Inducción: encargado de inventario

En inventario hay dos perfiles: quien cuenta y quien revisa y aplica. El sistema los separa a propósito: quien cuenta registra la hoja sin ver lo que dice el sistema, y otra persona compara, completa los costos y aplica (Conteos de inventario). En un negocio pequeño pueden ser la misma persona; entonces pida los dos bloques.

Permisos que debe tener su usuario

Pida al administrador que su usuario tenga los permisos de su perfil (cómo los da):

Quien cuenta (bodeguero)

• Gestionar conteos de inventario — registrar conteos (cierres y sondeos), imprimir la hoja ciega para contar en papel, contar con el lector de códigos de barras, importar lo contado desde Excel, ver la lista de sus conteos y corregir los que le devuelvan. Sin Ver inventario la hoja es ciega: no muestra el sistema ni los costos, que es lo que se busca. Ver balances y Ver reportes de inventario no le abren la hoja, pero sí le muestran en la lista y en la ficha los conteos de todos con sus diferencias y valores: si usted solo cuenta, su usuario no debe tener ninguno de los tres. Tampoco Gestionar productos ni Gestionar maestros del catálogo (sin precios ni descuentos): abren la pestaña Existencias de la ficha del producto, con el saldo que dice el sistema (Lo que rompe el conteo a ciegas).
• Registrar bajas e ingresos de inventario — si también reporta lo que se daña, se vence, se consume en el negocio o se regala, y lo que entra sin compra: lo registra en Inventario → Bajas e ingresos, queda pendiente y lo aprueba otra persona. Sin Ver inventario no ve existencias ni costos, y en la lista solo ve lo que usted registró (Bajas e ingresos de inventario).

Quien revisa y aplica (jefe de bodega, encargado de inventario)

• Ver inventario — Inventario → Stock (existencias, costos y kardex) y la lista y las fichas de todos los Conteos de inventario, con sus diferencias.
• Gestionar conteos de inventario — contar también, si le toca.
• Aplicar conteos de inventario — aplicar, devolver o anular los conteos por revisar, y Guardar y aplicar en la hoja. Es también el que escribe el Costo a usar de un producto sin costo, que en un cierre queda como costo del producto. Sin Ver inventario no sirve.
• Registrar bajas e ingresos de inventario y Aprobar bajas e ingresos de inventario — registrar bajas e ingresos y aprobarlos, rechazarlos o anularlos, y escribir el Costo a usar de un producto sin costo (con Ver inventario). La tarjeta N bajas e ingresos por aprobar de Inicio le avisa de los pendientes.
• Ver reportes de inventario — los reportes de inventario (también Bajas e ingresos de inventario), el conteo del acta y, además, la lista y las fichas de Inventario → Conteos de inventario (sin aplicar).
• Ver indicador: Existencias valorizadas y Ver indicador: Productos con existencia sin costo — Gerencia → Tableros → Inventario; son para el jefe que revisa costos, nunca para el bodeguero que cuenta a ciegas.
• Gestionar productos — mantener el catálogo (opcional); abre también la pestaña Existencias de la ficha del producto. Mientras un producto esté en un conteo por revisar o devuelto, no le quita Maneja inventario ni le asigna un producto padre: primero aplique o anule ese conteo (Un producto que se está contando).

Así se ve su menú

Con los permisos obligatorios de la lista de arriba, este es el menú de la izquierda que ve la persona, con todos sus grupos abiertos. Los permisos opcionales le agregan opciones. Cuadres, en Caja, aparece en todos los menús: allí cada persona ve sus propias cajas, y quien tiene Ver cuadres de caja, las de todos. Si le falta una opción, revise su rol (Si no veo una opción): el menú cambia cuando la persona recarga la aplicación (F5). La imagen es la de quien revisa y aplica; el menú de quien solo cuenta es más corto.

Su pantalla principal es la hoja de conteo (Conteos y cierres); los números de la imagen son los pasos de esa página:

Lea en este orden (≈ 35 min)

1. Patrones comunes
2. Stock y costos
3. Kardex de un producto
4. Conteos de inventario — los dos tipos y el ciclo contar → revisar → aplicar
5. Bajas e ingresos de inventario — lo que sale sin venta o entra sin compra, con su motivo
6. Qué cambia el costo — qué mueve el costo promedio y el último costo, y qué no
7. Productos — sobre todo el producto padre

Su rutina

Una sola vez, al empezar: el cierre de apertura

Si la empresa empieza a usar el sistema, lo que hay en bodega se carga con un cierre de apertura, no con una compra (El inventario inicial: el cierre de apertura):

1. Con los productos ya creados, abra Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo, tipo Cierre, y cuente todo lo que hay.
2. Quien revisa y aplica escribe el Costo a usar de cada producto: lo que le costó cada unidad, sin IVA. La hoja lo pide en cada fila con cantidad y, bajo el campo, dice Queda como costo del producto. Quien solo cuenta no ve costos: guarda para revisión y los costos se escriben en la ficha, al aplicar. Con muchos productos, quien aplica no los escribe uno por uno: en la hoja, Importar desde Excel → Descargar plantilla, llena Contado y Costo, sube el archivo y pulsa Pasar a la hoja (Importar el conteo desde Excel).
3. Aplicar cierre (o Guardar y aplicar cierre en la hoja). En la ficha, cada fila dice Fijó el costo del producto.
4. Compruébelo en Inventario → Stock: cada producto con su cantidad y su costo, y el último costo dice Lo fijó Cierre de inventario #N.

A diario

• Revise Inventario → Stock con los filtros que le interesen.
• Ante un saldo raro, abra el kardex del producto: ahí está, movimiento por movimiento, de dónde viene.

Cuando algo se daña, se vence, se consume o se regala: una baja

1. Retire la mercancía del estante y, el mismo día, abra Inventario → Bajas e ingresos → Nueva baja.
2. Elija el Motivo (Daño o avería, Vencimiento, Consumo interno, Obsequio o degustación, Hurto o pérdida u Otro, con su descripción). Un motivo por documento: si se dañó una cosa y otra se usó en la cafetería, son dos bajas.
3. Agregue los productos con el lector de código de barras (lectura + Enter) o por nombre, y escriba las cantidades.
4. Registrar. Queda pendiente: la existencia no baja hasta que la aprueben, y mientras tanto esos productos no se pueden contar.
5. Quien aprueba la revisa desde Inicio y la aprueba; si un producto no tiene costo, escribe el Costo a usar. Imprima el PDF y hágalo firmar.

Lo que entra sin compra —una muestra del proveedor, un producto que se quedó por fuera del inventario inicial— va igual, con Nuevo ingreso (Bajas e ingresos de inventario). Así el siguiente cierre no lo cuenta como merma: la merma queda solo con lo que nadie explicó.

Cada semana: un sondeo

Un sondeo es un conteo de unos pocos productos que no corrige el inventario: dice qué falta y cuánto vale, y deja el saldo y el kardex intactos. Es la herramienta para vigilar seguido sin pesar el catálogo entero.

1. Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo.
2. Marque el tipo Sondeo.
3. Busque los productos que va a verificar —los caros, los que más se pierden, unos pocos al azar— y escriba solo esas cantidades. Cuáles entran lo decide usted; el sistema no propone ninguna lista.
4. Guardar para revisión —o, si usted mismo revisa, Guardar y aplicar sondeo—. Nada se mueve: el faltante queda escrito, valorado y con su fecha.
5. Si aparece un faltante, investíguelo ahora, con el saldo viejo todavía a la vista: abra el kardex del producto y busque salidas sin registrar o ventas mal digitadas.

Puede hacer los sondeos que quiera, incluso varios el mismo día, también el día del cierre del mes. Eso sí: mientras un sondeo esté por revisar o devuelto, los productos que contó no entran en otra hoja —tampoco en la del cierre—; pida que lo apliquen antes de empezar el cierre.

En el conteo físico del mes: un cierre

1. Inventario → Conteos de inventario → Nuevo conteo, tipo Cierre (viene marcado). La fecha es la de hoy y no se escribe (la hoja dice Hoy, dd/mm/aaaa): haga el cierre el día que quiere cerrar. Si va a contar en papel, filtre por Categoría y pulse Imprimir hoja (o Hoja en Excel): sale ciega, con la casilla Contado en blanco (Imprimir la hoja para contar en papel).
2. Quien cuenta captura las cantidades reales —escribiéndolas, leyendo cada etiqueta con Usar lector (Contar con lector de códigos de barras) o importando la hoja en Excel ya llena con Importar desde Excel (Importar el conteo desde Excel)— y pulsa Guardar para revisión. En ese instante el sistema toma la foto del inventario completo: lo que se venda o se compre después no cambia lo contado. Si tiene que interrumpir, lo escrito queda como borrador en ese equipo y vuelve al abrir la hoja otra vez. Si cuentan varios, cada uno puede guardar su propia hoja de cierre con productos distintos —un producto no entra en dos hojas sin aplicar—; el cierre que va a cerrar el balance conviene hacerlo en una sola hoja, escrita por una sola persona (Conteos largos y entre varias personas).
3. Quien revisa entra por la tarjeta Inventario de Inicio («1 conteo por revisar» o «N conteos por revisar») con su enlace Revisar conteos, abre el conteo y revisa las diferencias. Si algo no cuadra, Devolver con el motivo; quien contó lo corrige y lo reenvía, y el reenvío toma la fecha de ese día y una foto nueva.
4. Escribe el Costo a usar de los productos que no tengan costo —mayor que cero, sin IVA— y pulsa Aplicar cierre. El sistema genera los ajustes en el kardex con la diferencia que se contó, pone lo contado en la foto del inventario y deja cada Costo a usar como costo de su producto.
5. Imprima el acta de conteo (merma).

Caben varios cierres el mismo día: una sección cada uno, varios contadores o un recuento de lo que quedó mal. Cada uno lleva su número (Cierre #12 · 2026-09-30 en el kardex), y la lista, la ficha y el acta dicen además la hora en que se contó. Mientras un cierre espera revisión, sus productos no cambian en el catálogo: a ninguno se le quita Maneja inventario ni se le asigna un producto padre hasta que se aplique o se anule.

Lo que hay que entender de este puesto

Contar no es ajustar. Guardar la hoja la deja Por revisar y toma la foto del sistema de ese momento —en un cierre, la del inventario completo—; el kardex solo se mueve cuando alguien la aplica. Lo que se venda entre tanto no se vuelve faltante.

Escoja el tipo antes de guardar, y no se puede cambiar después. Un cierre mueve el kardex; un sondeo no. Si aplicó un sondeo y en realidad quería corregir, no hay botón para convertirlo: cuente otra vez y haga un cierre. Es deliberado — para cuando alguien lo pida, el stock ya se movió y lo contado dejó de ser cierto.

Un conteo no cambia el costo de un producto que ya lo tiene. Ajusta cantidades. Esos costos solo los mueven las entradas (compras, liquidaciones PV, transformaciones y liquidaciones de planta) y las notas o anulaciones que las corrigen (Qué cambia el costo). Es deliberado: si no, cada conteo alteraría el margen histórico. La única excepción es el producto sin costo: en un cierre, el Costo a usar que usted escribe queda como su costo —así se carga el inventario inicial— y la siguiente compra promedia con él; en un sondeo, solo valora la diferencia.

Con qué costo se valora la diferencia. Lo decide la empresa en Configuración → Empresa: costo promedio ponderado o último costo. Quien ve el inventario lo ve en la última columna de la hoja de conteo, y en la ficha del conteo puede alternar entre los dos para comparar la pérdida sin modificar nada (Conteos de inventario).

Si un producto no tiene ese costo, el sistema se lo pregunta a quien aplica. La fila abre un campo Costo a usar y no deja aplicar hasta llenarlo: nunca valora una diferencia real en cero por su cuenta. También en un sondeo: un faltante sin valor no sirve para reclamar ni para decidir. Quien cuenta —aunque vea el sistema— no lo escribe: la fila le dice Lo escribe quien aplica. Ese costo tiene que ser mayor que cero: un 0 no es un costo. Y en un cierre se queda como costo del producto, así que escriba lo que de verdad costó cada unidad. Mientras falte, la varianza sale Parcial: $ X · N sin valorar, nunca $ 0 (Un total parcial).

La merma se mide desde el último cierre de cada producto, nunca desde un sondeo. La columna Desde del informe dice, fila por fila, contra qué conteo se está comparando. Un sondeo no reconcilió nada, así que no puede ser punto de partida: si lo fuera, el faltante que encontró y nadie corrigió desaparecería del informe siguiente.

• Un producto padre concentra el stock de sus hijos: el saldo vive en el padre.
• Los productos no inventariables no aparecen con saldo: no generan movimiento.

Errores típicos de este puesto

Situación	Qué hacer
Apliqué un cierre con una cantidad mal digitada	El ajuste ya quedó. Haga un cierre nuevo —puede ser el mismo día— contando solo los productos errados; ambos quedan en el kardex.
Registré un sondeo y quería que ajustara	No se convierte. Cuente otra vez y haga un cierre; el sondeo queda como constancia de lo que se vio ese día.
Con Carnicería: Tiquetes sin facturar muestra el aviso amarillo de lectura a medias	No cuente con esa lista para la merma del día todavía: pulse Volver a leer las básculas hasta que el aviso desaparezca (Tiquetes sin facturar).
Quiero contar dos veces el mismo día	Cierres y sondeos, los que quiera, cada uno con sus productos: un producto no entra en una hoja mientras esté en otra sin aplicar.
Quiero un cierre con la fecha de ayer	No se puede: la fecha es la del día en que se guarda la hoja, porque lo contado se compara con lo que dice el sistema en ese momento. Cuente y guarde el día que quiere cerrar (Para qué sirve la fecha).
Salí de la hoja antes de guardar	Vuelva a abrir Nuevo conteo con su usuario en el mismo equipo: el aviso Borrador recuperado trae lo que había escrito. Revíselo y guarde (Si sale de la hoja sin guardar). En otro equipo no está: vuelva a escribirlo.
Somos varios contando el cierre	Cada uno puede guardar su propia hoja, con productos distintos. Si ese cierre va a cerrar el balance, conviene una sola hoja: repártanse los productos, anote cada uno lo suyo y que una sola persona lo escriba todo.
Guardé un conteo con una cantidad mal digitada y sigue Por revisar	Pida a quien revisa que lo devuelva; corríjalo con Corregir y reenviar.
Me devolvieron el conteo	Ábralo en la lista (estado Devuelto), lea el motivo y use Corregir y reenviar.
Un producto sale deshabilitado en la hoja	Ya está en otra hoja sin aplicar (ya está en otra hoja sin aplicar) o en una baja o un ingreso pendiente (retenido por: Baja BI-3, por aprobar). Déjelo en blanco, o pida que revisen la otra hoja o que aprueben o rechacen ese documento.
Se dañó (o se venció) mercancía	Regístrela con una baja de inventario con su motivo; no espere al cierre (Bajas e ingresos).
La baja dice «La baja supera la existencia…»	El sistema dice que hay menos de lo que va a sacar. Haga primero un cierre de ese producto y después la baja.
Registré una baja con un error y sigue pendiente	Pida que la rechacen y registre otra. Si ya está aprobada, que la anulen con el motivo (si ningún cierre la contó).
La hoja dice No se pudo cargar la hoja de productos. y no deja guardar	La lista de productos no llegó: no es que no haya nada que contar. Pulse Reintentar; lo que escribió se conserva (Si la hoja no carga).
Apliqué un cierre con un Costo a usar mal escrito	El producto ya tiene ese costo y otro conteo no lo cambia. Lo corrige la siguiente compra (Si un costo quedó mal escrito). Antes de aplicar, revise cada costo.
Escribí 0 en Costo a usar y no deja guardar ni aplicar	Un 0 no es un costo: escriba lo que de verdad le costó el producto (Un producto sin costo).
Al quitarle Maneja inventario a un producto (o asignarle un producto padre) el sistema dice que está en el conteo #N	Ese conteo está por revisar o devuelto. Aplíquelo o anúlelo y vuelva a guardar el producto (Un producto que se está contando).
Al aplicar, el sistema dice que un producto «cambió en el catálogo después de contarlo»	Le quitaron Maneja inventario o le asignaron un padre por otra vía mientras esperaba revisión. Nada se aplicó: Devuelva la hoja con el motivo para recontarlo (Mensajes y qué hacer).
No veo el stock ni las diferencias en la hoja	Es a propósito: su usuario cuenta a ciegas. Quien revisa las ve.
Leí una etiqueta de más con el lector	Deshacer última lectura le quita a la fila lo que sumó esa lectura. O escriba la cantidad correcta en la fila: escribir reemplaza (Contar con lector de códigos de barras).
El lector lee pero la cantidad no sube	Revise la Cantidad por lectura (mayor que cero) y el aviso de la barra: el código puede no estar en la hoja, o el producto estar retenido por otra hoja o una baja. Si el campo Código leído no se vacía después de cada lectura, el lector no termina con Enter: configúrelo o pulse Enter.
La importación del conteo dice que una fila tiene error	No pasa nada a la hoja hasta corregirlo: arregle esa fila en el archivo —el detalle dice qué tiene— y pulse Elegir otro archivo (Importar el conteo desde Excel).
Escribí costos en el archivo y la vista previa dice «El costo se ignora…»	Su usuario no aplica conteos, o el producto ya tiene costo: las cantidades pasan igual, y el costo que falte lo escribe quien aplica.
Quiero pasar mercancía de una bodega a otra, o contar por bodega	No hay varias bodegas ni traslados: cada producto tiene una sola existencia. Para repartir el conteo por zonas (neveras, estantes), use una hoja por zona (Stock y costos · Contar entre varias personas).
El saldo no coincide con lo físico y no sé por qué	Kardex del producto: busque anulaciones, transformaciones y despachos.
Un producto aparece en negativo	Se vendió antes de registrar su compra. Registre la compra con la fecha real.

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