Kardex: el histórico de un producto

Para quién: quien audita un saldo o un costo que no cuadra. Ruta: Inventario → Stock → [producto] Permiso: Ver inventario o Gestionar productos. Quien mantiene el catálogo (solo Gestionar productos) llega desde la pestaña Existencias de la ficha del producto, con Abrir el kardex en Inventario; el listado Inventario → Stock sí exige Ver inventario.

El kardex es el registro completo de todo lo que le pasó a un producto, en orden. Es la pantalla a la que se llega cuando la pregunta es «¿por qué este producto tiene este saldo?» o «¿por qué su costo es este?».

Kardex de un producto

En Inventario → Stock, pulse el nombre del producto para abrir su detalle, en Inventario → Stock → [producto]. El título es el nombre del producto que abrió. Arriba, las mismas cifras del producto: Cantidad, Costo promedio, Último costo y Valor. En un producto que nunca tuvo costo, los tres importes dicen — (no $ 0) y el Último costo dice Sin registro de origen: vea por qué un producto sale sin costo.

Bajo el Último costo dice qué documento lo fijó y cuándo —Compra FC-9 · 9 de sep 2026—, con el nombre que ese documento tiene en su propia ficha, y es un enlace a la compra si usted puede abrirla (vea El documento de cada movimiento; con Carnicería o Planta, el documento puede ser otro). Si lo fijó el Costo a usar de un cierre, dice Cierre de inventario #12 · 8 de oct 2026 y enlaza al cierre, si usted puede abrir los conteos (El inventario inicial: el cierre de apertura). Si lo fijó un ingreso sin compra de un producto que no tenía costo, dice Ingreso sin compra II-3 · 8 de oct 2026 y enlaza a la ficha del ingreso, si usted puede abrirla (Bajas e ingresos). El Costo a usar de un sondeo no aparece aquí: vive solo en la línea de ese sondeo.

Abajo, el kardex, bajo el título Movimientos: un renglón por movimiento, filtrable por Desde/Hasta y por Motivo. Limpiar filtros, junto al título, los quita.

Columna	Qué significa
Fecha	Fecha y hora del movimiento.
Motivo	Ver el catálogo abajo. También sirve de filtro.
Documento	Documento que lo originó, con el mismo nombre que muestra su propio detalle (FE-1234, NC-FV-1, FC-6, Cierre #8 · 2026-09-01, Baja BI-12, Ingreso II-3, Liquidación PV #3, Transformación #12). Enlaza a la factura, la compra, el cierre, la baja o el ingreso, o la liquidación; el de una transformación abre la lista de transformaciones con solo esa transformación. Ver abajo.
Cambio	Lo que ese movimiento sumó (positivo) o restó (negativo, en rojo).
Saldo	Existencia acumulada después de ese movimiento. Es el saldo real del producto, no el de la página: no cambia aunque filtre por fecha o motivo.
Usuario	Quién ejecutó la operación.

Los movimientos se listan del más reciente al más antiguo, así que el Saldo de la primera fila es la existencia actual.

Quien tenga Gestionar productos puede abrir la ficha del producto —datos, precios, existencias e historial— seleccionando el nombre del producto en la cabecera. Sin ese permiso, el nombre se muestra como texto. Ese mismo kardex se puede consultar sin salir de la ficha, en su pestaña Existencias.

Un ejemplo de lectura

El kardex del Arroz 500 g al final de septiembre, en sus cinco últimos renglones:

Fecha	Motivo	Documento	Cambio	Saldo	Usuario
30 de sep 2026, 19:05	Ajuste por cierre	Cierre #12 · 2026-09-30	2,00	42,00	Marta Gómez
30 de sep 2026, 11:20	Venta	FE-1234	−6,00	40,00	Carlos Ruiz
29 de sep 2026, 16:40	Nota crédito	NC-FV-12	1,00	46,00	Carlos Ruiz
28 de sep 2026, 10:15	Venta	FE-1230	−15,00	45,00	Ana Pérez
26 de sep 2026, 08:30	Compra	FC-9	48,00	60,00	Marta Gómez

Se lee de abajo hacia arriba: había 12; la compra FC-9 sumó 48 (saldo 60); dos ventas restaron 15 y 6; una nota crédito con devolución física devolvió 1; y el cierre del 30 de septiembre contó 42 cuando el sistema decía 40, así que sumó 2. El Saldo de la primera fila, 42,00, es lo que hay hoy. El renglón del cierre lleva la hora en que se aplicó y el usuario que lo aplicó, no los de quien contó.

Imprimir el kardex

El mismo kardex sale en PDF o en Excel con el reporte Kardex de producto: Reportes → Reportes PDF / Excel, pestaña Inventario. Elija el producto y el rango de fechas y pulse Generar PDF o Descargar Excel. Trae el saldo inicial, el corrido y el final, y pide Ver reportes de inventario (Catálogo de reportes).

El documento de cada movimiento

Todo movimiento lo causa un documento, y el kardex lo nombra igual que su propia ficha, nunca con un número interno.

• El enlace depende de lo que usted puede abrir. Si no tiene el permiso de la pantalla de destino —Ver facturas para una venta o su nota crédito, Ver compras para una compra o su nota—, el nombre del documento aparece como texto, sin enlace. Lo mismo vale para la compra que fijó el Último costo. Un cierre de inventario enlaza a quien puede abrir la ficha de cualquier conteo (Ver inventario, Ver balances o Ver reportes de inventario); quien llega al kardex por la pestaña Existencias de la ficha del producto con solo Gestionar productos lo ve como texto, aunque tenga Gestionar conteos de inventario (ese permiso solo abre las hojas que él mismo contó).
• Una baja o un ingreso (Baja BI-12, Ingreso II-3) enlaza a su ficha para quien tiene Ver inventario o Aprobar bajas e ingresos de inventario; para los demás, también para quien lo registró, sale como texto. Su anulación lleva el mismo documento y se distingue por el motivo: Anulación de baja o Anulación de ingreso. El renglón lleva la fecha, la hora y el usuario de la aprobación (o de la anulación), no los de quien lo registró.

Solo si su empresa usa Carnicería o Planta de beneficio

• Último costo fijado por un documento del módulo. Puede decir Liquidación PV #3 · 4 de sep 2026: lleva a la liquidación. De un desposte abre la lista de Transformaciones con solo esa transformación, porque no tienen ficha propia. Una Liquidación de planta #N lleva a la ficha de esa liquidación (con Liquidar programaciones): costea lo empacado sin agregar movimientos al kardex (Liquidaciones de planta).
• Los enlaces de los módulos piden el permiso de su pantalla —Ver liquidaciones PV, Ver transformaciones de inventario, Ver lotes y programaciones— y el módulo activo; sin ellos, el documento aparece como texto.
• Anulaciones del módulo Carnicería. Anular una transformación o una liquidación no borra nada: escribe movimientos nuevos con el mismo motivo y el signo contrario. Para que no se confundan con los originales, su documento termina en · anulación: Transformación #12 (+10,00) y Transformación #12 · anulación (−10,00).
• Despachos y reingresos de Planta. Confirmar un despacho, agregarle o quitarle una canasta con Editar despacho y anularlo dejan movimientos con el documento Despacho N (la anulación, Despacho N · anulación); un reingreso, Reingreso N (y Reingreso N · anulación al anularlo). Despacho N enlaza a la ficha del despacho con Gestionar despachos, y Reingreso N a la lista de reingresos con Reingresar productos devueltos.
• Canastas de Planta. El número es el de la canasta, el mismo de su código de barras y de su ficha. Empacar una canasta deja la entrada Canasta N; dividirla deja la salida de la madre, Canasta N · división, y la entrada de cada hija con su propio número (Canasta M); anularla, Canasta N · anulación, y decomisarla, Canasta N · decomiso (con una entrada a nombre del despacho del que salió, que ya no la lleva). El enlace lleva a la ficha de la canasta con Ver lotes y programaciones.
• Movimientos sin documento. Algunas anulaciones de transformaciones y liquidaciones y, en Planta, algunas salidas por anular o dividir una canasta muestran — en Documento: de ellas no hay un documento que nombrar. Para ubicar una salida de canasta, busque la canasta en Inventario de planta por producto y fecha: su ficha dice si se anuló o se dividió.

Catálogo de motivos. El filtro Motivo ofrece todos, pero los que dicen Módulo … solo aparecen en el kardex si su empresa usa ese módulo.

Motivo	Cuándo aparece	Signo
Compra	Factura de compra que ingresa mercancía.	Entrada
Nota crédito compra	Devolución al proveedor. Sale del mismo inventario al que entró la compra, aunque después se le haya cambiado el padre al producto (Notas de compra).	Salida
Venta	Factura de venta o venta POS.	Salida
Nota crédito	Nota crédito de venta emitida con Devolución física (Notas de venta). Entra al mismo inventario del que salió la venta, aunque después se le haya cambiado el padre al producto. Una nota de solo valor no aparece aquí.	Entrada
Ajuste por cierre	Diferencia entre lo contado y lo que decía el sistema en un cierre de inventario. Un sondeo no deja ninguna fila aquí: verifica sin corregir (Conteos de inventario).	Ambos
Transformación (entrada/salida)	Módulo Carnicería: las existencias de un producto se convierten en otro producto (Transformaciones); el reparto de un canal en varios cortes es la Liquidación. Su anulación repite el motivo con el signo contrario.	Ambos
Liquidación (entrada/salida)	Módulo Carnicería: una liquidación de punto de venta descarga el canal comprado (salida) e ingresa los cortes a su costo (entrada). Su anulación repite los motivos con el signo contrario.	Ambos
Baja de inventario	Una baja de inventario aprobada: mercancía que salió sin venta por daño, vencimiento, consumo interno, obsequio, hurto u otro motivo, valorada al costo del momento. Documento Baja BI-12.	Salida
Anulación de baja	Se anuló una baja aprobada: las unidades vuelven, con el mismo documento.	Entrada
Ingreso sin compra	Un ingreso sin compra aprobado: mercancía que entró sin proveedor (faltó en el inventario inicial, una muestra recibida, la devolución de un consumo interno u otro motivo). Documento Ingreso II-3.	Entrada
Anulación de ingreso	Se anuló un ingreso aprobado: las unidades salen otra vez, con el mismo documento.	Salida
Ajuste manual	Solo lo escribe el módulo Planta: no hay un ajuste manual de existencias fuera de él (la mercancía dañada, vencida, consumida u obsequiada sale con una baja de inventario). En Planta: empacar, dividir, anular o decomisar una canasta; confirmar, editar o anular un despacho; registrar o anular un reingreso (Planta). Cada uno lleva su documento —Canasta N, Despacho N, Reingreso N—, explicado en El documento de cada movimiento.	Ambos
Consumo por receta / Reversión consumo receta	Módulo Restaurante: descuento teórico de ingredientes al vender un plato, y su reverso cuando una nota crédito cubre el total de la factura (Recetas).	Ambos

Casos que conviene reconocer

• Producto sin control de stock: un producto con Maneja inventario desmarcado se identifica expresamente —la pantalla se titula con su nombre y dice Producto sin control de stock— y no tiene kardex operativo.
• Producto hijo (comparte inventario): la pantalla se titula con el nombre del producto que abrió —el hijo—, pero las cifras y el kardex que muestra son los del padre, porque un hijo no lleva saldo propio. El aviso lo dice y nombra al padre con un enlace a su kardex: El stock de este producto se controla en su producto padre, Gaseosa 2 L: las cifras y el kardex de abajo son los del padre (Productos). El nombre del producto de la cabecera sigue llevando a la ficha del hijo, que es el que usted abrió.
• Stock negativo: se permite para no bloquear la operación, pero debe investigarse y corregirse con documentos o con un cierre: el saldo no se edita a mano. Use Solo negativos para encontrarlos. Un caso normal: dos cajas que venden al mismo tiempo las últimas unidades; las dos ventas entran y el kardex muestra las dos salidas en orden.

Mensajes y qué hacer

Lo que no se pudo traer no es un producto sin stock ni un kardex vacío: la pantalla lo dice con un aviso rojo, el motivo debajo y el botón Reintentar. Vale igual en la pestaña Existencias de la ficha del producto.

Mensaje	Qué pasó	Qué hacer
No se pudo cargar el stock.	Las cifras del producto (Cantidad, costos y Valor) no se pudieron traer.	Revise la conexión y pulse Reintentar.
No se pudo cargar la lista. (sobre el kardex)	Los movimientos no se pudieron traer. No es que el producto no tenga movimientos.	Pulse Reintentar. Los filtros Desde, Hasta y Motivo se conservan.
Producto sin control de stock	El producto tiene Maneja inventario desmarcado (o es hijo de uno que no lo maneja).	Es normal: no tiene kardex (Casos que conviene reconocer).

Relacionado

• Stock y costos · Conteos de inventario · Bajas e ingresos de inventario