El módulo Nube de pedidos de un vistazo
Para quién: el administrador de una planta o de un punto de venta que intercambia documentos con la nube de pedidos. Módulo: Nube de pedidos. Si la empresa no lo tiene activo, ninguna de estas pantallas existe (Módulos verticales).
La nube de pedidos es el servicio donde una planta y los puntos de venta que le compran se ven entre sí. La planta publica allí lo que despacha y lo que factura; el punto de venta lo recoge y lo convierte en su compra, sin volver a digitarlo.
Este módulo es el puente de Facturela con esa nube: una sola conexión, con una clave de conexión —el Token— que se carga una vez, en lugar de escribir un usuario y una contraseña en cada envío.
Los dos lados
El mismo módulo sirve a los dos extremos, y no hay que elegir cuál se es: lo dice la propia nube cuando se prueba la conexión.
| Si la empresa es… | Publica en la nube | Recoge de la nube |
|---|---|---|
| Una planta | Sus facturas, liquidaciones y despachos | Los pedidos que le hacen sus clientes, el catálogo y las cuentas contables |
| Un punto de venta | Su cartera (un corte cada hora, que reemplaza al anterior) y sus cuadres de caja | Los documentos que le publicó la planta, el catálogo, los precios, las cuentas contables y los avisos |
Los precios son lo único del catálogo que solo recibe el punto de venta. Las cuentas contables llegan a los dos lados, siempre que la empresa tenga activo el módulo Contabilidad: una planta con Facturela también factura, y su razón social es la misma.
Las pantallas
| Qué necesita hacer | Pantalla | Página |
|---|---|---|
| Conectar la empresa con la nube y emparejar sus sucursales | Nube de pedidos → Configuración | Configurar la nube |
| Recoger lo que la planta publicó y convertirlo en compra | Compras → Nueva compra, campo Nube de la cabecera | Registrar una compra |
| Lo mismo, para una liquidación de la planta | Carnicería → Liquidaciones PV, el mismo botón | Liquidaciones PV |
| Traer de la nube el catálogo, los precios y las cuentas | Nube de pedidos → Configuración, interruptor Sincronizar catálogo cada hora y botón Sincronizar ahora (o Recarga completa, para releerlo todo) | Configurar la nube |
| Lo mismo, desde el mostrador y sin abrir la configuración | El botón ↻ Catálogo de la barra superior | Sincronizar el catálogo |
| Ver todo lo que la planta publicó y falta por recoger | Nube de pedidos → Pendientes | Pendientes en la nube |
| Ver qué se publicó y qué fue rechazado, y si la planta ya se enteró de lo que se recogió | Nube de pedidos → Subidas (Sentido: Enviados o Recibidos) | Subidas a la nube |
| Ver los avisos que manda la planta | La campana de la barra superior | Los avisos de la planta |
| Ver qué le pidieron a la planta | Nube de pedidos → Pedidos | Pedidos de los puntos de venta |
Probar la conexión antes de confiar en ella
Configurar el módulo son tres datos —la dirección de la nube, el Token (la clave de conexión) y el código de la contraparte en cada sucursal— y un botón que hay que pulsar siempre: Probar conexión.
Esa prueba hace dos cosas que no se pueden hacer a mano:
- Le pregunta a la nube quién es la empresa. El código con el que la nube la reconoce, y si es una planta o un punto de venta, no se escriben: los contesta la nube. Escribirlos a mano sería emparejar los documentos con la empresa equivocada, y nadie lo notaría hasta que una factura apareciera donde no era.
- Dice qué le falta a la clave de conexión. Cada operación —publicar, recoger, avisar a la planta, subir el cuadre— necesita un permiso en la nube, que no tiene nada que ver con los permisos de Facturela. Si falta alguno, la prueba lo nombra en el momento; sin ella, se descubre de madrugada, cuando el envío automático falla.
Si todavía no tiene la clave de conexión, la misma pantalla permite escribir el usuario y la contraseña de la nube una sola vez (Obtener token con usuario y contraseña) para que la nube entregue la clave. La contraseña no se guarda ni queda en ningún registro. Lo recomendable, aun así, es pedir en la nube una clave de conexión con nombre («Facturela — planta»): si después hay que retirarla, ninguna persona pierde su acceso a la nube.
Si más adelante la nube deja de aceptar la clave de conexión (la retiraron, venció, o al usuario de la nube le marcaron la contraseña para cambio), la configuración lo dice con el aviso Token rechazado. La empresa sigue apareciendo como Conectado a propósito: el catálogo no se abre solo por eso (qué pasa y qué hacer).
Qué hacer con cada respuesta de la nube está en Mensajes y errores.
Los permisos del módulo
| Permiso | Habilita |
|---|---|
| Configurar la nube de pedidos | La pantalla Configuración: la dirección de la nube, la clave de conexión (Token), el emparejamiento de las sucursales y la Recarga completa del catálogo; también Reintentar una subida rechazada |
| Sincronizar el catálogo de la nube | El botón ↻ Catálogo de la barra de arriba: traer productos y precios en el momento, sin abrir la configuración. No permite la recarga completa |
| Ver documentos de la nube | La bandeja de pendientes, el campo Nube de Nueva compra y de las liquidaciones PV (sin este permiso el campo no aparece, y una compra o liquidación que traiga un documento de la nube no se guarda), la importación de documentos y el estado de lo enviado y de lo recibido |
| Ver pedidos de la nube | Los pedidos que los clientes le hacen a la planta |
| Ver indicador: Subidas rechazadas | La tarjeta de Integraciones y Mi tablero que cuenta lo rechazado en Subidas —subidas, actualizaciones y anulaciones—, sin abrir la lista de Subidas |
Configurar la nube de pedidos va aparte de los demás a propósito: es el único que carga la clave de conexión (el Token), con la que la empresa entera habla con la nube. Quien recoge documentos todos los días no necesita poder cambiarla.
Por eso Sincronizar el catálogo de la nube existe por separado: es el permiso del mostrador. Con él, el cajero baja el producto que le acaban de pedir sin que nadie tenga que darle la clave de conexión de la empresa. Detalle completo en la referencia de permisos.
Qué se publica solo, y cuándo
Con el módulo conectado no hay que subir nada a mano. Cada documento sale en el momento en que queda en firme, y solo si su destinatario está emparejado:
| Cuando usted… | Se publica | Hace falta que… |
|---|---|---|
| Crea una factura o una venta POS | La factura, con sus productos, precios, IVA y descuentos —los de cada línea y el descuento global en pesos, si lo tiene—. El punto de venta que la trae registra su compra con ese mismo descuento global, así que la compra queda por el total facturado | La sucursal del cliente esté emparejada y tenga marcada Facturas en Le sube |
| Liquida una programación de desposte | La liquidación, con sus costos y sus pesos | La sucursal del cliente tenga marcada Liquidaciones en Le sube |
| Confirma un despacho | El despacho, con sus canastas y la temperatura del vehículo | La sucursal del cliente tenga marcada Despachos en Le sube |
| Edita un despacho confirmado (Editar despacho) | El despacho entero otra vez: la nube reemplaza la versión anterior en el mismo documento, con el mismo número, y sube su número de versión. Sale unos 30 segundos después del primer cambio, con todo lo que se haya editado en ese tiempo; lo que se cambie después sale como otra versión | Que el despacho ya esté publicado y el punto de venta no lo haya registrado; si ya lo registró, queda Actualización rechazada en Subidas |
| Anula un despacho confirmado | La anulación: el despacho sale de la bandeja del punto de venta y ya no se puede registrar | Igual: que el punto de venta no lo haya registrado; si ya lo registró, queda Anulación rechazada hasta que anule su compra |
| Cierra la caja | El cuadre del turno, tal como quedó congelado | Esté encendido Subir los cuadres de caja al cerrarlos en la configuración del módulo |
| (nada: sale solo cada hora) | La cartera del punto de venta entera: cada cliente con sus facturas pendientes y su saldo. En la nube reemplaza al corte anterior | La empresa sea un punto de venta conectado. Si la cartera no cambió, no se vuelve a mandar (sí una vez al día) |
Tres cosas que conviene saber, porque explican casi todas las preguntas:
- El envío no lo hace esperar. Usted sigue trabajando y el documento sale por su cuenta, unos instantes después. Si la nube no responde, se reintenta solo durante un rato largo.
- Volver a enviar lo mismo no lo duplica. La nube reconoce un documento que ya tiene y contesta que ya estaba. Lo que sí queda marcado en rojo es un documento con el mismo número y contenido distinto: eso no se reintenta, porque significa que alguien lo cambió después de publicarlo, y hay que mirarlo. La excepción es un despacho editado en Facturela: ese no choca, porque se manda como reemplazo del mismo documento.
- Nada se pierde en silencio. Lo que no se pudo publicar queda registrado en Subidas con el motivo que dio la nube, y cuando la causa se corrige se reintenta desde ahí. También lo que no se pudo publicar porque la nube estuvo caída más tiempo del que aguantan los reintentos automáticos, y lo que no salió porque la sucursal emparejada está desactivada en Terceros. Si una sucursal no está emparejada, sus documentos sencillamente no se publican: el emparejamiento es lo primero que hay que revisar.
Qué se recoge de la nube, y por qué hay que avisar
Del otro lado, el punto de venta recoge lo que la planta publicó y lo convierte en su compra o en su liquidación PV. Son tres pasos, y el tercero es el que le confirma a la planta que su documento llegó:
- Elegir, no digitar. En la compra, el campo Nube aparece cuando la sucursal del proveedor está emparejada y muestra lo que la planta publicó y aún está pendiente. Si no aparece, revise el emparejamiento en Nube de pedidos → Configuración.
- Traerlo al formulario. El documento llega con sus productos ya buscados en el catálogo local. Todavía no se ha guardado nada: el documento nace cuando usted revisa y guarda, con las mismas validaciones de cualquier compra. Las líneas que no se pueden traer —un código que el catálogo no conoce, un producto que está inactivo aquí o un IVA que no corresponde a ninguna tarifa activa— se listan aparte, con el nombre que les da la nube y el motivo de cada una, para que decida si crea (o activa) el producto o sigue sin esa línea. Nunca se descartan en silencio. Una compra puede juntar varios documentos de la planta; una liquidación PV, uno solo.
- Registrar y avisar. Al guardar la compra (o la liquidación PV), el documento de la nube queda anotado con ella, en el mismo guardado: desde ese instante sale Registrado en la lista de pendientes y aparece en Nube de pedidos → Subidas, con Sentido Recibidos. Si la compra no llega a guardarse, no queda nada anotado. Unos segundos después, el sistema le dice a la nube en qué documento suyo quedó —de todos los que se trajeron a esa compra—, con el número que usted ve en pantalla (la compra FC-12, la liquidación N.º 3), para que la planta la encuentre por ese número. Así la planta ve no solo que llegó, sino dónde. Si ese aviso falla, la compra existe igual y sigue marcada Registrado: cómo va cada aviso —Aviso en cola, Avisado o Aviso fallido— se ve en Subidas → Recibidos, y uno fallido se reintenta desde el menú ⋮ de su fila (lo hace quien tiene Configurar la nube de pedidos y Ver documentos de la nube).
Mientras el aviso no llega, la nube sigue mostrando el documento como pendiente. Por eso Facturela no se fía de la nube para saber qué ya se registró: un documento que ya está en una compra de esta empresa aparece en la lista de pendientes marcado Registrado, con el número de esa compra, y no se puede traer otra vez —ni eligiéndolo ni escribiendo su número—. Y si dos personas lo traen a la vez, cada una a su compra, solo se guarda la primera: la segunda recibe «No se guardó: el documento … de la nube ya está registrado en Compra …» y su compra no se crea. Así, aunque el aviso tarde, nadie registra dos veces la misma factura de la planta.
Cuatro cosas que conviene saber:
- Avisar dos veces no molesta. Si el aviso se repite —porque la nube tardó y se reintentó—, la nube contesta que ya estaba y ahí se acaba. Lo que nunca pasa es que la compra se cree dos veces por culpa del aviso.
- Lo traído es del proveedor elegido. Si después de traer un documento cambia de proveedor, la compra pregunta y, si acepta, quita lo traído con sus líneas: así nunca se le avisa a una planta que su documento quedó en la compra de otro proveedor.
- Un documento de otra planta no se puede traer. Si la sucursal elegida está emparejada con una planta y el documento es de otra, el sistema responde que no lo tiene. Es la misma respuesta que si no existiera, a propósito.
- Anular lo que se trajo lo devuelve a la nube. Si la compra que nació de un documento de la nube se anula (con una nota crédito por el total) o se anula la liquidación PV, el sistema le pide a la nube que vuelva a dejar ese documento pendiente, para registrarlo otra vez bien hecho. Si la nube lo tiene anotado en otra compra de esta empresa, no se toca: esa es la que vale.
Lo que salió y lo que no: la lista de envíos
Todo lo que este sistema publica en la nube queda registrado con su resultado, y esa lista es la que contesta la pregunta de siempre: «¿mi factura llegó?». Cada fila dice qué documento era, a qué contraparte iba y en qué quedó:
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Publicado | La nube lo tiene. | Nada. |
| En cola | Salió, pero todavía no hay respuesta. | Esperar; se reintenta solo. |
| Actualización en cola / Anulación en cola | Un despacho publicado que la planta corrigió o anuló: la corrección espera su turno y la nube todavía tiene la versión anterior. | Esperar unos segundos; pasa sola a Publicado o Anulado en la nube. |
| Rechazado | La nube no lo aceptó, o no contestó en todos los intentos automáticos, o no se mandó porque la sucursal está desactivada en Terceros. | Leer el motivo, corregir la causa y pulsar Reintentar. |
| Actualización rechazada / Anulación rechazada | Un despacho que la planta corrigió o anuló y que la nube conserva como estaba, casi siempre porque el punto de venta ya lo registró. | Que el punto de venta anule su compra; después, Reintentar. |
| Anulado en la nube | El despacho anulado también quedó anulado allá. | Nada. |
Con Sentido Recibidos la misma pantalla muestra el otro lado: cada documento que se trajo de la nube, en qué compra o liquidación quedó y si el aviso a la planta salió (los estados de lo recibido).
Un rechazo casi nunca se arregla tocando el documento: lo normal es que falte algo en la configuración —un vínculo entre la planta y el punto de venta en la nube, un código de sucursal bien escrito, una organización activa, una clave de conexión vigente, un producto creado allá—. Por eso la lista muestra lo que contestó la nube y, una vez corregida la causa, el documento se vuelve a mandar con Reintentar (menú ⋮ de la fila). Volver a mandarlo sin corregir nada solo trae el mismo rechazo.
Los cuadres de caja son la excepción a todo lo demás: se suben tal como los congeló el cierre y no se corrigen. Si un turno se subió con un dato equivocado, no se sobrescribe; se corrige aquí y se explica allá.
El catálogo lo manda la nube
Con el módulo conectado, el catálogo no se mantiene dos veces —una en la nube y otra aquí, a mano—: si se enciende Sincronizar catálogo cada hora en la configuración, el sistema trae cada hora lo que cambió en la nube y lo aplica al catálogo local, y cada noche lo vuelve a leer entero.
Lo importante es saber qué manda la nube y qué sigue siendo suyo, porque no se pisan:
| Lo decide la nube | Lo decide usted, y no se toca |
|---|---|
| El nombre del producto, su grupo y subgrupo, su unidad, su IVA, si está activo y su producto padre; el nombre, el grupo y si están activos los grupos y subgrupos; y, en un punto de venta, el precio de la lista por defecto | Si maneja existencias, sus listas de precios propias, el código de barras, las impresoras y todo lo que añada Facturela |
El producto padre decide de qué saldo se descuentan las ventas del producto: con padre, vender el hijo mueve el inventario del padre, y el hijo no lleva saldo propio (Producto padre). Por eso lo manda la nube, como el nombre: si allá le ponen o le quitan el padre a un producto, la sincronización se lo pone o se lo quita aquí. Hay una excepción, la misma que en el formulario del producto: a un producto que tiene saldo propio en este local la sincronización no le asigna padre, porque ese saldo dejaría de contarse en el inventario valorizado; lo reporta como pendiente y se lo asigna en cuanto el saldo quede en cero (qué hacer). Lo mismo con un producto que está en un conteo de inventario sin aplicar: el padre llega en cuanto el conteo se aplique o se anule.
Las demás reglas del formulario del producto también valen para la sincronización, y lo que no aplica lo reporta como pendiente en vez de forzarlo: no le cambia la unidad a un producto que aquí ya tiene movimientos, no deja un hijo en otra unidad que su padre, no crea un producto con un código que aquí ya es el código o el código de barras de otro, y no activa un producto ni un subgrupo cuyo grupo o subgrupo está inactivo aquí (Productos).
Por eso la configuración ofrece Bloquear cambios locales del catálogo: con el candado puesto, las pantallas de Productos, Categorías y Subcategorías dejan de ofrecer lo que la lectura completa de la noche desharía —crear productos, cambiarles el código, el nombre, la unidad, el IVA, la clasificación, el padre o la activación, y tocar el árbol de grupos o activarlos y desactivarlos—, y el catálogo queda igual en todos los locales. Lo único que la nube escribe y el candado deja abierto es el precio (cómo se pone y qué cierra).
Es decir: si alguien renombra un producto aquí, la lectura completa de esa noche le devuelve el nombre de la nube; un administrador puede adelantarlo con Recarga completa en Configurar la nube. Las sincronizaciones de cada hora no lo revierten, porque solo traen lo que cambió en la nube, y allá ese producto no cambió (salvo mientras quede algo sin emparejar: entonces cada sincronización lee el catálogo entero). Si no quiere ni esas horas con el nombre cambiado, ponga el candado: con él nadie puede renombrar un producto aquí. Con el producto padre pasa lo mismo, y ahí el daño es mayor: un padre puesto a mano mueve el saldo del padre solo hasta que la lectura completa de la noche le devuelve el de la nube, y desde entonces el del hijo, así que el kardex queda partido. El candado también cierra ese campo, y lo mismo la unidad y el IVA, que además viajan a la DIAN. Si en cambio le cambia el precio en una lista que no es la de la nube, o lo marca como no inventariable, eso se queda. El precio de la lista por defecto se puede cambiar aun con el candado, pero en un punto de venta la sincronización de precios lo vuelve a poner como lo tenga la nube.
Lo que la nube manda y aquí no se puede aplicar —una unidad o una tarifa de IVA que esta empresa no tiene, un nombre de grupo ya ocupado— no detiene la sincronización: se aplica todo lo demás, y el resumen nombra cada código pendiente con su motivo. Mientras quede algo pendiente, cada sincronización lo reintenta (qué hacer con cada motivo).
Además del catálogo llegan dos cosas más:
- Los precios, solo en un punto de venta. Entran en la lista por defecto (la que se llama General). Las demás listas son suyas y no se tocan nunca.
- Las cuentas contables, en la planta y en el punto de venta, si la empresa tiene activo el módulo Contabilidad. No son del producto sino del subgrupo, y son las de toda la razón social: la misma cuenta de venta para los cinco puntos que facturan con el mismo NIT. Con ellas llegan también las cuentas de IVA por tarifa y la de caja. Lo que llega se consulta en Cuentas contables y es lo que hace posible la interfaz contable. Sin el módulo activo no se piden: la sincronización ni siquiera se las pregunta a la nube, y el resumen lo dice (tarjeta Contabilidad, estado Omitida).
Cuatro cosas que conviene saber, porque explican lo que se ve:
- Nada se borra por no venir. La nube manda solo lo que cambió, y un producto que no llegó es un producto que no cambió. Cuando la nube da de baja algo, lo manda marcado como inactivo.
- Un producto nuevo llega sin precio. El nombre, el grupo y el IVA vienen de la nube, pero el precio no es un dato del catálogo. Hasta que alguien se lo ponga, ese producto no se puede vender: el sistema avisa por su nombre en vez de dejarlo en cero y regalarlo. El resumen de la sincronización los lista por código para que sea un minuto de trabajo.
- Las unidades y los IVA no se crean, se emparejan. Los dos llevan un dato de la DIAN que la nube no manda —el código de unidad y la diferencia entre exento y excluido—, así que el sistema los busca entre los que la empresa ya tiene y, si no encuentra ninguno, lo dice. Inventarlos rompería la factura electrónica sin que nada fallara antes.
- Lo que no casa se reporta, y el resto entra igual. Tres productos con una unidad desconocida no pueden dejar sin sincronizar a los otros dos mil. El resumen dice cuáles fueron y por qué, y cada sincronización los reintenta hasta que se resuelvan.
El botón Sincronizar ahora hace lo mismo que la sincronización automática, en el momento, y devuelve ese resumen. Es lo que hay que usar al conectar la empresa por primera vez.
La misma sincronización se lanza desde el botón ↻ Catálogo de la barra de arriba, que se le da a quien atiende el mostrador con un permiso propio —sin abrirle la configuración ni la clave de conexión—. Es para la hora que falta entre una sincronización automática y la siguiente: Sincronizar el catálogo.
Los avisos de la planta: la campana
La planta avisa cosas que no son documentos: «mañana no hay despacho», «el lomo llega tarde», «cambia la ruta del jueves». Esos avisos aparecen en la campana de la barra superior, en el punto de venta.
Tres cosas que conviene saber:
- La ve cualquiera que esté trabajando. No hace falta ningún permiso: un aviso que solo ven los administradores no le avisa a nadie. El cajero, la persona de la báscula y la del mostrador ven lo mismo.
- Lo que ya se cerró no vuelve. Al marcar un aviso como leído, esa marca queda en la nube, no en el equipo. Por eso el mismo aviso no reaparece si se restaura la caja, si se cambia de computador o si se abre en otra pantalla del local.
- Un aviso «de hoy» vale todo el día. La hora que trae sirve para ordenar, no para esconderlo: un aviso de las 6 a. m. se sigue viendo a las cuatro de la tarde si nadie lo cerró.
En una planta la campana no muestra nada, y es correcto: los avisos van de la planta hacia sus puntos de venta. Si la empresa todavía no ha probado la conexión, tampoco muestra nada —no es un error, es que aún no hay de dónde traerlos—. Lo mismo mientras la nube rechaza la clave de conexión (aviso Token rechazado): la campana deja de preguntar, y el motivo se ve en la configuración.
Los pedidos que le hacen a la planta
La planta puede ver, sin salir de Facturela, qué le pidieron los puntos de venta: quién lo pidió, qué productos, cuánto de cada uno y si dejó alguna nota.
Es solo para consultar, a propósito:
- Recibir un pedido se hace en la nube. Recibirlo le dice al punto de venta que ya está atendido, así que esa decisión es de quien maneja el pedido, no de quien lo consulta para despachar.
- El despacho se crea en la pantalla de la planta, capturando el cliente desde cero. Cliente en Facturela dice si ese punto de venta está emparejado con una sucursal de sus terceros (no cuál), y Nuevo despacho no lo selecciona: el cliente se busca igual, por su nombre.
- Si el punto de venta no está emparejado, el pedido se ve igual. El emparejamiento se revisa en Nube de pedidos → Configuración.
Esta pantalla necesita el permiso Ver pedidos de la nube, que va aparte de Ver documentos de la nube: son dos trabajos distintos, y en dos sitios distintos —quien recoge las facturas está en el punto de venta y quien mira los pedidos está en la planta—. En un punto de venta la lista sale vacía: nadie le hace pedidos a un punto de venta.
Relacionado
- Módulos verticales — cómo se activa un módulo.
- Crear compra — donde el punto de venta convierte en compra lo que recoge.
- Mensajes y errores — qué significa cada respuesta de la nube.