Ejemplo: compra a crédito, pago, venta a crédito y cobro

Para quién: quien capacita, quien aprende y quien verifica una instalación nueva. Ruta: varias pantallas; cada paso dice la suya. Permisos: los de la tabla Antes de empezar.

Esta página recorre un ciclo con un producto nuevo: se crea, se compra a crédito, se abona al proveedor, se vende a crédito y se cobra la mitad. En cada paso se indica qué debe verificar antes de continuar. No incluye la venta POS, las notas, los gastos ni el cierre de caja: para el turno del cajero de punta a punta, vea Mi día en Facturela.

Sirve para tres cosas:

• capacitar a alguien nuevo con un caso realista de principio a fin;
• verificar una instalación recién puesta en marcha;
• entender de dónde sale cada saldo, porque cada validación explica qué documento lo movió.

Las secciones de Ventas, Compras y Catálogo son la referencia detallada de cada pantalla; aquí solo se encadenan.

El ejemplo arranca con un producto nuevo, sin existencias, que entra por una compra. La mercancía que la empresa ya tiene en bodega el día en que empieza a usar el sistema no se registra como compra: se carga, con su costo, con el cierre de apertura (El inventario inicial: el cierre de apertura), que es el paso 9 de la puesta en marcha.

Antes de empezar

Requisito	Cómo comprobarlo
Sesión iniciada	La barra superior muestra su nombre y su rol.
Caja abierta	El chip de caja de la barra superior dice Caja abierta. Si dice Caja cerrada, púlselo (o pulse Abrir caja en Inicio), escriba la base y confirme con Abrir caja (Abrir caja). Se exige para facturar, registrar el egreso y cobrar, aunque no se use efectivo.
Permisos	El usuario necesita Gestionar productos, Gestionar terceros para comprobar las sucursales en Catálogo, Crear compras, Crear comprobantes de egreso, Crear facturas y Crear recibos de caja, más los de consulta para volver a abrir cada documento y comprobar los saldos: Ver compras, Ver comprobantes de egreso, Ver facturas, Ver recibos de caja y Ver inventario. Si la empresa exige aprobación de compras, alguien con Aprobar compras debe aprobarla antes del egreso (referencia de permisos).
Un proveedor y un cliente activos	Catálogo → Terceros. Deben tener sucursal activa.
Un tipo de compra y un tipo de factura a crédito activos	Aparecen como Nueva compra · … y Nueva venta · … en el menú.

Sobre el cliente: use un cliente sin bloqueo de crédito. Si el tercero tiene el crédito bloqueado, tiene facturas vencidas, excede su cupo o no tiene cupo asignado cuando la empresa lo exige, al emitir se abre Crédito bloqueado y la venta necesita la autorización de alguien con Autorizar crédito bloqueado (Crédito y autorización); es un escenario distinto al de este ejemplo.

Elija los valores del ejercicio. Los de la tabla se usan en todo el ejemplo; si repite la prueba, cambie el código del producto y el número de Factura proveedor (o déjelo vacío) para no chocar con el anterior.

Dato	Valor de ejemplo
Producto	código ARROZ500, nombre Arroz 500 g, unidad Unidad (Und), impuesto Excluido · 0.00%
Precio de venta (IVA incluido)	4.000
Compra	10 unidades a 2.000 = 20.000, a crédito
Egreso	10.000 en efectivo
Venta	5 unidades a 4.000 = 20.000, a crédito
Recibo	10.000 en efectivo

Se usa un impuesto Excluido a propósito: así los totales son redondos y cualquier diferencia salta a la vista. Con IVA el ejemplo es idéntico, pero los totales llevan el impuesto sumado.

Crear el producto

Ruta: Catálogo → Productos → Nuevo. Detalle de cada campo en Productos.

1. Escriba Código y Nombre.
2. Elija Unidad e Impuesto.
3. Elija Categoría y luego Subcategoría (la subcategoría se habilita al escoger categoría).
4. Escriba el Precio (IVA incluido).
5. Deje Maneja inventario marcado y el campo Producto padre (comparte inventario) en — Sin producto padre —: este producto no comparte inventario con otro.
6. Guarde.

Verifique: aparece el aviso Producto creado y el producto figura en la lista.

Comprobar que nace en cero

Ruta: Inventario → Stock. Busque el código.

Verifique: Cantidad 0,00, Costo promedio — y Valor —. Un producto nuevo no tiene existencias ni costo: las existencias las crean una compra, una nota, un cierre de inventario o un ingreso sin compra, y el costo se lo da una compra o el Costo a usar de un cierre o de un ingreso sin compra (Stock y kardex · ¿Cómo cargo el inventario con el que arranco?).

Si el producto no aparece, revise que Incluir en cero esté marcado: con el filtro desmarcado se ocultan los productos sin existencias.

Registrar la compra a crédito

Ruta: Compras → Nueva compra · [tipo]. Detalle en Compras.

1. Elija proveedor y sucursal (escriba una letra del nombre y seleccione de la lista).
2. Indique Fecha emisión y Vencimiento (crédito) (por ejemplo, a 30 días).
3. Escriba Factura proveedor, si la tiene.
4. Busque el producto y haga clic en la sugerencia, o escriba su código exacto y pulse Enter para agregarlo.
5. Escriba Cant. 10 y Costo unit. (IVA incl.) 2.000.
6. No agregue formas de pago: la compra queda a crédito.
7. ✓ Crear compra (F10) y confirme con Aceptar en el aviso ¿Está seguro de que quiere guardar este documento?.

Verifique en el detalle que se abre:

• el consecutivo (FC-n) y el estado Abierta;
• Total = 20.000 (10 × 2.000);
• Saldo = 20.000: quedó por pagar completa;
• las líneas muestran Cantidad 10,00.

Comprobar la entrada de inventario

Ruta: Inventario → Stock.

Verifique: Cantidad 10,00, Costo promedio $2.000 y Valor $20.000. Abra el producto: el kardex tiene un movimiento de motivo Compra, con Cambio 10,00, Saldo 10,00 y un enlace a la compra.

Abonar al proveedor (comprobante de egreso)

Si la compra quedó Pendiente de aprobación, pida a quien tenga Aprobar compras que la apruebe. Después, desde el detalle use Registrar egreso (el atajo abre el formulario con la compra ya marcada). Detalle en Egresos.

1. Confirme tipo de egreso y fecha.
2. La compra aparece marcada en Compras por pagar con su saldo.
3. En Formas de pago, el sistema propuso una línea por los 20.000 completos. Bájela a 10.000: es un abono parcial.
4. Confirme que el método sea Efectivo (cámbielo si pagó por otro medio).
5. Compruebe que el abono de la compra quedó en 10.000 y que el resumen cuadra: Abonos aplicados 10.000 = Total del comprobante 10.000, con Saldo seleccionado 20.000.
6. Crear egreso.

Verifique:

• en el detalle del egreso (CE-FC-n), el bloque Abonos a compras muestra FC-n con 10.000;
• vuelva a la compra: aparece el bloque Egresos asociados con ese CE-FC-n y Saldo = 10.000 (20.000 − 10.000).

Facturar a crédito la mitad del inventario

Ruta: Ventas → Nueva venta · [tipo a crédito]. Detalle en Crear una venta.

1. Elija cliente y sucursal.
2. Indique el Vencimiento.
3. Agregue el producto haciendo clic en la sugerencia; Cant. 5.
4. No agregue formas de pago: la factura queda a crédito.
5. ✓ Emitir factura (F10) y confirme con Aceptar.

Verifique:

• la factura queda creada, con Total 20.000 (5 × 4.000), Saldo 20.000 y estado Abierta;
• en Inventario → Stock, la cantidad bajó a 5,00 y el valor a $10.000; el kardex suma un movimiento Venta de −5,00.

Si la empresa emite factura electrónica, el estado electrónico puede quedar Pendiente DIAN unos segundos: eso no afecta la factura interna (Resoluciones y numeración).

Cobrar la mitad (recibo de caja)

En la pantalla de venta, pulse Ver factura; en el detalle, use Registrar pago. Detalle en Recibos de caja.

1. Confirme tipo de recibo y fecha.
2. La factura aparece marcada con su saldo.
3. En Formas de pago, el sistema propuso los 20.000. Bájelos a 10.000 y confirme que el método sea Efectivo.
4. Crear recibo.

Verifique:

• en el detalle de la factura, el bloque Recibos asociados muestra el RC-FV-n con Aplicado 10.000;
• Saldo = 10.000.

Resultado esperado

Al terminar, el ciclo debe cerrar así:

Qué	Valor
Existencias del producto	0 → 10 (compra) → 5 (venta)
Costo promedio	2.000
Compra FC-n	total 20.000, saldo 10.000
Egreso CE-FC-n	10.000 en efectivo, aplicado a la compra
Factura	total 20.000, saldo 10.000
Recibo RC-FV-n	10.000 en efectivo, aplicado a la factura

Las cuentas por pagar y por cobrar quedan cada una con 10.000, y la caja del día registra una salida de 10.000 y una entrada de 10.000 (Cerrar caja, Cuadres y comprobante Z).

Si algo no cuadra

Síntoma	Dónde mirar
El producto no aparece en Stock	¿Tiene Maneja inventario marcado? ¿Está Incluir en cero activo? ¿Tiene producto padre (entonces el stock está en el padre)?
La compra no aumentó el inventario	Compruebe Maneja inventario y si el producto tiene Producto padre: en ese caso las existencias se suman al padre. La mercancía de una compra pendiente o rechazada ya entró al inventario (Compras).
No aparece Registrar egreso en la compra	Se necesita saldo mayor que cero, compra Aprobada y no anulada ni rechazada, además de Crear comprobantes de egreso.
No deja guardar el egreso	El resumen debe cuadrar: abonos = total del comprobante. Elimine con la ✕ las líneas de pago vacías.
El egreso o el recibo no proponen Efectivo	Cambie el método a Efectivo. Revise cuál método está marcado como Es efectivo (absorbe el cambio) en Métodos de pago: el formulario propone el primer método activo marcado así.
Se abre Crédito bloqueado al emitir la factura	Revise bloqueo de crédito, facturas vencidas, exceso de cupo o falta de cupo asignado cuando se exige (Crédito y autorización).
Dice que se requiere caja abierta	Abra caja antes de facturar, registrar el egreso o cobrar, con cualquier forma de pago (Abrir caja).
«El total enviado difiere del total calculado.»	Al guardar, el sistema recalcula los totales y rechaza el documento si difieren en $ 50 o más; recargue la pantalla y vuelva a armarlo (Reglas comunes de todo documento).

Otros mensajes de error y su solución, en Mensajes y errores.