El módulo Contabilidad de un vistazo
Para quién: el administrador del punto de venta —o de la planta, si también factura con Facturela— y quien le entrega la información al contador. Requisitos: el módulo Contabilidad activo para la empresa. Sin él, ninguna de estas pantallas existe (Módulos verticales).
Cada mes el contador necesita las ventas del punto convertidas en asientos: cuánto se vendió, contra qué cuenta, cuánto IVA y contra qué cuenta de caja. Este módulo produce ese archivo —la interfaz contable— y guarda las cuentas que hacen falta para armarlo.
Qué hace y qué no
Esto no es un software contable. No lleva libros, no hace cierres, no calcula impuestos ni guarda un balance. Hace una sola cosa: traduce las ventas legales de un período al archivo que el software del contador importa.
Y tampoco es donde se deciden las cuentas. Las cuentas se cargan en la nube de pedidos, y aquí solo se consultan. Hay una razón: la misma razón social puede tener cinco puntos de venta, y los cinco tienen que declarar con las mismas cuentas. Si cada punto pudiera cambiarlas por su lado, el contador recibiría cinco archivos que no se pueden sumar.
De dónde vienen las cuentas
| Qué | Dónde se decide | Cómo se agrupa |
|---|---|---|
| El plan de cuentas (PUC) | En la nube de pedidos | Por razón social |
| La cuenta de venta y la de devolución | En la nube de pedidos | Por subgrupo de producto |
| La cuenta de IVA | En la nube de pedidos | Por tarifa de impuesto |
| La cuenta de caja (la contrapartida) | En la nube de pedidos | Una por razón social |
Todo eso baja a Facturela con la sincronización del catálogo de Nube de pedidos → Configuración, en la misma pasada que trae los productos y los precios. Baja a los dos lados: al punto de venta y también a la planta, que factura con la misma razón social; lo único que la planta no recibe son los precios. Aquí queda una copia de solo lectura: lo que se ve en Cuentas contables es lo que llegó la última vez.
La cuenta es del subgrupo, no del producto. Un producto nuevo no necesita que nadie le asigne nada: hereda la cuenta de su subgrupo. Lo que sí hay que revisar es que todo producto tenga subgrupo; uno sin subgrupo no tiene cuenta a la que ir y detiene la exportación.
El recorrido completo, de punta a punta
Seis pasos, y solo los dos últimos pasan en Facturela:
| # | Quién | Dónde | Qué hace |
|---|---|---|---|
| 1 | Administrador | Facturela | Se crea el punto de venta |
| 2 | Administrador | Nube de pedidos | Se crea el punto allá y se asocia a una razón social |
| 3 | Administrador | Nube de pedidos | Se organizan los productos en sus grupos y subgrupos |
| 4 | Contador o administrador | Nube de pedidos | Se cargan las cuentas de los subgrupos de esa razón social, las de IVA y la de caja |
| 5 | Cajeros | Facturela | El punto factura, día a día |
| 6 | Administrador | Facturela → Contabilidad → Interfaz contable | Se exporta el mes y se le entrega el archivo al contador |
Entre el 4 y el 6 hace falta una sincronización: las cuentas que se cargaron allá llegan aquí cuando alguien pulsa Sincronizar ahora, o en la pasada automática de cada hora.
Las pantallas
| Qué necesita hacer | Pantalla | Página |
|---|---|---|
| Ver qué cuentas llegaron y qué falta | Contabilidad → Cuentas contables | Cuentas contables |
| Revisar un período y descargar el archivo | Contabilidad → Interfaz contable | Interfaz contable |
Los permisos del módulo
| Permiso | Habilita |
|---|---|
| Ver cuentas contables | La pantalla Cuentas contables: qué catálogo llegó, de qué razón social, la cuenta de cada subgrupo y de cada tarifa, la de caja, y la lista de lo que falta |
| Exportar interfaz contable | La pantalla Interfaz contable: revisar el período y descargar el archivo |
| Ver indicador: Bloqueos de interfaz contable | La tarjeta de Integraciones y Mi tablero, sin permitir exportar |
Van separados a propósito: el resumen previo a la descarga muestra los montos vendidos del período, y el archivo se lo lleva quien lo pida. Consultar qué cuentas llegaron es inofensivo; llevarse las ventas del mes, no. El indicador solo cuenta causas de bloqueo y no abre el resumen ni descarga el archivo. Detalle completo en la referencia de permisos.
Cómo se activa el módulo
Lo activa soporte, no una pantalla: hay que habilitarlo para la empresa y encenderlo en el punto. Y para que sirva de algo necesita, además, que la nube de pedidos esté conectada y con Sincronizar catálogo encendido: sin eso el catálogo contable no tiene por dónde llegar.
Mientras no llegue, las pantallas existen pero están vacías, y Cuentas contables explica en su propio texto qué falta hacer.