Interfaz contable
Para quién: el administrador del punto, y quien le entrega el mes al contador. Ruta: Contabilidad → Interfaz contable Permiso: Exportar interfaz contable Requisitos: el catálogo contable tiene que haber llegado al menos una vez (Cuentas contables).
Aquí se arma el archivo que el contador importa: las ventas legales de un período, convertidas en asientos. Primero se revisa y después se descarga, en ese orden, porque lo que se ve en pantalla es exactamente lo que va a salir en el archivo.
Los tres pasos
- Elija el período. La pantalla propone el mes anterior completo, que es lo que el contador pide. Se puede cambiar por cualquier rango de hasta un año. El período queda en la dirección de la página: al recargar se conserva, y Ver detalle de la tarjeta Bloqueos de interfaz contable de Gerencia → Tableros → Integraciones abre esta pantalla con el período del tablero, el de la cifra.
- Pulse Revisar. Aparecen los documentos del período, el detalle por cuenta y, si falta algo, qué falta.
- Pulse Descargar CSV. El archivo se guarda con el nombre del rango
(
interfaz-contable-2026-04-01-a-2026-04-30.csv).
Cambiar el período borra lo revisado: no se puede descargar un mes mirando los números de otro.
Qué muestra el resumen
- Documentos del período: cuántas facturas, ventas POS, notas crédito y notas débito entran, y cuántas filas tendrá el archivo.
- Por cuenta: una fila por cuenta con sus débitos y sus créditos, sin centavos, y la marca Cuadra cuando los dos totales son iguales — que es siempre, porque cada documento se cierra contra su propia fila de caja.
- Diferencia por redondeo, si la hay: el archivo trabaja en pesos enteros y los documentos llevan centavos, así que la suma del archivo puede quedar a unos centavos del total facturado. No es un descuadre; el asiento cuadra igual. Se muestra en lugar de esconderla.
Qué documentos entran
| Entra | No entra |
|---|---|
| Facturas de venta legales: de un tipo oficial que además tiene resolución DIAN o es electrónico (Documento oficial) | Remisiones (aunque estén marcadas como oficiales), cotizaciones y todo lo que no es documento oficial |
| Ventas POS, con la misma condición | Facturas con el estado Anulada (no confundir con Anulada por NC) |
| Notas crédito, como devolución: van contra la cuenta de devolución del subgrupo y de la tarifa de IVA, en débito, y la caja en crédito (Cuentas contables) | Documentos de compra y egresos |
| Notas débito, como mayor valor de la venta | Devoluciones de dinero, recibos de caja y cruces de saldo a favor |
La devolución de dinero no entra al archivo. La nota crédito sí (como devolución), y sale igual la haya pagado el cliente o no: una nota que dejó saldo a favor exporta las mismas filas que una que solo bajó el saldo de la factura. El dinero que después se le entrega al cliente —la devolución de dinero, de caja contra el cliente— se registra a mano en el programa de contabilidad, con el reporte Devoluciones de dinero por fecha (Reportes → Reportes PDF / Excel, grupo Caja) como soporte (Catálogo de reportes). Tampoco entra el cruce de un saldo a favor con otra venta: esa venta se exporta como cualquier otra.
Algunas facturas muestran el estado Anulada, sin «por NC». Esas no se exportan: un asiento de una venta que no ocurrió es un ingreso inventado. En el reporte fiscal sí cuenta, en la columna Anulados y dentro del rango de consecutivos, porque allí justifica el salto de numeración.
Una venta no se anula directamente: se revierte con una nota crédito. Por eso una factura Anulada por NC (Estados de una factura) sí entra, igual que su nota crédito: la venta va con su cuenta de venta y la nota con la de devolución, y las dos se compensan. No borre esas filas del archivo: si quita la venta y deja la nota (o al revés), el mes descuadra en el programa de contabilidad.
Las 13 columnas del archivo
Sin fila de encabezado, separadas por coma y siempre en este orden, para que el contador no tenga que acomodar nada de su lado.
| # | Columna | Qué lleva |
|---|---|---|
| 1 | Cuenta | El código de la cuenta |
| 2 | Comprobante | Vacío |
| 3 | Fecha | La del documento, AAAA-MM-DD |
| 4 | Documento | 00000001, fijo |
| 5 | Documento relacionado | El número del documento (FE9001, NC-FV-3001) |
| 6 | NIT | El del cliente, sin dígito de verificación |
| 7 | Detalle | El nombre de la cuenta |
| 8 | Tipo | 1 = débito, 2 = crédito |
| 9 | Valor | En pesos enteros |
| 10 | Base | La base gravable, solo en las filas de IVA; 0 en las demás |
| 11 | Centro de costos | Vacío |
| 12 | Trans. E | Vacío |
| 13 | Plazo | 0 |
Cómo se arma cada documento
Cada documento produce tres clases de fila:
- Una fila de ingreso por cada cuenta de ingreso utilizada, con el valor de la venta ya descontado el descuento de línea. Varios subgrupos con la misma cuenta se agrupan.
- Una fila de IVA por cada cuenta de IVA utilizada, con el impuesto y la base sobre la que se calculó. Varias tarifas con la misma cuenta se agrupan; las líneas al 0 % y las excluidas no generan fila. Una tarifa de impoconsumo va igual, con la cuenta de esa tarifa: si le falta, el aviso la nombra con INC delante del porcentaje, «INC … % (venta)» o «INC … % (devolución)».
- Una fila de caja, que vale la suma de todas las anteriores. Por eso el asiento cuadra siempre.
En una venta, el ingreso y el IVA van como crédito y la caja como débito. En una nota crédito es al revés.
Los valores se redondean al peso en cada fila, y la fila de caja suma lo ya redondeado. Esa es la razón de que no pueda quedar un descuadre de un peso.
Si mueve un producto de subgrupo, cambia el pasado. El archivo usa el subgrupo que el producto tiene al exportar, no el que tenía el día de la venta. Volver a exportar un mes ya entregado después de reorganizar el catálogo dará cuentas distintas para las mismas ventas. Si eso importa, guarde el archivo que entregó.
Cuando la descarga se bloquea
Si falta alguna cuenta, el botón Descargar CSV no se deja pulsar y la pantalla muestra una tarjeta por cada cosa que falta, con los documentos afectados y dónde se corrige. No es una formalidad: un archivo con una cuenta vacía se importa sin quejarse y el problema aparece semanas después, en el software del contador.
| Lo que falta | Dónde se corrige |
|---|---|
| La cuenta de un subgrupo | Nube de pedidos → Contabilidad → Cuentas por subgrupo, y sincronizar |
| Un producto sin subgrupo | En el catálogo de este punto: busque el producto que nombra la tarjeta y asígnele un subgrupo |
| La cuenta de una tarifa de IVA | Nube de pedidos → Contabilidad → Impuestos y caja, y sincronizar |
| La cuenta de caja | Lo mismo |
Mientras haya un bloqueo, el detalle por cuenta no se muestra: los documentos afectados no tienen filas todavía, así que la tabla sumaría menos de lo vendido y parecería una cifra buena.
Mensajes y qué hacer
| Mensaje | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| Cuadra | Débitos y créditos coinciden | Nada. Ya se puede descargar |
| «El rango no puede pasar de 366 días. Exporte el período por partes.» | El período elegido pasa de un año | Revise y descargue el período por partes (por ejemplo, un año y después el resto) |
| «Todavía no ha llegado ningún catálogo contable…» | Nunca se recibieron cuentas | Cárguelas en la nube y sincronice; los pasos están en Cuentas contables |
| Tarjetas de elementos sin cuenta | Falta la cuenta de un subgrupo, de una tarifa, de la caja, o hay un producto sin subgrupo | Corrija lo que dice cada tarjeta y vuelva a Revisar |
| «Hay documentos con descuento general…» | Se vendió con un descuento sobre el total del documento, y ese descuento no tiene cuenta contable definida | Consulte con su contador a qué cuenta debe ir; mientras tanto esos documentos no se pueden exportar. La tarjeta los nombra |
| «La nube no ha entregado el catálogo contable desde…» | Hace más de un día que la nube no entrega el catálogo (aunque no haya cambiado, cada sincronización lo entrega) | Solo es un aviso: se puede exportar. Si alguien corrigió una cuenta hoy, sincronice antes |
| «Diferencia por redondeo…» | El archivo va en pesos y los documentos llevan centavos | Nada. El asiento cuadra igual |
| El botón Descargar CSV no se deja pulsar | Hay un bloqueo, o todavía no ha pulsado Revisar | Pase el mouse por encima: el propio botón dice cuál de las dos cosas es |