendo mercancía que no está	Se pierde la oportunidad de investigar con el saldo viejo a la vista: después del ajuste el sistema ya dice lo mismo que la bodega, y la diferencia solo se ve en el documento del cierre y en el kardex
Queda constancia escrita, valorada y con responsable: sirve para reclamar, comparar y decidir	Queda además el movimiento de kardex, que es lo que la contabilidad y el balance leen

Un orden que funciona bien: sondeo primero, investigar, cierre después. El sondeo deja el faltante documentado sin tocar nada, se averigua a qué se debió, y el cierre del mes lo reconoce ya sabiendo por qué.

Un sondeo no se convierte después en cierre

Aplicar sondeo lo da por revisado, pero no ajusta nada: no hay forma de convertir un sondeo en cierre. Para corregir, haga un conteo nuevo que sí ajuste, contando otra vez.

Contar y revisar: dos pasos

Quien cuenta no es, casi nunca, quien decide ajustar el inventario. Por eso un conteo recorre estos estados, que la lista y la ficha muestran en la columna Estado:

Estado	Qué significa	¿Movió el inventario?
Por revisar	Se contó y se guardó la hoja. Espera a que alguien la aplique.	No
Devuelto	Quien revisaba la devolvió con un motivo, para que se corrija y se reenvíe.	No
Aplicado	Se revisó y se aplicó. En un cierre, la diferencia ya está en el kardex.	Solo si es un cierre
Anulado	Se descartó con un motivo. No se aplicará nunca.	No

Lo que conviene saber de este ciclo:

La foto del sistema se toma al contar, no al aplicar. Al guardar la hoja el sistema congela, por cada producto, lo que él creía que había en ese instante y sus dos costos; en un cierre, además, la foto del inventario completo. Por eso la fecha del conteo es la del día en que se guarda la hoja, y no se escribe. Si mientras la hoja espera revisión se vende o se compra, eso no se vuelve diferencia: el ajuste que entra al aplicar es la diferencia que se contó (contado − sistema de ese momento), no «dejar el stock en lo contado». Ejemplo: el sistema dice 12, se cuentan 9 y se guarda; se venden 2 antes de la revisión (el stock queda en 10); al aplicar, el ajuste es −3 y el stock queda en 7.
Quien solo cuenta no ve las cifras del sistema. Con Gestionar conteos de inventario y sin Ver inventario, la hoja muestra solo Producto y Cantidad contada: no puede copiar lo que el sistema dice que hay. Tampoco pide costos: esos los completa quien revisa.
Quien tiene los dos permisos puede hacerlo en un solo paso con Guardar y aplicar. Con Ver inventario y Aplicar conteos de inventario, la hoja ofrece además Guardar y aplicar, que registra y aplica de una vez, como en un negocio pequeño donde el dueño cuenta.
Un conteo que no está aplicado no existe para la contabilidad: su foto del inventario no la usa nadie, no cierra un balance, no sale en el memo del período ni tiene acta.

Quién hace qué: perfiles y permisos

Perfil	Permisos	Qué puede hacer
Quien cuenta a ciegas (bodeguero)	Solo Gestionar conteos de inventario	Registra la hoja con Producto y Cantidad contada, sin ver el sistema ni los costos. En la lista ve solo sus conteos, con cuántos productos contó, y corrige los que le devuelven.
Quien cuenta viendo el sistema	Gestionar conteos de inventario y Ver inventario	La hoja le muestra además Stock del sistema, Diferencia y el costo, y la lista trae los conteos de todos. Guarda para revisión; no aplica.
Quien revisa y aplica	Ver inventario y Aplicar conteos de inventario	Aplica, devuelve o anula los conteos por revisar, y escribe el Costo a usar de una diferencia sin costo, que en un cierre queda como costo del producto. Si además tiene Gestionar conteos de inventario, cuenta y usa Guardar y aplicar en la hoja.
Gerencia	Ver balances o Ver reportes de inventario	Abre la lista y las fichas de todos los conteos, con su informe de merma, para revisar el cierre contra el que cierra su balance. No cuenta ni aplica.

Aplicar conteos de inventario sin Ver inventario no sirve: no se revisa una hoja cuyas diferencias no se ven. En un negocio pequeño, la misma persona puede tener los tres permisos de inventario.

Lo que rompe el conteo a ciegas

La hoja de quien solo cuenta no le muestra el sistema, pero otros permisos sí. A quien cuenta a ciegas no le dé:

Ver inventario, Ver balances ni Ver reportes de inventario: le muestran lo que dice el sistema en las fichas de los conteos de todos (y Ver inventario, también en la hoja y en Inventario → Stock).
Gestionar productos ni Gestionar maestros del catálogo (sin precios ni descuentos): abren la pestaña Existencias de la ficha del producto, con la Cantidad que dice el sistema y el kardex. Con cualquiera de ellos, quien cuenta puede mirar el saldo de un producto antes de escribirlo.

Hacer un conteo

La hoja de un sondeo nuevo: el tipo de conteo (Cierre o Sondeo), la fecha y las notas; debajo, el filtro de productos, la categoría, los botones de la hoja y cada producto con su stock del sistema, la cantidad contada, la diferencia y el costo promedio ponderado. Los números señalan los pasos 2 a 6.

Así la ve quien tiene Ver inventario; quien cuenta a ciegas no ve el stock.

En el menú Inventario → Conteos de inventario, pulse Nuevo conteo (solo aparece con Gestionar conteos de inventario). Se abre la hoja Nuevo cierre de inventario.
Escoja el Tipo de conteo. Es lo primero de la pantalla, y bajo cada nombre está su consecuencia: Cierre — al aplicarse, ajusta el inventario con lo contado, Sondeo — solo verifica, no cambia el inventario. Viene marcado Cierre.
La Fecha del cierre (o del sondeo) dice Hoy, 06/10/2026: es la del día en que guarda la hoja y no se escribe (Para qué sirve la fecha). Si quiere, escriba Notas.
Recorra la hoja de conteo; use Filtrar productos para encontrarlos por código, código de barras o nombre, y Categoría (y Subcategoría) para quedarse con una estantería. Si prefiere contar primero en papel, imprima la hoja con esos mismos filtros (Imprimir la hoja para contar en papel). Con Ver inventario, cada fila muestra además el Stock del sistema y su costo; sin él, la hoja es ciega y solo trae el producto y su unidad. La hoja trae todos los productos de una vez, con sus cifras, por grande que sea el catálogo. Si no carga, vea Si la hoja no carga.
Escriba la Cantidad contada de cada producto que efectivamente contó —o léala con el lector de códigos de barras (Contar con lector de códigos de barras), o tráigala de un archivo (Importar el conteo desde Excel)—. Si ve el sistema, la columna Diferencia muestra al instante contado − sistema. Los decimales se escriben con coma o con punto, como prefiera: 8,5 y 8.5 son lo mismo, y el campo los muestra con coma (8,5). Por eso no escriba el punto de miles: 1.500 se lee como uno coma cinco (el campo lo muestra 1,500); escriba 1500. Y no copie una cifra de mil o más tal como la muestra la pantalla (1.500,00): el campo no la acepta. Lo mismo vale para el Costo a usar.
Si ve el sistema, revise la última columna: es el costo con el que se valorará esa fila, y su título dice cuál base está usando la empresa (Costo promedio ponderado o Último costo).
Si ve el sistema, revise la Varianza estimada. El rótulo dice qué se hará con ella: se ajustará el inventario al aplicar en un cierre, queda reportada, no se ajusta en un sondeo. Es una estimación; el valor definitivo lo calcula el sistema al aplicar. Si alguna diferencia no tiene costo, no suma: la cifra sale Parcial: $ X · N sin valorar —lo valorado y cuántas diferencias faltan— o — con N sin valorar debajo si no hay nada valorado. Nunca $ 0 por una diferencia que no se sabe cuánto vale (Un total parcial).
Guarde:
- Guardar para revisión deja el conteo Por revisar. La pantalla confirma con «Cierre de inventario registrado; queda por revisar.» (o Sondeo…). Quien ve el sistema pasa a la ficha del conteo; quien cuenta a ciegas vuelve a la lista de sus conteos.
- Guardar y aplicar cierre / Guardar y aplicar sondeo —solo con Ver inventario y Aplicar conteos de inventario— lo registra y lo aplica de una vez. La pantalla confirma con «Cierre de inventario aplicado.» (en un sondeo, «Sondeo de inventario aplicado.») y abre la ficha.
Cancelar abandona la hoja: si escribió algo, pregunta «¿Descartar el cierre?» (o el sondeo) y, con Descartar cierre, borra lo digitado y el borrador (Si sale de la hoja sin guardar). Seguir contando vuelve a la hoja; es el botón que viene seleccionado, así que un Enter de más no borra nada.

El final de la hoja de un sondeo: la Varianza estimada, con el rótulo «queda reportada, no se ajusta», y los botones Cancelar, Guardar para revisión y Guardar y aplicar sondeo. Los números señalan los pasos 7 y 8.

El tipo se escoge antes de guardar y no se puede cambiar después, ni siquiera al corregir un conteo devuelto: es lo que decide si el kardex se mueve al aplicarlo. Si se equivocó, pida que lo anulen y haga otro; si ya se aplicó, vea el cuadro de arriba.

Campos de la hoja

Campo	Obligatorio	Valor inicial	Qué escribir
Tipo de conteo	Sí	Cierre	Cierre para corregir el inventario; Sondeo para solo verificar. No se cambia después de guardar.
Fecha del cierre / Fecha del sondeo	—	Hoy, dd/mm/aaaa	No se escribe: es la del día en que guarda la hoja (Para qué sirve la fecha).
Notas	No	Vacío	Qué se contó o dónde: «neveras», «estantería de granos». Es lo que después distingue dos sondeos del mismo día en el acta.
Categoría	No	Todas	Deja en la hoja solo los productos de esa categoría, para contar por estantería. Al escoger una aparece Subcategoría, para acotar más. Solo ubica filas: no cambia qué entra al conteo.
Filtrar productos	No	Vacío	Código, código de barras o nombre, sin importar mayúsculas ni tildes. Solo ubica filas: no cambia qué entra al conteo.
Cantidad contada	Al menos un producto	Vacío	Lo que hay, en la unidad del producto, que la fila muestra. Vacío = fuera del conteo; `0` = no hay ninguno. Decimales con coma o punto, sin punto de miles.
Costo a usar	Solo para Guardar y aplicar, en una fila con diferencia y sin costo	Vacío	Lo que le costó cada unidad, sin IVA y mayor que cero: un 0 no es un costo y ningún botón guarda mientras esté escrito. Valora esa diferencia y, en un cierre que deja existencia, queda además como costo del producto: bajo el campo se lee Queda como costo del producto en un cierre con Cantidad contada mayor que cero, y Solo valora esta diferencia en un sondeo o en un cierre que cuenta 0. Solo lo ve quien puede aplicar, y solo en una fila con diferencia y sin costo: para un producto que ya tiene costo, el sistema no lo acepta (Un producto sin costo).

Los botones de guardar quedan inhabilitados mientras no haya ninguna Cantidad contada o la hoja de productos no haya cargado (Si la hoja no carga).

Lo que conviene saber de la hoja:

Los productos que deje en blanco quedan fuera del conteo y su stock no cambia. Un conteo puede ser de dos productos o de todo el catálogo. Esto vale para los dos tipos: contar solo una parte no es lo que distingue a un sondeo —un cierre también puede ser parcial—; lo que lo distingue es que no ajusta.
Escribir 0 no es dejar en blanco: cuenta como "conté y no hay ninguno". En un cierre ajustará el saldo a cero; en un sondeo reportará como faltante todo lo que el sistema creía tener.
La hoja trae una sola fila por producto, así que ninguno se cuenta dos veces en el mismo conteo, y Cantidad contada no admite negativos: el signo menos no entra.
Solo se listan productos con Maneja inventario marcado y sin producto padre (el stock de un hijo se controla en el padre, Productos).
Mientras la hoja esté por revisar o devuelta, el catálogo no le cambia el destino a sus productos: a ninguno se le puede quitar Maneja inventario ni asignar un Producto padre hasta que la hoja se aplique o se anule, tampoco desde la nube de pedidos. Lo demás del producto —nombre, precio, activarlo o desactivarlo, quitarle el padre— sigue libre (Un producto que se está contando).
Los productos inactivos sin saldo no aparecen: no se compran ni se venden y contarlos no cambia nada. Un producto inactivo con saldo sí aparece, marcado inactivo, con saldo: ya no se compra ni se vende, así que contarlo en un cierre es la forma de dejarlo en lo que de verdad hay (en 0, si ya no está).
Un producto que ya está en otra hoja sin aplicar —por revisar o devuelta— sale atenuado, con el campo deshabilitado y la marca ya está en otra hoja sin aplicar. Un producto solo puede estar en una hoja abierta a la vez: si estuviera en dos, la diferencia se ajustaría dos veces. Dos hojas de productos distintos caben a la vez, cierres o sondeos, el mismo día (Contar entre varias personas).
Un producto que está en una baja o un ingreso de inventario pendiente también sale atenuado y deshabilitado, con la marca retenido por: Baja BI-3, por aprobar (o el ingreso que lo retiene). Ese documento va a mover su existencia al aprobarse; si se contara antes, la diferencia saldría mal. Cuando se aprueba o se rechaza, el producto queda libre (Bajas e ingresos). Al revés, mientras la hoja esté sin aplicar, sus productos no entran en una baja ni en un ingreso.
Qué productos entran al sondeo lo decide usted, no el sistema: no hay una lista de "productos críticos" ni un sorteo automático. Filtre con el buscador y escriba solo las filas que contó.

Si la hoja no carga

Si la lista de productos no se pudo traer, la hoja lo dice con el aviso rojo No se pudo cargar la hoja de productos., el motivo debajo y el botón Reintentar —nunca con Sin productos., que significaría que no hay nada que contar—. Mientras tanto:

Guardar para revisión y Guardar y aplicar quedan inhabilitados, y junto a los botones se lee «La hoja de productos no cargó: use «Reintentar» antes de guardar.». Una hoja sin las cifras del sistema no se guarda: no habría con qué revisarla.
Usar lector, Importar desde Excel, Imprimir hoja y Hoja en Excel también quedan inhabilitados hasta que la hoja cargue.
Si la hoja ya estaba a la vista y lo que falla es volver a traerla, las filas que tenía siguen debajo del aviso, pero los botones de guardar quedan inhabilitados igual: esas cifras pueden no ser las de ahora.
Lo que ya escribió se conserva: las cantidades y los costos a usar siguen en la pantalla, y en el borrador de este equipo (Si sale de la hoja sin guardar).
La pantalla no supone ninguna base de costo: el texto que la nombra aparece cuando la hoja carga.

Pulse Reintentar. Cuando la hoja carga, trae las cifras del sistema de ese momento —si mientras tanto se vendió o se compró, la Diferencia ya lo tiene en cuenta— y lo que escribió sigue en su sitio. Revíselo y guarde.

Conteos largos y entre varias personas

Nada llega al inventario hasta guardar. Lo que escribe no lo ve nadie más hasta que pulsa Guardar para revisión o Guardar y aplicar, pero tampoco se pierde: la hoja lo va dejando como borrador en este equipo (Si sale de la hoja sin guardar). Una hoja guardada no se completa después: queda Por revisar y solo vuelve a sus manos si quien revisa la devuelve.

Si sale de la hoja sin guardar

Mientras escribe, la hoja guarda lo digitado —cantidades, costos a usar, notas y tipo— en el navegador de este equipo, a nombre de su usuario. La fecha no se guarda: un borrador recuperado otro día se guarda con la fecha de ese día.

Si sale por el menú o por un enlace (incluido ← Volver a conteos), pregunta «¿Salir del cierre?» (o del sondeo). Salir deja lo digitado como borrador; Seguir contando vuelve a la hoja.
Si recarga o cierra la pestaña, el navegador pregunta si desea salir del sitio. Si acepta, el borrador queda igual.
Si la sesión se cierra —por ejemplo, tras 2 horas sin tocar el teclado ni el ratón (Iniciar sesión)— y al guardar le pide ingresar de nuevo, el borrador también queda. Mientras escribe en la hoja, la sesión no se cierra por falta de actividad, como en cualquier pantalla (Cuándo se cierra la sesión).

Al volver a abrir Nuevo conteo (o Corregir y reenviar de la misma hoja devuelta) con el mismo usuario y en el mismo equipo, la hoja trae lo que había escrito y lo dice con el aviso Borrador recuperado, con la fecha y hora de la última vez que escribió. Revíselo y guarde, o pulse Empezar de cero para vaciar la hoja (en una hoja devuelta, para volver a lo que se había contado).

El borrador se borra al guardar la hoja y al descartarla con Cancelar → Descartar cierre. No viaja a otro equipo ni a otro navegador, y otra persona que use el mismo equipo con su propio usuario no lo ve: si va a seguir en otro computador, guarde antes. En una ventana privada del navegador la hoja no guarda borrador.

Un conteo largo, paso a paso

Reparta el conteo por secciones —estantes, neveras, cuarto frío— y anote lo que cuenta en cada una.
Cuente con la caja cerrada y sin vender (Cuándo contar).
Cuando tenga todas las cantidades, abra Nuevo conteo y deje el tipo.
Escriba las cantidades en la hoja; ubique cada producto con Filtrar productos. Si tiene que interrumpir, lo escrito queda como borrador en ese equipo (Si sale de la hoja sin guardar).
Pulse Guardar para revisión (o Guardar y aplicar) cuando termine.
Vuelva a vender solo después de guardar: la hoja se compara con el saldo del momento en que se guarda.

Si un cierre no cabe en una jornada, puede partirlo en varios cierres, uno por sección, el mismo día o en días distintos: cada uno ajusta lo que contó y los productos que deja en blanco no cambian. El cierre que va a cerrar un período del balance conviene hacerlo completo, en una sola hoja: el balance lee un solo cierre y avisa qué parte del catálogo contó. Para verificar sin ajustar pasa lo mismo: parta la verificación en varios sondeos, uno por sección.

Contar entre varias personas

Cada persona, su hoja. Cierres y sondeos admiten una hoja por persona el mismo día, con productos distintos: el bodeguero de la nevera y el del cuarto frío guardan cada uno su cierre. Cada equipo tiene su propia hoja y no comparten lo escrito (el borrador es de ese equipo y ese usuario).
Un producto, una sola hoja sin aplicar. Un producto que ya está en la hoja sin aplicar de otro sale atenuado y deshabilitado en la suya: déjelo en blanco. Si usted abrió su hoja antes de que el otro guardara, el aviso llega al guardar: «Estos productos ya están en otra hoja de conteo sin aplicar…».
Para el balance, un cierre completo. El período del balance termina en un cierre, y su inventario final sale de la foto de ese cierre. Lo que corrigieron las otras hojas solo está en esa foto si se aplicaron antes de guardar la hoja elegida; el ajuste de una hoja que se aplique después cuenta en el período siguiente. Para cerrar el mes, que una sola persona escriba todo en una hoja.

Imprimir la hoja para contar en papel

La empresa lleva una sola bodega: cada producto tiene una sola existencia, y la hoja cuenta esa. No hay hojas por bodega; para repartir el conteo por zonas —neveras, estantes, cuarto frío—, use una hoja por zona (Contar entre varias personas).

La hoja se imprime ciega: trae el producto y una casilla Contado en blanco, nunca lo que dice el sistema ni costos, aunque quien la imprima pueda verlos. Lo que dice el sistema queda en el acta del conteo, una vez aplicado. Basta Gestionar conteos de inventario.

La cabecera de la hoja de conteo con la categoría Lácteos elegida, la subcategoría a su lado y los botones Usar lector, Importar desde Excel, Imprimir hoja y Hoja en Excel. Los números señalan los pasos 1 y 2.

Desde la hoja: en Nuevo conteo, escoja la Categoría (y la Subcategoría) o escriba en Filtrar productos para dejar solo lo que va a contar esa persona.
Pulse Imprimir hoja para el PDF, o Hoja en Excel para descargarla. Sale con los mismos filtros que tiene puestos. Sin filtrar nada: en Inventario → Conteos de inventario, Imprimir hoja en blanco (o Hoja en Excel) trae todo el inventario. Para una categoría sin abrir la hoja, use la tarjeta Hoja de conteo (en blanco) en Reportes → Reportes PDF / Excel, pestaña Inventario (Catálogo de reportes).
Cuente por estantería y escriba en Contado lo que hay. Arriba de la hoja están los renglones Contó, Revisó, Hora de inicio y Hora de fin para firmarla.
Con la hoja llena, abra Nuevo conteo y digite lo contado en Cantidad contada, con el mismo filtro de categoría para ir más rápido. Si la llenó en el Excel, no la digite: impórtela (Importar el conteo desde Excel).

Columna de la hoja impresa	Qué trae
N.º	El número de la fila, para no saltarse ninguna.
Código y Código de barras	Los del producto. En el Excel van como texto: un código `00123` conserva sus ceros.
Producto y Unidad	El nombre y la unidad en que se cuenta.
Contado	En blanco: lo que usted cuente.
Observaciones	En blanco: «roto», «vence esta semana», «en la nevera 2».

Los productos van agrupados por categoría y subcategoría, y por nombre dentro de cada grupo; los que no tienen categoría quedan al final, bajo Sin categoría. El Excel trae además las columnas Categoría y Subcategoría, para ordenarlo o filtrarlo a su gusto.

Un producto que ya está en otra hoja sin aplicar, o en una baja o un ingreso por aprobar, no sale en la hoja impresa: no se puede contar en una hoja nueva hasta que ese documento se decida. El pie de la hoja dice cuántos quedaron fuera.

Contar con lector de códigos de barras

Permisos: Gestionar conteos de inventario. Requisitos: un lector de códigos de barras conectado al equipo (escribe como un teclado), y los productos con su Código de barras en Productos.

Con el lector, cada etiqueta que lee suma a la Cantidad contada de su producto: se pasa el lector por cada unidad, o por cada caja, sin escribir nada.

La cabecera de la hoja de conteo con el filtro de productos, la categoría y los botones Cerrar lector, Importar desde Excel, Imprimir hoja y Hoja en Excel; debajo, la barra del lector con Código leído, Cantidad por lectura, 1 lectura, Deshacer última lectura y el aviso «Leche entera x 1.100 ml +1 (total 1)». Los números señalan los pasos 2 a 6.

En la hoja (Nuevo conteo), pulse Usar lector. Se abre la barra del lector, con el cursor en Código leído, y el botón pasa a decir Cerrar lector: con él se cierra en el paso 6.
Lea la etiqueta del producto. El lector escribe el código y pasa a la siguiente lectura; la hoja suma 1 a la Cantidad contada de ese producto, resalta su fila, la lleva a la vista y lo dice debajo: Arroz 500 g +1 (total 12).
Siga leyendo: cada lectura suma, y la barra cuenta cuántas lleva (12 lecturas).
Para lo que se cuenta por cajas o en kilos, cambie antes la Cantidad por lectura: con 6, cada lectura suma 6 (una caja de seis); con 0,5, medio kilo.
Si leyó una de más, pulse Deshacer última lectura: le quita a la fila lo que sumó esa lectura y lo dice (Se deshizo la lectura de Arroz 500 g (−1).). Puede pulsarlo varias veces, de la última lectura hacia atrás.
Cuando termine, pulse Cerrar lector, revise la hoja y guárdela como siempre.

Campo	Obligatorio	Valor inicial	Qué escribir
Código leído	—	Vacío	Lo escribe el lector. También puede escribir el código a mano y pulsar Enter.
Cantidad por lectura	Sí	`1`	Cuánto suma cada lectura, mayor que cero y con hasta tres decimales (coma o punto). En blanco o en `0`, debajo dice Debe ser mayor que cero. y las lecturas no suman.

Lo que conviene saber:

Leer suma; escribir reemplaza. Si una cantidad quedó mal, escríbala en la fila: lo escrito manda. Lo leído queda en el borrador de este equipo, igual que lo digitado (Si sale de la hoja sin guardar).
Busca el código exacto entre los productos de la hoja: su Código de barras o su Código, sin importar mayúsculas. No hace falta filtrar: si la fila no se ve por el filtro puesto, la lectura suma igual y lo dice (… · la fila no se ve con el filtro puesto).
La etiqueta de una presentación (un producto hijo) suma a su producto padre, donde se cuenta su existencia: Se sumó a Arroz 500 g (producto padre) +1 (total 13). Suma lo mismo que la etiqueta del padre: la Cantidad por lectura.
Un producto retenido no suma. Si está en otra hoja sin aplicar, o en una baja o un ingreso por aprobar, la barra lo dice en rojo (Sal ya está en otra hoja sin aplicar: no se sumó.) y la fila no cambia.
Un código que no está en la hoja no suma: no está creado, no maneja inventario, o es de un producto inactivo sin existencias. Búsquelo en Catálogo → Productos.
Las etiquetas de peso que imprime la báscula de la carnicería no se leen aquí: cuente esos productos en kilos y escriba la cantidad.
Si el lector no pasa a la siguiente lectura, la hoja no está recibiendo el final del código: lee cuando llega Enter o Tab. Configure el lector para que termine cada lectura con Enter (en su manual suele llamarse sufijo o retorno de carro), o pulse Enter después de cada lectura. Si el lector antepone letras o símbolos al código, quite ese prefijo en su configuración: el código tiene que llegar tal como está en el producto.

Importar el conteo desde Excel

Permisos: Gestionar conteos de inventario. La columna Costo solo la usa quien además tiene Aplicar conteos de inventario y Ver inventario.

Cuando el conteo se hizo en papel y se pasó a una hoja de cálculo, o en la hoja de conteo en Excel, no hace falta digitarlo: se importa. La importación no guarda nada: pasa las cantidades a la hoja, donde se revisan y se guardan con sus botones de siempre. Con la columna Costo es también la forma rápida de cargar el inventario inicial. Las reglas de toda importación —la vista previa, todo o nada, el CSV, cómo escribir los números— están en Importar desde Excel.

La ventana Importar el conteo desde Excel con un archivo ya elegido: los botones Descargar plantilla y Elegir otro archivo, la vista previa de tres productos con su número de fila, el producto y «Pasa a la hoja», el aviso «Pasan 3 productos a la hoja. Nada se guarda hasta que guarde la hoja.» y los botones Cancelar y Pasar a la hoja. Los números señalan los pasos 2, 4, 5 y 7.

En Nuevo conteo (o al Corregir y reenviar una hoja devuelta), pulse Importar desde Excel. Se abre Importar el conteo desde Excel.
Pulse Descargar plantilla: es la hoja de conteo en Excel, con todos los productos que se pueden contar. A quien puede aplicar conteos le trae además la columna Costo. La que baja Hoja en Excel (filtrada por categoría) también sirve.
Escriba en Contado lo que contó de cada producto y deje en blanco lo que no contó: esas filas se omiten. Si es el inventario inicial, escriba en Costo lo que le costó cada unidad, sin IVA.
Guarde el archivo y, en la ventana, pulse Elegir archivo. Con un archivo ya elegido, el botón dice Elegir otro archivo.
Revise la vista previa: cada fila del archivo dice Pasa a la hoja, Omitir (sin cantidad) o Error, con su detalle. Con un error no pasa nada a la hoja: corrija el archivo y pulse Elegir otro archivo.
Si alguno de los productos del archivo ya tiene cantidad en la hoja, la ventana lo dice (1 de estos productos ya tiene cantidad en la hoja) y pregunta qué hacer: Reemplazar lo digitado (viene marcado: la cantidad del archivo reemplaza la de la fila) o Sumar a lo digitado (la suma, por ejemplo porque otra persona contó otra estantería del mismo producto).
Pulse Pasar a la hoja. La hoja confirma «Se pasaron 2 productos a la hoja: revíselos y guarde.» y trae las cantidades —y el Costo a usar que el archivo traía—. Las filas que el archivo no trae no cambian. Si las Notas estaban vacías, dicen Cargado desde archivo: inventario.xlsx; si usted ya había escrito las suyas, no se tocan.
Revise la hoja y guárdela con Guardar para revisión o Guardar y aplicar cierre. Hasta entonces nada se ha registrado.

Columna del archivo	Obligatoria	Qué escribir
Código o Código de barras	Al menos una de las dos	Las del producto, como salen en la hoja. Se busca primero por el código y, si no lo encuentra, por el código de barras.
Contado	Sí	Lo que contó, en la unidad del producto: sin negativos y con hasta tres decimales. En blanco, la fila se omite; `0` es «conté y no hay ninguno».
Costo	No	Lo que le costó cada unidad, sin IVA y mayor que cero. Solo se usa para un producto sin costo cuya cantidad contada sea distinta de lo que dice el sistema, y solo si quien importa puede aplicar conteos; si no, se ignora y la fila lo dice.
Categoría, Producto, Unidad, Observaciones y cualquier otra	No	Se ignoran: sirven para orientarse en la hoja.

Lo que pasa con cada fila:

El código de una presentación (un producto hijo) se cuenta en su producto padre, y la fila lo avisa: «Arroz 500 g x6» se cuenta en su producto padre, «Arroz 500 g»: ahí se suma.
El mismo producto en varias filas se suma —un producto en dos estanterías—, y cada una de esas filas lo avisa con el total.
Es un error de la fila —y nada pasa a la hoja hasta corregirlo— un código que no es de ningún producto, un producto que no maneja inventario o que está inactivo sin existencias, uno que está en otra hoja sin aplicar o en una baja o un ingreso por aprobar (la fila nombra ese documento), y un Contado negativo, con más de tres decimales o que no es un número.
El costo de un producto que ya tiene costo, o cuya cantidad es igual a la del sistema, se ignora con aviso; también el de quien no puede aplicar conteos, que lo escribe quien aplica. Un Costo en 0, ilegible, o distinto en dos filas del mismo producto es un error de la fila.

Revisar y aplicar un conteo

La lista de conteos de inventario con el filtro Estado en Por revisar: arriba los filtros Desde, Hasta, Tipo y Estado; debajo, el sondeo que espera revisión con su número, el día y la hora en que se contó, el tipo, el estado, la varianza, quién contó y sus notas. Los números señalan los pasos 1 y 2.

Permisos: Aplicar conteos de inventario y Ver inventario.

Entre por la tarjeta Inventario de Inicio («N conteos por revisar») —aparece cuando hay alguno, con Revisar conteos— o por la lista con el filtro Estado en Por revisar.
Abra el conteo. La ficha muestra, por producto, Sistema (la foto que se tomó al contar), Contado, Diferencia, Costo y Valor, y el recuadro Por revisar recuerda que todavía no cambió nada.
Revise las diferencias. Si hay que contar algo de nuevo, Devolver (paso 5).
Si una fila con diferencia no tiene costo, la columna Costo abre un campo Costo a usar y Aplicar queda inhabilitado hasta que lo escriba (Un producto sin costo). En un cierre, ese costo queda como costo del producto: revíselo bien antes de aplicar.
Elija una salida, con los botones de la cabecera:
- Aplicar cierre / Aplicar sondeo: lo valora con la base de costo de hoy y, en un cierre, lleva la diferencia al kardex, pone lo contado en la foto del inventario que se tomó al guardar la hoja y deja cada Costo a usar como costo de su producto. Confirma con «Cierre de inventario aplicado.» o, en un sondeo, «Sondeo de inventario aplicado.».
- Devolver: pide un Motivo (mínimo 5 caracteres) —qué volver a contar o corregir— y lo deja Devuelto. Nada cambia en el inventario. Confirma con «Conteo devuelto para corregir.».
- Anular: pide un Motivo y lo deja Anulado para siempre; sus productos quedan libres para otra hoja. Confirma con «Conteo anulado.». Un conteo devuelto también se puede anular.

La ficha de un sondeo por revisar: arriba los botones Aplicar sondeo, Devolver y Anular; debajo, el estado, quién contó y cuándo, el recuadro Por revisar y las líneas con lo que decía el sistema, lo contado, la diferencia, el costo y el valor de cada producto. Los números señalan los pasos 2, 3 y 5.

Un conteo aplicado no se anula: su ajuste ya está en el kardex y su foto puede estar en un balance. Para corregirlo, haga otro cierre de los productos que quedaron mal: caben varios el mismo día (Cuántos conteos caben).

Aplicar, devolver y anular quedan en Configuración → Auditoría con quién, cuándo y —al devolver o anular— el motivo (Auditoría).

Corregir un conteo devuelto

Permisos: Gestionar conteos de inventario. Lo corrige quien lo contó, o alguien que ve el inventario.

En la lista, busque el conteo con estado Devuelto y ábralo. El recuadro Devuelto por … trae el motivo.
Corregir y reenviar abre la misma hoja con lo que ya había contado y el motivo arriba.
Corrija las cantidades —puede quitar o agregar productos y cambiar las notas; el Tipo de conteo no se cambia—.
Reenviar para revisión. Confirma con «Cierre de inventario reenviado; queda por revisar.» (en un sondeo, «Sondeo de inventario reenviado; queda por revisar.»). Al reenviarla se toma de nuevo la foto del sistema, y la fecha pasa a ser la de hoy: la vieja ya no corresponde a lo que se cuenta ahora.

Cuántos conteos caben

Cierres y sondeos: los que quiera, también el mismo día. Cada uno lleva la fecha del día en que se guardó y la hora en que se contó, que la lista y la ficha muestran junto a su número. Varias secciones, varios contadores o un recuento de lo que quedó mal: cada uno es su propia hoja.
Un producto, una hoja abierta. Mientras un producto esté en una hoja por revisar o devuelta —cierre o sondeo—, no entra en otra: la pantalla lo deshabilita y, si llega igual, el sistema responde «Estos productos ya están en otra hoja de conteo sin aplicar…». Cuando esa hoja se aplica o se anula, el producto queda libre. Lo mismo con un producto que está en una baja o un ingreso de inventario pendiente: «Estos productos están retenidos por otro documento pendiente…».
Para el balance cuenta el cierre que usted elija. Un período del balance termina en un cierre aplicado y empieza el día siguiente a otro de un día anterior: dos cierres del mismo día sirven para la merma y las existencias, no para abrir y cerrar un período vacío (Balance).

Así, puede sondear a las diez de la mañana y hacer el cierre del mes esa misma tarde, siempre que el sondeo ya esté aplicado o anulado. Si sigue por revisar, los productos que contó salen deshabilitados en la hoja del cierre: pida que lo apliquen antes de empezar el cierre.

Un producto sin costo: el sistema pregunta, no supone

Para saber cuánto vale una diferencia hace falta un costo. Si un producto tiene diferencia y no tiene costo —porque nunca se compró ni un cierre se lo dio, como en el cierre de apertura—, el costo se pide al aplicar, no al contar, y solo lo escribe quien puede aplicar (Aplicar conteos de inventario junto con Ver inventario). Guardar para revisión nunca lo exige. Lo pide:

en la ficha, al revisar: la columna Costo abre un campo Costo a usar y Aplicar queda inhabilitado hasta escribirlo;
en la hoja, a quien puede aplicar: la fila abre el campo y Guardar y aplicar queda inhabilitado hasta escribirlo —Guardar para revisión sigue disponible—. Si guarda para revisión con el costo ya escrito, ese costo queda en la línea y en la ficha ya no se cambia: si hay que corregirlo, devuelva el conteo.

Quien cuenta viendo el sistema, pero sin poder aplicar, ve la fila marcada de otra forma: la columna del costo muestra — con la nota Lo escribe quien aplica, y la hoja se guarda para revisión sin costo. Lo escribe quien aplique el conteo, en la ficha.

El aviso con los productos afectados nombra cada uno para que pueda buscarlo. En la hoja aparece al final de la pantalla, junto a los botones; en la ficha, arriba, bajo la cabecera. En la ficha dice, por ejemplo:

Un producto tiene diferencia y no tiene costo promedio ponderado: Queso campesino. Escriba el Costo a usar de cada uno en la tabla para poder aplicar el cierre.

Con varios productos empieza «3 productos tienen diferencia y no tienen…»; en lugar de costo promedio ponderado dice último costo si esa es la base de la empresa, y en un sondeo termina en «…para poder aplicar el sondeo.». En la hoja no dice en la tabla y termina «…de cada uno para poder aplicar el cierre, o guárdelo para revisión.».

Escriba lo que le costó cada unidad, sin IVA —que es como el sistema valora el inventario (Los dos costos)—, y el botón se habilita. Ese costo queda guardado en la línea del conteo, marcado como ingresado a mano, para que después se sepa de dónde salió ese valor. Bajo el campo, la pantalla dice qué más hará con él: Queda como costo del producto en un cierre que deja existencia (cantidad contada mayor que cero), Solo valora esta diferencia en un sondeo o en un cierre que cuenta 0. El texto de ayuda de la hoja, sobre la tabla, lo repite: «En un cierre, ese costo queda como costo del producto.» o «En un sondeo, ese costo solo valora la diferencia.».

El costo a usar tiene que ser mayor que cero. Un 0 no es un costo: es justamente lo que el sistema llama «sin costo». Si lo escribe —o un valor tan pequeño que se guarda como cero, como 0,00004—, bajo el campo sale «El costo a usar debe ser mayor que cero. Si el producto no tiene costo, escriba lo que le costó.» y los botones de guardar y de aplicar quedan inhabilitados hasta corregirlo. Vale igual en la hoja y en la ficha, en un cierre y en un sondeo. Un costo muy pequeño pero mayor que cero sí se acepta, aunque la diferencia valga $ 0 al redondear.

En un cierre, ese costo queda como costo del producto

Al aplicar un cierre, el Costo a usar de cada fila pasa a ser el costo del producto —su costo promedio y su último costo— para toda la existencia que queda después del ajuste. No hay casilla que marcar: pasa siempre que el cierre deja el producto con existencia. Desde ese momento:

en Stock y en la ficha del producto sale con su costo y su valor, y el último costo dice qué documento lo fijó: Cierre de inventario #12, con un enlace al cierre para quien puede abrir los conteos;
la foto del inventario de ese cierre sale valorada, y el balance que arranca en él no vuelve a pedir ese costo;
la siguiente compra promedia con ese costo, como con el de cualquier otra entrada (Los dos costos).

Si al producto le faltaba solo uno de los dos costos —tenía promedio y no último costo, o al revés—, el cierre llena solo el que falta; el que tenía no cambia. Y si el ajuste deja el producto en cero o en negativo, no queda nada que valorar: el costo solo valora esa diferencia y el producto sigue sin costo.

En un sondeo, no. Un sondeo no toca existencias ni costos: el Costo a usar valora la diferencia de ese sondeo y nada más, y el producto sigue sin costo.

Por eso el inventario con el que arranca la empresa se carga con un cierre: el cierre de apertura.

Tres aclaraciones que evitan sustos:

Bloquea igual en un sondeo. El aviso dirá «…para poder aplicar el sondeo». Es a propósito: un sondeo que informa un faltante sin decir cuánto vale no sirve para reclamar ni para decidir, y el sistema no pone un cero por su cuenta.
Solo bloquea si hay diferencia. Contar exactamente lo que dice el sistema vale cero con cualquier costo, así que un conteo de todo el catálogo no se traba por productos que nadie tocó. Por lo mismo, a un producto sin costo que se cuenta exactamente en su saldo el cierre no le pide ni le da costo.
Fuera del cierre de apertura, es lo normal que no ocurra: un producto que se compra tiene costo, y uno al que un cierre se lo dio, también. Si le pasa a menudo, revise si se está vendiendo o contando mercancía que nunca entró por una compra ni por un cierre con su costo.

El costo a usar es solo para lo que no tiene costo

El Costo a usar se acepta únicamente en una fila con diferencia y sin costo bajo la base de la empresa —la que el sistema usa al guardar la hoja y, en la ficha, la base con la que se aplica—. Es la misma regla con la que la pantalla abre el campo: un producto que ya tiene costo se valora con el suyo, y el sistema no deja reemplazarlo por uno escrito a mano.

Puede encontrarse con el rechazo si el producto cambió mientras usted escribía —por ejemplo, entró una compra y el producto ya tiene costo, o se vendió y la fila dejó de tener diferencia—. El sistema no guarda nada y lo dice nombrando el producto: «Queso campesino ya tiene costo: el costo a usar solo se escribe para un producto sin costo.» o «Queso campesino no tiene diferencia: el costo a usar solo se escribe para una diferencia sin costo.». La hoja vuelve a leer las cifras: la fila muestra el costo de hoy y cierra su campo. Lo que contó sigue ahí; guarde de nuevo. En la ficha, donde las cifras quedaron congeladas al guardar la hoja, solo pasa si la empresa cambió la Base de costo del inventario mientras usted la tenía abierta: recárguela y aplique.

Un total parcial: diferencias sin valorar

Mientras alguna diferencia no tenga costo, la Varianza total del conteo no se puede saber entera, y la pantalla no la presenta como si valiera $ 0. Lo dice así, con la misma regla en la lista de conteos, en la ficha y en la Varianza estimada de la hoja, y con las dos bases de costo:

Lo que se ve	Qué significa
$ -32.700	Todas las diferencias tienen valor: es el total.
Parcial: $ -5.000 · 2 sin valorar	Lo que suman las diferencias con costo, y cuántas no lo tienen. El total es otro, todavía desconocido.
— con 1 sin valorar debajo	Lo valorado suma $ 0 —lo normal: ninguna diferencia tiene valor todavía— y falta valorar alguna: mostrar $ 0 se leería como «no hay diferencia».

Una fila sin diferencia no cuenta como sin valorar, aunque el producto no tenga costo: contar lo mismo que dice el sistema vale cero con cualquier costo. Al aplicar el conteo, quien revisa escribe el Costo a usar de cada diferencia que falta (arriba), así que un conteo aplicado siempre tiene su total completo.

Qué hace el sistema al aplicar

Al guardar la hoja, por cada producto contado congela Sistema —lo que había en ese instante— y sus dos costos, y con ellos queda fija la Diferencia (contado − sistema). Al aplicarla, en los dos tipos, valora cada línea con la base de costo de ese momento —Costo y Valor (diferencia × costo)—, y la suma de esos valores es la Varianza total del conteo. Guarda los dos costos de cada producto —el promedio ponderado y el último— y deja anotado con cuál se aplicó (Ver la pérdida o la ganancia con la otra base). A un producto que ya tiene costo, ninguno de los dos le cambia los costos: un faltante o un sobrante se valora al costo que ya tenía, y sus costos solo los mueven las entradas de mercancía (Stock y costos).

Solo un cierre, además:

registra en el kardex la diferencia que se contó —la del momento de guardar la hoja—, con motivo Ajuste por cierre y el nombre del cierre como documento (por ejemplo, Cierre #12 · 2026-09-30). No sobrescribe el saldo ni lo lleva a lo contado: lo vendido o comprado mientras la hoja esperaba se respeta, el saldo es siempre la suma de sus movimientos y todo ajuste queda auditado y con responsable. Un producto contado exactamente en lo que decía el sistema no escribe ninguna fila: su línea queda en el conteo con diferencia 0,00 y valor $ 0, pero su kardex no se toca. Por eso un cierre de todo el catálogo no llena el kardex de renglones en cero;
a un producto sin costo, le deja como costo el Costo a usar de su fila —el promedio y el último costo, o solo el que le faltaba—, para toda la existencia que queda después del ajuste. Si el ajuste lo deja en cero o en negativo, el costo solo valora la diferencia (Un producto sin costo);
pone lo contado en la foto del inventario que se tomó al guardar la hoja, sin cambiar sus costos salvo el que el propio cierre le dio a un producto sin costo;
queda disponible para cerrar un período del balance;
pasa a ser la línea base de los productos que contó.

Un sondeo no escribe ni una fila en el kardex. Ni una. Esa es la propiedad que lo hace repetible: por muchos que haga, el libro de existencias queda igual que si no los hubiera hecho. En su ficha, bajo la varianza, lo dice: Reportada, no ajustada: el stock no se movió.

Cuándo contar

Al final del día y con la caja cerrada. El conteo se compara contra el saldo que el sistema tiene en el instante en que usted guarda la hoja: si cuenta con el negocio vendiendo, lo que apuntó en la hoja ya no es lo que hay, y la diferencia que salga será suya, no del inventario. Vale para los dos tipos: un sondeo hecho a media venta reporta faltantes que no existen. Lo que se venda después de guardar, mientras la hoja espera revisión, ya no afecta la diferencia.

Es una recomendación de procedimiento, no una guarda del sistema: la pantalla deja registrar y aplicar un conteo con cajas abiertas y no lo advierte. Que se cuente con la caja cerrada lo tiene que asegurar quien organiza el conteo.

Para qué sirve la fecha

La fecha del conteo es la del día en que se guarda la hoja, y no se escribe: la hoja muestra Hoy, 06/10/2026. Lo contado se compara con lo que dice el sistema en el momento de guardar, así que el conteo es de ese día y de esa hora. Si se devuelve y se reenvía, la fecha pasa a ser la del reenvío, porque se toma de nuevo la foto del sistema.

La fecha, con la hora en que se contó:

Le da nombre al documento: Cierre #12 · 2026-09-30 en el kardex, Cierre de inventario #12 · 2026-09-30 en la ficha, las columnas Conteo y Fecha de la lista y el desplegable del acta. Como caben varios el mismo día, el número y la hora son los que los distinguen.
Marca el fin del período del balance: un balance que se cierra contra este cierre termina ese día —aunque el cierre se aplique días después—, y el siguiente empieza al día siguiente (Balance).

Si un documento con fecha de ese mismo día —o de un día anterior— se registra después de guardar la hoja (lo que se vendió esa tarde, una compra que llegó con fecha de ayer), el conteo no lo ve: el inventario de la hoja es el del momento en que se contó. El balance sí lo suma al inventario final del día, en su línea Movido después de contar (La foto del inventario).

Si el conteo va a cerrar un período del balance, tiene que ser un cierre y conviene contar todo el catálogo: lo que no se cuenta entra con el saldo del sistema, y el balance avisa con qué porcentaje de cobertura se hizo.

La foto del inventario

Al guardar la hoja de un cierre, el sistema guarda además una foto del inventario completo: cuánto había de todo lo que había en ese instante, y a qué costo, no solo de lo que se contó. Al aplicar el cierre, cada producto contado pasa a su cantidad contada; los que no se contaron conservan el saldo del momento en que se guardó la hoja, y los costos se quedan los de ese momento. La excepción es el producto que no tenía costo y lo recibió de este mismo cierre, con el Costo a usar de su fila: la foto lo lleva con ese costo, así que un cierre de apertura queda valorado (El inventario inicial). Lo que se venda o se compre mientras la hoja espera revisión no cambia la foto.

La ficha del cierre lo muestra en la tarjeta Foto del inventario: el valor total bajo la base elegida, cuántos productos había, cuántos se contaron y qué porcentaje de cobertura da eso, y cuándo se tomó (Foto tomada al guardar la hoja, el 30/09/2026 a las 18:05).

La foto es del momento en que se contó, y el balance cierra el día completo. Lo que se mueve después de contar con documentos de ese mismo día o anteriores —la venta de la tarde, una compra fechada ayer que llegó hoy— no está en la foto. El balance lo suma al inventario final del día en su línea Movido después de contar, con la lista de esos documentos: Foto del cierre #12 (30/09, 18:05) $ A · Movido después de contar $ B · Inventario final $ C.

En algunos cierres, «Productos contados» de la cabecera y «Contados» de la foto no coinciden, y no es un error: esa foto dejó fuera los productos inactivos que se contaron en cero, porque un producto inactivo y sin saldo ya no es inventario —tampoco aparece en la hoja del siguiente conteo—. Cuando pasa, la tarjeta lo dice: «5 de los 6 productos contados siguen en el inventario…». La cobertura que lee el balance es la de la foto.

Esta foto es la que usa el balance para el inventario inicial y final del período (Balance); sin ella, un conteo no puede cerrar un período. Los avisos que puede encontrar:

«La foto del inventario se tomó al guardar la hoja, el … Al aplicar el cierre, lo contado entra en ella; mientras tanto este cierre no sirve para un balance.» — el cierre está por revisar o devuelto.
«La foto del inventario de este cierre se toma al aplicarlo. Mientras tanto no sirve para un balance.» — es raro: toda hoja de cierre toma su foto al guardarse, así que solo sale en algún cierre por revisar que no la tiene. Ese cierre la toma al aplicarse y desde entonces sirve para un balance; no tiene que hacer nada distinto.
«Este cierre está anulado: no ajustó el inventario y no sirve para un balance.» — el cierre se anuló: no se aplicará, y su foto queda como constancia sin que nadie la use.
«Este cierre no tiene foto del inventario, así que no sirve para un balance. Para cerrar un balance, haga un cierre nuevo.» — ese cierre no tiene foto del inventario y no sirve para un balance: haga un cierre nuevo y cierre el balance contra él.
El valor sale como «—» y la tarjeta dice cuántos productos con existencias no tienen costo bajo esa base. No es que el inventario valga cero: es que no se puede valorar entero. Al cerrar el balance con este cierre el sistema le pedirá esos costos uno por uno.

Un sondeo no toma foto, y su ficha no muestra esta tarjeta: en su lugar dice Sondeo: el inventario no se ajustó. No es un olvido: la foto existe para el balance, y un conteo que no reconcilia lo físico con el sistema no puede cerrar un período.

El sondeo y el balance

El balance solo se cierra contra un cierre. Si escoge un sondeo, el sistema responde:

Un sondeo no ajusta el inventario, así que no puede cerrar un balance. Escoja un cierre de inventario.

En la práctica no llegará a verlo desde la pantalla —el selector de Cierre del período solo ofrece cierres aplicados y con foto—, pero el sistema lo rechaza igual. Lo mismo con un cierre que todavía no se aplica: «Ese cierre de inventario todavía no se ha aplicado (por revisar). Aplíquelo en Inventario → Conteos de inventario, o escoja otro cierre.»

El sondeo tampoco aparece en el memo del período: donde el balance dice cuántos conteos de inventario hubo y cuánta merma se ajustó, cuenta solo los cierres aplicados. Sería engañoso sumar ahí una merma que nadie corrigió.

La lista de conteos

Las columnas son Conteo —su número, que enlaza a la ficha—, Fecha —el día y la hora en que se contó, por ejemplo 2026-09-30 a las 18:05—, Tipo, Estado, Varianza total, Contó (quien registró la hoja) y Notas. El número es el mismo con el que lo nombran los mensajes del sistema («… está en el conteo #12, que está por revisar…»): búsquelo en la columna Conteo. Los del mismo día salen del último que se contó al primero. En Tipo cada fila lleva su distintivo, Cierre o Sondeo. Bajo la varianza, una nota dice qué es esa cifra según el estado:

Estado	Nota bajo la varianza	Por qué
Por revisar o Devuelto	provisional	Todavía se puede aplicar, y al aplicarlo se valora de nuevo con la base de costo de ese momento.
Aplicado, cierre	(ninguna)	Es la cifra que quedó, con el ajuste en el kardex.
Aplicado, sondeo	reportada, no ajustada	Se lee igual que la de un cierre, pero nadie corrigió el inventario.
Anulado	anulado: no se aplicó	No se aplicará nunca: la cifra queda como constancia de lo que se contó.

Si alguna diferencia no tiene costo, la columna no muestra $ 0: muestra Parcial: $ X · N sin valorar, o — con N sin valorar debajo si no hay nada valorado (Un total parcial).

Si la lista no se pudo traer, en lugar de la tabla vacía aparece No se pudo cargar la lista. con el botón Reintentar: no quiere decir que no haya conteos (Si la lista no carga).

Arriba, el filtro Tipo (Todos, Cierres, Sondeos) separa unos de otros —útil para revisar la racha de sondeos de la semana, o para encontrar el último cierre—, el filtro Estado (Todos, Por revisar, Devuelto, Aplicado, Anulado) y el rango de fechas Desde / Hasta. Limpiar filtros, arriba junto al título, los quita todos.

Quién ve qué:

Con Ver inventario —o Ver balances, o Ver reportes de inventario— la lista trae los conteos de todos, con su varianza.
Con solo Gestionar conteos de inventario, la lista trae únicamente los conteos que usted registró, y en lugar de la varianza la columna Productos dice cuántos contó. Le sirve para saber si su hoja sigue por revisar, se aplicó o se la devolvieron.

La ficha del conteo

La cabecera dice de cuál se trata, con su número: Cierre de inventario #12 · 2026-09-30 o Sondeo de inventario #9 · 2026-09-10 y, a quien puede revisarlo, los botones Aplicar, Devolver y Anular (Revisar y aplicar). Debajo, el Estado, el día y la hora en que se contó y quién (Contado: 30/09/2026 a las 18:05 · Ana), cuándo se aplicó y quién (Aplicado), la varianza total, cuántos productos se contaron y las notas. Un recuadro dice lo que toca según el estado: Por revisar, Devuelto por … con su motivo, o Anulado por … con el suyo.

Bajo la Varianza total, la ficha dice qué es esa cifra con la misma regla que la lista:

Por revisar o Devuelto: «Provisional: se valora de nuevo al aplicar.». En un cierre, la tarjeta Foto del inventario dice cuándo se tomó la foto y que lo contado entra en ella al aplicar.
Anulado: «Anulado: no se aplicó ni se aplicará. Las cifras quedan como constancia de lo que se contó.». No ofrece ningún botón de revisión, y la tarjeta dice «Este cierre está anulado: no ajustó el inventario y no sirve para un balance.» (en un sondeo, «Este sondeo está anulado: no dejó registradas sus diferencias…»). Sobre las líneas se lee «La columna Sistema es lo que decía el sistema al contar. El cierre está anulado: estas diferencias no se aplicaron.» (o El sondeo…).
Aplicado: si mira la otra base con el conmutador, dice con qué base y por cuánto se aplicó.

Un sondeo que no está anulado dice además, en cualquier estado, «Reportada, no ajustada: el stock no se movió.».

Si alguna diferencia no tiene costo, la Varianza total sale Parcial: $ X · N sin valorar, o — con N sin valorar debajo (Un total parcial): a medida que quien revisa escribe el Costo a usar, la cifra se completa. Bajo cada campo Costo a usar la ficha dice Queda como costo del producto en un cierre con cantidad contada mayor que cero y Solo valora esta diferencia en un sondeo o en una fila del cierre contada en 0.

En un cierre aplicado, bajo el costo de cada fila cuyo Costo a usar quedó como costo del producto, la ficha dice Fijó el costo del producto (además de ingresado a mano). Una fila del cierre con ingresado a mano y sin esa marca solo valoró su diferencia: el ajuste dejó el producto en cero o en negativo, o el producto ya había recibido costo —por ejemplo, de una compra— mientras la hoja esperaba revisión.

Quien solo cuenta ve su ficha sin las cifras del sistema: el número, el estado, el día y la hora en que contó, las notas y la tabla Lo que contó (producto y cantidad). Si se la devolvieron, trae el motivo y el enlace Corregir y reenviar.

Si la ficha no se pudo traer, la pantalla dice No se pudo cargar el conteo. con el botón Reintentar; si lo que falla es el informe de merma, dice No se pudo calcular la merma., también con Reintentar, y el resto de la ficha se lee igual.

Ver la pérdida o la ganancia con la otra base

Sobre las líneas hay un conmutador Costo promedio ponderado / Último costo. Al cambiarlo se revaloran las líneas, la varianza total y el informe de merma con el otro costo, que ya estaba congelado en el documento.

Comparar no modifica nada. El conteo conserva la base con la que se aplicó —se indica bajo la varianza y en el texto sobre la tabla— y el inventario no se mueve por mirar. Un conteo por revisar se abre con la base que tiene hoy la empresa, que es con la que se aplicará, y el Costo a usar lo piden las diferencias sin costo bajo esa base: mover el conmutador no abre ni cierra esos campos. Es la herramienta para responder «¿cuánto perdimos según cada criterio?» antes de decidir cuál adoptar en Configuración → Empresa.

Informe de merma

El detalle del conteo incluye el informe de merma, que responde a "¿se está perdiendo mercancía?". Compara, para cada producto, lo que debería haber contra lo que se contó:

Columna	Qué es
Desde	El conteo del que sale la apertura de ese producto, con su fecha y un enlace para abrirlo. Dice sin conteo previo si no lo hay.
Apertura	Lo contado para ese producto en el conteo de la columna Desde.
Compras	Lo que entró por compras desde entonces y hasta que se contó.
Ventas	Lo que salió por ventas en ese lapso. Lo vendido mientras la hoja esperaba revisión no cuenta: no estaba en el estante que se contó.
Notas/ajustes	Lo que movieron las notas crédito, las anulaciones, las bajas e ingresos de inventario aprobados y otros ajustes. Lo dado de baja o ingresado con su documento ya está explicado: entra aquí, en el teórico, y no aparece como merma. En la pantalla salen dos cifras separadas por «/»: la primera, lo de las notas crédito de venta y de compra (en el acta, Notas/Anul.); la segunda, lo de las bajas e ingresos de inventario, sus anulaciones y los demás ajustes (en el acta, Bajas y ajustes). El teórico usa la suma de las dos.
Producción	Lo que entró o salió al transformar mercancía: desposte, liquidación PV y consumo por receta (módulos Carnicería y Restaurante). Una canal despostada sale aquí en negativo y sus cortes en positivo; la pérdida de proceso ya la registró la transformación, así que no es merma. Sin esos módulos, siempre está en cero.
Teórico	Apertura + compras − ventas ± notas/ajustes ± producción: lo que debería haber.
Contado	Lo que se contó ahora.
Merma	Teórico − contado. Positiva = faltante (resaltada); negativa = sobrante.
Costo	El costo con el que se valora, según la base elegida en el conmutador. Si dice ingresado a mano, lo escribió alguien con Aplicar conteos de inventario: al aplicar el conteo en su ficha o, en la hoja, al guardarlo (Un producto sin costo).
Valor	Merma × costo. — si el producto no tiene ese costo; esas líneas no suman al total y la pantalla dice cuántas son.

El informe se calcula igual para un cierre que para un sondeo: un sondeo también dice cuánto falta y cuánto vale. Lo único que no hace es corregirlo. En un conteo por revisar el informe ya se puede leer —es parte de lo que se revisa—, pero es provisional hasta que se aplique. Quien solo cuenta no lo ve.

Lo que se mueve después de guardar la hoja nunca cambia su merma. Para cada producto, el informe toma exactamente los movimientos que ya estaban en el saldo del sistema cuando se guardó la hoja —aunque una venta llegue en el mismo minuto, queda del lado que le corresponde— y arranca justo donde terminó el cierre de la columna Desde. Por eso, en un producto con línea base, la merma es su diferencia con el signo cambiado, y el informe de un conteo dice lo mismo hoy que dentro de un año.

Desde cuándo se mide: el último cierre de cada producto

Cada producto se mide desde la última vez que se contó en un cierre aplicado, no desde el conteo anterior sin más. Son medidas distintas por producto: si el cierre de marzo contó las neveras y el de junio contó la bodega, cada uno arrastra su propia fecha, y la columna Desde dice cuál le tocó a cada fila.

Los sondeos no cuentan como punto de partida. Parece razonable que sí —es el conteo más reciente— y sin embargo daría una cifra falsa. Con un ejemplo:

Un producto: el sistema dice 100. El 10 de septiembre se hace un sondeo, se cuentan 90 y no se ajusta nada. En lo que queda del mes no hay ventas ni compras de ese producto. El 30 de septiembre se hace el cierre y se cuentan 88.

Si la apertura saliera del sondeo (90), el informe del cierre diría merma 2… mientras el propio cierre está aplicando un ajuste de −12 (de 100 a 88). Los diez que el sondeo encontró y nadie corrigió desaparecerían del informe para siempre.

Con la apertura en el último cierre (100), el informe dice merma 12, que es exactamente el ajuste que el cierre aplica.

Que la merma del informe coincida con el ajuste que el cierre hace es lo que vuelve creíble el informe. Un sondeo no reconcilió nada, así que no puede ser punto de partida.

Productos sin línea base

Un producto que no estaba en ningún cierre anterior no tiene con qué compararse: sale marcado sin línea base —en la columna Desde, sin conteo previo—, su apertura se asume en cero y por eso toda su historia aparecería como merma. Esos productos no suman al total que muestra la pantalla; debajo del total se indica cuántos son y cuánto daría la cifra si se incluyeran.

En el primer cierre de la empresa eso aplica a todos los productos: sirve para fijar el punto de partida, no para leer merma.

El acta

El Acta de conteo (merma) para firmar y archivar se obtiene en Reportes → Reportes PDF / Excel, pestaña Inventario (Catálogo de reportes). Sirve para los dos tipos y lo dice en su primer renglón: «Cierre: este conteo ajustó el inventario…» o «Sondeo: este conteo NO ajustó el inventario…». Un documento que se firma no puede dejar en duda si el inventario se corrigió. El renglón siguiente dice cuándo se contó —Contado el 30/09/2026 a las 18:05—, porque la foto del sistema con la que se comparó es de ese instante, y cuándo se aplicó.

El acta existe solo para los conteos aplicados: el desplegable no ofrece los que están por revisar, devueltos o anulados. Al pedirla, el desplegable Conteo de inventario nombra cada conteo por su tipo, número y fecha, y trae con qué distinguir dos del mismo día —caben varios, cierres y sondeos—: la hora en que se contó, su varianza y el comienzo de sus notas. Por ejemplo, Sondeo #8 2026-09-13 · 10:42 · varianza -$ 3.500 · neveras. Una nota corta al registrar el sondeo («neveras», «bodega 2») es lo que después lo hace fácil de encontrar.

El acta trae las cifras de la pantalla —también Producción—, con algunos cambios de forma: agrega la columna Código, rotula la apertura Saldo anterior, separa Notas/ajustes en Notas/Anul. y Bajas y ajustes —esta última, con las bajas e ingresos de inventario—, y no lleva la columna Desde: los productos sin línea base van marcados con * junto al nombre, y los que se valoraron con un costo ingresado a mano, con **. Por línea trae el Costo unit. con el que se valoró y, aparte, el Valor merma (merma × costo unitario), para que quien firma pueda comprobar la cuenta sin salir del documento. Un producto sin costo lleva — en las dos columnas, como en la pantalla: el acta tampoco lo valora en cero. Se imprime apaisada.

Varianza y merma: dos cifras con signos contrarios

La ficha del conteo trae las dos, y miden la diferencia desde lados opuestos:

Varianza total —en la cabecera de la ficha, en la lista de conteos y, como Varianza estimada, en la hoja— es (contado − sistema) × costo: el efecto sobre el inventario. Un faltante es negativo (−$ 37.500), porque el inventario baja; un sobrante, positivo.
Merma —en el Informe de merma de la ficha y en el acta— es (teórico − contado) × costo: lo que se perdió. Un faltante es positivo y resaltado ($ 37.500); un sobrante, negativo.

En un producto con línea base, el teórico es igual a lo que decía el sistema al contar, así que su merma es su diferencia con el signo cambiado. Los totales, en cambio, solo se corresponden si todos los productos contados tienen línea base: el total de la merma deja por fuera los que no la tienen, y la varianza total los incluye. En el primer cierre de la empresa, por ejemplo, ningún producto tiene línea base: la varianza total suma todas las diferencias y el total de la merma con línea base da $ 0.

El acta cierra con la fila «VALOR TOTAL DE LA MERMA (productos con línea base)» —el total que sirve para leer merma— y, si hay productos sin línea base, una segunda fila que los incluye, marcados con *, por la misma razón que la pantalla los separa: «Incluyendo 4 producto(s) sin línea base (*), cuya apertura se asume en cero y por eso no es comparable». Por ejemplo, $ -37.900 en la primera y $ 106.800 en la segunda. Si todos los productos tenían un cierre anterior, el acta trae solo la primera fila: la segunda sería idéntica.

Ejemplo completo: de la hoja al acta

La empresa valora al costo promedio ponderado. El 30 de septiembre, con la caja cerrada, se cuentan tres productos que el cierre del 31 de agosto también contó, así que tienen línea base.

Quien cuenta abre Nuevo conteo ese día —la hoja dice Hoy, 30/09/2026—, deja el tipo Cierre, escribe 15 en Café 500 g, 42 en Arroz 500 g y 25 en Panela 500 g, y pulsa Guardar para revisión.
Quien revisa abre el conteo desde la tarjeta Inventario de Inicio y ve en la ficha:

Producto Sistema Contado Diferencia Costo Valor
Café 500 g 18,00 15,00 −3,00 $ 12.500 −$ 37.500
Arroz 500 g 40,00 42,00 2,00 $ 2.400 $ 4.800
Panela 500 g 25,00 25,00 0,00 $ 1.900 $ 0

Varianza total: −$ 32.700 (−37.500 + 4.800 + 0): el inventario baja en ese valor. El Informe de merma de la misma ficha dice $ 32.700: la misma pérdida, leída como merma.
Pulsa Aplicar cierre. El kardex recibe dos renglones Ajuste por cierre con el documento Cierre #12 · 2026-09-30: −3,00 en el café y 2,00 en el arroz. La panela no recibe ninguno. Si nada se vendió mientras la hoja esperaba, el stock queda en 15 y 42. Los costos no cambian: el café sigue a $ 12.500.
El Acta de conteo (merma) de ese cierre (El acta) empieza con «Cierre: este conteo ajustó el inventario con las diferencias de abajo.» y trae, entre otras columnas:

Producto Teórico Contado Merma Costo unit. Valor merma
Café 500 g 18,000 15,000 3,000 (resaltada) $ 12.500 $ 37.500
Arroz 500 g 40,000 42,000 -2,000 $ 2.400 $ -4.800
Panela 500 g 25,000 25,000 0,000 $ 1.900 $ 0

Cierra con «VALOR TOTAL DE LA MERMA (productos con línea base)»: $ 32.700. El teórico coincide con el sistema de la ficha porque los tres productos tienen línea base; por eso la merma es la diferencia con el signo cambiado (Varianza y merma).

Producto	Sistema	Contado	Diferencia	Costo	Valor
Café 500 g	18,00	15,00	−3,00	$ 12.500	−$ 37.500
Arroz 500 g	40,00	42,00	2,00	$ 2.400	$ 4.800
Panela 500 g	25,00	25,00	0,00	$ 1.900	$ 0

Producto	Teórico	Contado	Merma	Costo unit.	Valor merma
Café 500 g	18,000	15,000	3,000 (resaltada)	$ 12.500	$ 37.500
Arroz 500 g	40,000	42,000	-2,000	$ 2.400	$ -4.800
Panela 500 g	25,000	25,000	0,000	$ 1.900	$ 0

El inventario inicial: el cierre de apertura

Permisos: Gestionar productos para crear los productos; Gestionar conteos de inventario para contar; Aplicar conteos de inventario, con Ver inventario, para escribir los costos y aplicar. Requisitos: los productos creados, con Maneja inventario marcado.

Lo que ya hay en bodega el día en que la empresa empieza a usar el sistema entra con un cierre de apertura: un cierre de todo lo que hay, con el Costo a usar de cada producto. Al aplicarlo, cada producto queda con su cantidad y con lo que le costó —su costo promedio y su último costo—, la foto del inventario queda valorada y el cierre abre el primer período del balance. Es un solo documento: no hace falta registrar una compra de apertura, que dejaría una cuenta por pagar y un IVA descontable que no existen.

Cree los productos en Catálogo → Productos, con Maneja inventario marcado (Productos). Nacen con existencia 0,00 y sin costo.
Cuente la mercancía y anote, por producto, la cantidad y lo que le costó cada unidad, sin IVA, que es como el sistema valora el inventario (Los dos costos).
Abra Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo y deje el Tipo de conteo en Cierre, que viene marcado. Un sondeo no sirve: no carga existencias ni costos.
Escriba la Cantidad contada de todo lo que tiene; los productos que no tiene, déjelos en blanco.
Escriba el Costo a usar de cada producto. Como ningún producto tiene costo todavía, la hoja lo pide en cada fila con cantidad, y bajo el campo dice Queda como costo del producto. El campo solo se abre a quien puede aplicar conteos: quien solo cuenta no ve costos, guarda la hoja con Guardar para revisión y los costos los escribe quien aplica, en la ficha del conteo (Revisar y aplicar un conteo).
Aplique el cierre: Guardar y aplicar cierre en la hoja o, si se guardó para revisión, Aplicar cierre en su ficha. La pantalla confirma con «Cierre de inventario aplicado.» y, en la ficha, cada fila dice Fijó el costo del producto.
Compruébelo en Inventario → Stock: cada producto con su Cantidad, su Costo promedio, su Último costo y su Valor. Al pasar el puntero por el último costo dice Lo fijó Cierre de inventario #12 del 8 de oct 2026 (con el número y la fecha de su cierre).

La hoja de un cierre nuevo filtrada en la bolsa plástica: el tipo Cierre marcado, la cantidad contada 500, el campo Costo a usar con 40 y la nota «Queda como costo del producto»; al pie, la varianza estimada y los botones Cancelar, Guardar para revisión y Guardar y aplicar cierre. Los números señalan los pasos 3 a 6.

Con muchos productos, desde Excel

En vez de escribir la cantidad y el costo fila por fila, descargue la hoja de conteo en Excel, llene Contado y Costo, e impórtela: las cantidades y los costos a usar pasan a la hoja, y usted revisa y aplica el cierre (Importar el conteo desde Excel).

Haga el cierre de apertura antes de empezar a vender

El primer balance va del día siguiente al cierre de apertura hasta el día del cierre que lo cierra. Si cuenta al final del día anterior a empezar, todo lo que venda y compre con el sistema cae dentro de ese primer período (Balance).

Lo que deja el cierre de apertura:

En cada producto, su cantidad y sus dos costos; en su kardex, la entrada como Ajuste por cierre, con el cierre como documento (Cierre #12 · 2026-10-08).
En la foto del inventario, el valor de lo que contó. El balance que arranca en este cierre toma de ahí su inventario inicial, y no vuelve a pedir esos costos.
Para la merma, el punto de partida de cada producto que contó (Productos sin línea base).

La primera compra promedia con ese costo

El costo del cierre de apertura es un costo como cualquier otro: la primera compra lo promedia (Los dos costos). Por ejemplo, el cierre deja 10 unidades a $ 800 y después entra una compra de 10 a $ 1.000:

Qué pasa	Unidades	Costo promedio	Último costo
Cierre de apertura	10	$ 800	$ 800
Compra de 10 a $ 1.000	20	$ 900	$ 1.000

(10 × 800 + 10 × 1.000) ÷ 20 = $ 900. El último costo pasa a ser el de la compra, y Inventario → Stock dice que lo fijó esa compra.

Si un costo quedó mal escrito

Antes de aplicar, revise cada Costo a usar: al aplicar, pasa a ser el costo del producto. Si la hoja se guardó para revisión con el costo ya escrito, en la ficha no se cambia: Devuelva el conteo para que lo corrijan (Corregir un conteo devuelto).
Después de aplicar, el cierre no se anula, y el producto ya tiene costo: otro cierre no acepta un Costo a usar para él (el sistema lo rechaza al guardar con «… ya tiene costo: el costo a usar solo se escribe para un producto sin costo.»). Tampoco sirve una nota de compra: las notas corrigen una compra, y este costo no vino de ninguna.
Lo corrige la siguiente compra. El último costo pasa de una vez a ser el de la compra. El promedio se pondera con el costo errado mientras queden unidades de ese cierre; si cuando llega la compra la existencia ya está en cero o en negativo, no hay nada que ponderar y el promedio pasa a ser el de la compra.

Mercancía que sale sin venta o entra sin compra

Lo que sale de la bodega sin venta, o entra sin compra, no se espera al siguiente cierre: se registra con su documento en Inventario → Bajas e ingresos (Bajas e ingresos de inventario). Así queda con su motivo, su valor y quién lo aprobó, y el siguiente cierre no lo cuenta como merma.

Caso	Qué hacer	Cómo queda
Mercancía dañada o vencida, lo que se gasta en el propio negocio (consumo interno), lo que se regala o se da a probar sin venta, o lo que se robaron	Una baja de inventario con su motivo: Daño o avería, Vencimiento, Consumo interno, Obsequio o degustación, Hurto o pérdida u Otro. Queda pendiente hasta que alguien con Aprobar bajas e ingresos de inventario la apruebe.	Al aprobarse sale del kardex como Baja de inventario, valorada al costo del momento. En el siguiente cierre entra al teórico (columna Notas/ajustes), no a la merma. En el balance, el consumo interno y los obsequios van a gastos operacionales; lo demás, dentro del costo de ventas.
Un obsequio a un cliente que sí compra algo	Agréguelo a la venta con Desc. % `100`, junto con lo que el cliente paga: una venta con total $ 0 no se emite. Pide Aplicar descuentos en venta (Tope de descuento y obsequios).	Sale del inventario con esa venta, en una línea de $ 0.
Mercancía que entra sin compra (una muestra del proveedor, un producto que se quedó por fuera del inventario inicial, la devolución de un consumo interno)	Un ingreso sin compra con su motivo. Si el producto no tiene costo, escriba lo que costó: al aprobarse queda como costo del producto.	Entra al kardex como Ingreso sin compra, al costo que ya tiene el producto. En el balance suma a la base del costo de ventas como + Ingresos sin compra.
Se perdió mercancía y no se sabe qué ni cuánto	Haga un cierre de esos productos: cuéntelos y aplíquelo.	La diferencia entra al kardex como Ajuste por cierre y queda como merma, valorada (Informe de merma).

Si el sistema dice que hay menos de lo que hay que sacar, la baja no se deja registrar: primero un cierre de ese producto, y después la baja.

Mensajes y qué hacer

Mensaje	Qué pasó	Qué hacer
Cierre de inventario registrado; queda por revisar. / Sondeo de inventario registrado; queda por revisar.	La hoja quedó guardada y congelada la foto del sistema. Nada cambió en el inventario.	Espere la revisión. Quien ve el inventario pasa a la ficha; quien cuenta a ciegas vuelve a la lista, donde puede seguir el Estado.
Borrador recuperado	Abrió la hoja con el mismo usuario y en el mismo equipo donde había dejado un conteo sin guardar.	Revise lo que trae y guarde, o pulse Empezar de cero (Si sale de la hoja sin guardar).
No se pudo cargar la hoja de productos. (con Reintentar) y, junto a los botones, «La hoja de productos no cargó: use «Reintentar» antes de guardar.»	La lista de productos de la hoja no se pudo traer. No es que no haya productos. Los botones de guardar quedan inhabilitados.	Pulse Reintentar. Lo que escribió se conserva y, al cargar, la hoja trae las cifras del sistema de ese momento (Si la hoja no carga).
Arroz 500 g +1 (total 12) / Se sumó a Arroz 500 g (producto padre) +1 (total 13) (en la barra del lector)	La lectura sumó a la Cantidad contada de esa fila; la segunda, por la etiqueta de una presentación del producto. Si termina en · la fila no se ve con el filtro puesto, sumó a una fila que el filtro esconde.	Nada: siga leyendo. Si leyó de más, Deshacer última lectura (Contar con lector).
El código 7701234567890 no está en esta hoja: no está creado, no maneja inventario o está inactivo sin existencias.	El lector leyó un código que no es de ningún producto de la hoja. No sumó nada.	Busque el producto en Catálogo → Productos: si no existe, créelo; si no maneja inventario, no se cuenta.
Sal ya está en otra hoja sin aplicar: no se sumó. / Sal está retenido por: Baja BI-3, por aprobar: no se sumó.	El producto que leyó está en otra hoja sin aplicar, o en una baja o un ingreso por aprobar. Su fila no cambió.	Déjelo para después, o pida que revisen la otra hoja o que decidan ese documento.
El código 1001 lo tienen dos productos de la hoja: Arroz 500 g y Panela. No se sumó.	Dos productos de la hoja tienen ese mismo código. El lector no escoge uno.	Corrija el código de uno de los dos en Catálogo → Productos y vuelva a leer. Mientras tanto, escriba la cantidad en la fila.
Escriba una Cantidad por lectura mayor que cero. (y Debe ser mayor que cero. bajo el campo)	La Cantidad por lectura está en blanco o en 0: las lecturas no suman.	Escriba cuánto suma cada lectura (`1`, una caja de `6`, `0,5` kilos).
Se pasaron 2 productos a la hoja: revíselos y guarde.	La importación pasó sus cantidades —y sus costos a usar— a la hoja. Nada se ha guardado.	Revise la hoja y guárdela (Importar el conteo desde Excel).
El archivo no trae ninguna cantidad en «Contado»: escriba lo que contó y vuelva a subirlo.	Todas las filas del archivo tienen Contado en blanco.	Llene Contado en el archivo, guárdelo y elíjalo otra vez.
No hay ningún producto con el código «1001». (o …con el código de barras…, o los dos)	En la vista previa: el código de esa fila no es de ningún producto.	Corrija el código en el archivo, o cree el producto, y vuelva a subirlo.
«Sal» ya está en otra hoja de conteo sin aplicar (la hoja de conteo #4): no se cuenta aquí hasta que esa hoja se aplique o se anule. / «Sal» está retenido por la baja BI-3, por aprobar: no se cuenta hasta que se apruebe o se rechace.	En la vista previa: ese producto está retenido por otro documento abierto, que la fila nombra.	Quite esa fila del archivo, o espere a que ese documento se decida, y vuelva a subirlo.
«Servicio de corte» no maneja inventario: no se cuenta. / «Queso viejo» está inactivo y sin existencias: no se cuenta. (o Su producto padre, «…», … si la fila es de una presentación)	En la vista previa: ese producto no está en la hoja de conteo.	Quite esa fila del archivo.
El código «1001» es de «Arroz 500 g» y el código de barras «7701234500033» es de «Sal»: deje el de un solo producto.	En la vista previa: la fila trae un código de un producto y un código de barras de otro.	Deje en la fila solo el código (o el código de barras) del producto que contó.
Contado: no puede ser negativo. / Contado: «1,2345» tiene más de tres decimales. / Contado: «abc» no es un número.	En la vista previa: lo que dice Contado en esa fila no es una cantidad que se pueda contar.	Corríjalo en el archivo (cómo escribir los números).
El costo se ignora: lo escribe quien aplica el conteo. / El costo se ignora: «Arroz 500 g» ya tiene costo promedio ponderado. / El costo se ignora: lo contado es igual a lo que dice el sistema, no hay diferencia que valorar.	Aviso de la vista previa, no un error: la cantidad pasa a la hoja, sin ese costo. El Costo solo se usa para un producto sin costo con diferencia, y lo usa quien puede aplicar conteos.	Nada. Si el producto necesita costo, lo escribe quien aplica el conteo (Un producto sin costo).
Costo: debe ser mayor que cero. Si no sabe lo que costó, déjelo en blanco. / «Arroz 500 g» tiene otro costo en la fila 5: deje uno solo.	En la vista previa: un Costo en 0, o dos costos distintos para el mismo producto.	Corrija el costo en el archivo y vuelva a subirlo.
No se pudo cargar la lista. (con Reintentar, sobre la lista de conteos)	La lista no se pudo traer. No quiere decir que no haya conteos.	Pulse Reintentar; los filtros se conservan.
No se pudo cargar el conteo. / No se pudo calcular la merma. (con Reintentar)	La ficha del conteo, o su informe de merma, no se pudo traer.	Pulse Reintentar. Si la ficha sigue sin abrir y el conteo es de otra persona, revise sus permisos (Quién hace qué).
El costo a usar debe ser mayor que cero. Si el producto no tiene costo, escriba lo que le costó.	Bajo el Costo a usar: se escribió 0, o un valor que se guarda como 0. Los botones de guardar (en la hoja) o Aplicar (en la ficha) quedan inhabilitados. Si llega igual, el sistema no guarda ni aplica nada.	Escriba lo que de verdad le costó el producto, mayor que cero (Un producto sin costo).
Queso campesino ya tiene costo: el costo a usar solo se escribe para un producto sin costo. / Queso campesino no tiene diferencia: el costo a usar solo se escribe para una diferencia sin costo. (con el nombre del producto)	Se escribió un Costo a usar para un producto que, al guardar o al aplicar, ya tenía costo bajo la base de la empresa (por ejemplo, entró una compra mientras escribía) o ya no tenía diferencia. Nada se guardó ni se aplicó.	En la hoja, la fila vuelve a leer las cifras y muestra el costo de hoy: guarde de nuevo. En la ficha, recárguela y aplique (El costo a usar es solo para lo que no tiene costo). Si quería corregir el costo que le dio un cierre anterior, un conteo no lo hace: vea Si un costo quedó mal escrito.
Queda como costo del producto / Solo valora esta diferencia (bajo el campo Costo a usar)	Dice qué hará el sistema con ese costo al aplicar: en un cierre con cantidad contada mayor que cero, valorar la diferencia y dejarlo como costo del producto; en un sondeo, o en un cierre que cuenta 0 (el producto queda sin existencia), solo valorar la diferencia.	Escriba lo que de verdad le costó cada unidad, sin IVA: en un cierre, la siguiente compra promediará con ese costo (Un producto sin costo).
Fijó el costo del producto (bajo el costo de una fila, en la ficha de un cierre aplicado)	El Costo a usar de esa fila quedó como costo del producto.	Nada. Si el costo quedó mal escrito, vea Si un costo quedó mal escrito.
Parcial: $ X · N sin valorar / — con N sin valorar (en la varianza)	Alguna diferencia del conteo no tiene costo: su valor no se sabe, así que no se suma como $ 0.	Es normal mientras el conteo espera revisión: quien lo aplica escribe el Costo a usar que falta (Un total parcial).
¿Salir del cierre? / ¿Salir del sondeo?	Pulsó una opción del menú o un enlace con cantidades escritas sin guardar.	Salir deja lo escrito como borrador en este equipo; Seguir contando vuelve a la hoja.
¿Descartar el cierre? / ¿Descartar el sondeo?	Pulsó Cancelar con cantidades escritas.	Descartar cierre (o sondeo) borra lo escrito y el borrador; Seguir contando vuelve a la hoja.
Cierre de inventario reenviado; queda por revisar. / Sondeo de inventario reenviado; queda por revisar.	La hoja devuelta volvió a revisión, con una foto nueva del sistema.	Espere la revisión.
Cierre de inventario aplicado. / Sondeo de inventario aplicado.	El conteo se aplicó (con Aplicar en la ficha o con Guardar y aplicar en la hoja). En un cierre, la diferencia ya está en el kardex.	Revise las líneas, la varianza y —en un cierre— la foto del inventario.
Conteo devuelto para corregir. / Conteo anulado.	Se devolvió o anuló con su motivo. Nada cambió en el inventario.	Si lo devolvió, quien lo contó lo corrige y lo reenvía (Corregir un conteo devuelto).
Un producto tiene diferencia y no tiene costo promedio ponderado: Queso campesino. Escriba el Costo a usar de cada uno en la tabla para poder aplicar el cierre.	Aviso en la ficha al revisar, o al final de la hoja a quien usa Guardar y aplicar: una fila con diferencia no tiene con qué valorarse, y el botón de aplicar queda inhabilitado. Dice último costo si esa es la base de la empresa y aplicar el sondeo en un sondeo; con varios, «3 productos tienen diferencia y no tienen…». En la hoja no dice en la tabla y termina «…o guárdelo para revisión.».	Escriba el Costo a usar en la fila de cada producto nombrado (arriba), o —en la hoja— guárdelo para revisión.
La fecha del conteo es la de hoy: lo contado se compara con el sistema del momento en que se registra.	La hoja llegó con una fecha distinta de la de hoy. La pantalla no la pide —la fecha es siempre la del día en que se guarda—, así que es raro verlo.	Vuelva a guardar la hoja desde Nuevo conteo o Corregir y reenviar: se registra con la fecha de hoy.
Estos productos ya están en otra hoja de conteo sin aplicar: Arroz 500 g, Panela 500 g. Quítelos de esta hoja, o espere a que la otra se aplique o se anule. (con los productos que correspondan)	Un producto solo puede estar en una hoja abierta a la vez.	Deje en blanco esos productos, o pida que revisen la otra hoja.
Estos productos están retenidos por otro documento pendiente: Arroz 500 g (Baja BI-3 por aprobar). Quítelos de esta hoja, o espere a que ese documento se decida. (con los productos y documentos que correspondan; un producto en otra hoja sale como (hoja de conteo #4))	Alguno de esos productos está en una baja o un ingreso de inventario pendiente, que todavía no movió su existencia. Nada se guardó.	Deje en blanco esos productos, o pida a quien tiene Aprobar bajas e ingresos de inventario que apruebe o rechace ese documento (Bajas e ingresos).
Este conteo está aplicado y ya no se puede anular. (o …está anulado y ya no se puede aplicar., …está devuelto y ya no se puede devolver., …está por revisar y ya no se puede reenviar.: el estado y la acción que correspondan)	Otra persona ya lo decidió (por ejemplo, desde otra pestaña), o el conteo está aplicado.	Recargue la ficha para ver su estado actual.
Queso campesino cambió en el catálogo después de contarlo: devuelva la hoja para recontarlo. (con varios: «Queso campesino y Arroz 500 g cambiaron en el catálogo después de contarlos…»)	Mientras el conteo esperaba revisión, a ese producto se le quitó Maneja inventario o se le asignó un Producto padre: lo que se contó ya no es el saldo propio de ese producto. Nada se aplicó: el conteo sigue Por revisar.	Pulse Devolver con el motivo, para que se recuente sin ese producto —o contando su producto padre, si ahora lo tiene— (Corregir un conteo devuelto). Si el conteo ya no hace falta, Anular. Es raro: mientras la hoja está abierta, el catálogo no deja hacer esos dos cambios; solo pasa si el producto cambió por otra vía.
Escriba el motivo de la devolución. / Escriba el motivo de la anulación.	Devolver y anular exigen un motivo de al menos 5 caracteres.	Explique qué hay que corregir o por qué se descarta.
Hay productos con diferencia y sin costo promedio ponderado. Indique el costo con el que quiere valorar cada uno para poder aplicar el cierre. (o …sin último costo…, …aplicar el sondeo.)	El sistema rechazó la aplicación porque una diferencia no se puede valorar (lo normal es ver antes el aviso «Un producto tiene diferencia y no tiene…»). Pasa cuando el saldo de un producto cambió entre que abrió la hoja y la guardó (alguien vendió o compró, y una fila sin diferencia pasó a tenerla), o cuando la empresa cambió la Base de costo del inventario mientras usted tenía abierta la ficha del conteo por revisar.	La pantalla conserva lo que contó y abre el Costo a usar de los productos que el sistema nombró —la hoja vuelve a leer las existencias; la ficha, la base de costo de hoy—; el aviso de la fila anterior dice cuáles son. Escríbalo y aplique de nuevo. Nada se aplicó: el conteo se aplica entero o no se aplica.
No tiene permiso para esta acción.	Se intentó aplicar, devolver o anular sin Aplicar conteos de inventario y Ver inventario, o abrir el conteo de otra persona sin ver el inventario.	Pida el permiso a un administrador, o que revise el conteo quien lo tenga.
El costo a usar de la línea N lo escribe quien aplica el conteo: necesita «Aplicar conteos de inventario».	La hoja llevaba un Costo a usar y quien la guardó no puede aplicar conteos (por ejemplo, le quitaron el permiso con la hoja abierta). Nada se guardó.	Recargue la pantalla y guarde la hoja sin costo: lo escribe quien aplique el conteo (Un producto sin costo).
Solo se pueden contar productos que manejan inventario y no tienen producto padre.	La línea apunta a un producto con Maneja inventario desmarcada, o a un producto hijo.	Cuente el producto padre (Productos).
Un sondeo no ajusta el inventario, así que no puede cerrar un balance. Escoja un cierre de inventario.	Se intentó cerrar un período del balance con un sondeo.	Elija un cierre de la lista. Si no hay ninguno con la fecha que necesita, haga un cierre contando todo (Balance).
Ese cierre de inventario todavía no se ha aplicado (por revisar). Aplíquelo en Inventario → Conteos de inventario, o escoja otro cierre. (o (devuelto), (anulado))	Se intentó cerrar un balance con un cierre por revisar, devuelto o anulado: solo un cierre aplicado tiene lo contado en su foto.	Aplique el cierre y vuelva al balance.
Este conteo está por revisar: el acta solo existe para los conteos aplicados. (o devuelto, anulado)	Se pidió el acta de un conteo que no se ha aplicado.	Aplíquelo primero, o pida el acta de otro conteo.

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